第八章 档案的整理与保管.ppt

教学规划 教学目的 1、了解档案整理的流程与方法 2、学会档案保管 教学重点 1、档案的整理 2、档案的保管 教学难点：档案的整理 教学方法：采用讲授式 教学手段：多媒体 课时安排： 8课时 教学内容 第一节 档案的整理 第二节 档案的保管 一、档案的整理 档案的整理就是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 （一）档案整理工作的内容 1、对文件进行整理归档（文书或业务部门） 归档文件整理 归档文件系统整理方法 2、对档案进行整理：对文书或各业务部门移交的档案进行排列、编目，使之进一步条理化，以符合档案管理的需要；（档案室）☆ 3、全宗的划分和排列。（档案馆） （二）档案整理工作的原则 1、保持档案之间的历史联系； 1）来源 2）时间 3）内容 4）形式 2、充分利用原有的整理基础； 3、便于保管和利用。 在实际工作中，对制成材料、机密等级和保存价值不同的档案，应分别整理、专门保管，充分考虑便于保管和利用。 （三）档案整理流程与方法 1、档案分类 1）编制档案分类方案（档案分类大纲），建立全宗内档案分类体系； 2）全宗内档案分类 ●按时间：年度分类法运用年度分析法应注意的事项 ●按来源：组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法。 ●按内容：问题分类法、实物分类法、地理分类法。 ●常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。 按档案保管期限分类 2、档案的排架（排列） 档案排架就是将档案按一定的次序进行排列。 全宗内档案排列 归档文件的排列与编号 （温故） 同一事由：按时间先后顺序； 不同事由：按办结时间的先后顺序； 按事由的重要程度； 按共同属性分别集中排列：作者-时间；地区-时间 案盒的排列与编号 案盒排列就是将各档案盒按一定的顺序排放，并将这种顺序固定下来。 档案盒排列方法 保管期限-时间顺序排列 保管期限-重要程度排列 （组织机构分类法下的类别顺序排列P200） 编号：统编大流水号；分编：按类别（年度、保管期限）从1号开始分编。 全宗内档案排列 一般按进馆顺序进行 3、（文件与）案盒目录编制 1）案盒目录的作用（“财产总账”） ●固定全宗内档案分类体系和案盒的排列次序，体现档案整理的结果； ●反映案盒的内容和成分，可作为基本的检索工作，并为编制专门检索工具或计算机检索提供条件； ●是档案登记的基本形式，为档案的统计、检查、清点打下基础。 2）案盒目录的编制 案盒目录由封面、序言、目次、案盒目录表和备考表五部分组成。其中封面的案盒目录表是主体部分。 ●封面：全宗号、目录号、目录名称、编制单位、编制时间、密级、保管期限等。 ●案盒目录表：案盒号、年度、保管期限、件数、页数、备注等项。（见P205） 4、编制档号 档号是档案馆 档案室 在整理和管理档案过程中,对档案的编号. 档号的三种结构： 全宗号-案盒目录号-案盒号-件、页（张号）盒内文件所在页号或件号 全宗号-类别号-案盒号-件、页（张号） 全宗号-项目号-案盒号-件、页（张号） 档号具有唯一性，以上各要素不能重复编号。 档案整理图示（档案室） 二、档案的保管 档案保管是指对已整理好并排架入库的档案进行日常维护与保护的工作。档案保管工作的两个基本任务： 1、维护档案的秩序，不散不乱 便于利用 2、保护档案的实体，不丢不毁 价值保存 （一）档案保管的重要性 1、决定着档案寿命的长短 （决定着档案价值的大小） 2、决定着档案事业的兴衰 （二）档案保管的物质条件 1、档案库房 基本要求：专用；坚固（必须考虑承重量）； 不能建在低洼处、不能是木质结构； 远离水源、火源、污染源（空气清洁、通风好；不宜设在顶层或底层，以防潮、防雨和高温；不宜靠近锅炉房或盥洗室） ； 门窗封闭性能好（门窗应少而小，以保持良好的封闭性能） 2、资料库 有条件的档案馆（室）应设有资料库，收集和保存与档案有关的图书资料，以补充档案充分提供利用的需要。 3、档案装具