总公司采购流程.doc

关于印发《总公司采购流程及规定》的通知 各部门、经营单位： 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购风险和成本，进一步规范物资采购程序。经2015年1月23日行政扩大会议讨论通过《总公司采购流程及规定》，现印发你们，请遵照执行。 附件：XXX总公司采购流程及规定 XXXX 2015年1月23日 榆林市公共交通总公司采购流程及规定 总 则 （一）为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资的正常供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本规定。 （二）本规定是公司物资采购管理的基本规范，基本采购流程为：请购、询价、比价议价、合同签订、合同执行、进货验收、确认付款。 （三）负责采购的部门应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时，在付款方式上，做到货到付款或分期付款，减少采购风险。 第一章 请购及其规定 （四）请购类型及规定：请购部门在短缺物资时提出采购申请，并按要求填写物料请购单。请购类型及提报部门可分为： 1.公司经营生产的物资、固定资产如维修工具、配件、生产车辆油料等，由修理总厂提报； 2.公司日常办公保障物资、固定资产、服务如办公用品、保洁用品、公共服务设施等项目，由行政办提报； 3.各部门、经营单位专用的物资由各部门、经营单位自行提报。 （五）请购单格式及其提报规定： 1.请购单应按照要素填写完整、清晰，由总公司领导审核批准后转执行采购部门； 2.日常办公物资申购按照办公用品采购申请表（附表1）的格式进行填写提报； 3.固定资产申购按照固定资产采购申请表（附表2）的格式进行填写提报； 4.XXX配件、维修物资及其他物资以文字形式说明请购原因、物品名称、用途、需求时间及特殊需要，并附请购清单标明数量、规格、或详细参数资料等，报请分管领导同意后，提交总经理审批； 5.涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率。该清单的电子文档也需一并提交。 （六）请购部门在提报请购单时应要求采购部门签字并留存备份。 （七）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，并及时补办签字确认手续。 （八）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须做出书面说明。 （九）请购单的更改和补充，应重新填写请购单，按照程序逐级审核签字后，对原有请购单进行替换。 第二章 采购及询价 （十）物资采购遵守的原则 1.未经审批的物资一律不得采购； 2.请购单中名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购； 3.通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存，库存已超储、积压的物资，原则上不再予以采购； 4.采购物资时，应尽量通过银行对公账户结算，减少现金结算，总价在5000元以上的必须通过银行结算； 5.在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位； 6.对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并经使用部门分管领导审批后，方可采购； 7.对于紧急请购项目应优先处理；对于无法于请购部门需求日期办妥的、不符合规定和撤销的请购项目应及时通知请购部门。 （十一）采购周期规定： 1.常规商品采购应在7个工作日内采购到库。 2.遇到紧急采购应汇报公司领导，采取快速优先采购的策略，紧急物资应在3个工作日内采购到库。 （十二）询价及其规定：询价由计财部、技术部执行。 1．询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图片及其技术要求，遇到问题应及时的请购部门沟通； 2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购； 3．对于紧急请购项目应优先处理； 4．所有采购项目原则上须向生产厂家或服务商直接询价，不通过其代理或各种中介机构询价，询价同时应确定商家营业资质； 5．对于请购部门需求的物资或设备，如有成本较低的替代品，可以推荐采购替代品； 6．遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟报价或投标单位的基本情况，按照拟报价/招标单位名单（附表3）的格式提报公司领导批准后，方可询价或发放标书； 7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 8.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。 （十三）询价金额及相关实施程序规定： 1.总金额在1万元以下的，经总经理批准，由行政办会同计财部或纪检委员共同实施，但不得少于2人； 2.总金额在1万元——5万元之间的，须总经理或授权领导组织实施，选取不少于3个厂商，由行政办、计财部、纪检委员、请购部门共同参加。经谈判后确定价格及厂商； 3.总金额在5万元以上的，须总经理或授权领导组织，总公司领导、行政办、计财部、纪检委员