06房地產子公司档案管理办法.doc

天津市森淼投资集团房地产类子公司 行政管理制度—档案管理办法 文件编号：DCXZ06 编制人：闫荣梅 审核人：苏全 批准人：苏兆宏 编制日期：2007.10 审核日期：2007.11 批准日期：2007.12 目的 规范公司档案资料管理程序，使档案管理工作有据可依，特制定本办法。 适用范围 适用于公司各时期各项活动中形成的档案资料的收集、整理、存档、查阅等工作。 职责 办公室负责监督、检查、组织执行 主要内容 档案形式：包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等形式； 档案分类及内容： 管理类：包括公司治理、经营管理、人事管理、资产管理、法务管理；总务管理等资料，具体见“集团档案立卷明细”； 研发类：指行业研究、拟投资项目投资分析及批复等资料，具体见“集团档案立卷明细”； 工程类：指工程合同及《天津市建设工程文件归档整理规程》中规定的“建筑工程文件归档范围”内容； 营销类：指项目经营推广，销售、招商、租赁等资料，具体见“集团档案立卷明细”； 档案资料的收集 办公室负责管理类资料的收集建档； 工程部负责工程类资料的收集建档； 销售部负责营销类资料的收集建档； 档案整理立卷要求 根据“档案立卷明细”及《天津市建设工程文件归档整理规程》分类整理资料，并立卷； 立卷档案统一使用专业档案盒存放，并附“档案文件目录”，文件右上角标注文件编号； 存档资料要求原件，持殊情况下以复印件或扫描件存档的，要求文件清晰； 档案的归档及移交 归档时间及移交单位 管理类档案按年归档，于项目结束时移交集团总经办归档； 工程类档案按工作阶段或在项目结束时移交集团总经办归档； 营销类按工作阶段或在项目结束时归档，档案中销售、招商、租赁合同等移交集团财务部，其余资料移交集团总经办； 档案移交手续 移交时按档案整理立卷要求做好审验工作； 移交时做好交接记录，移交单位保留文件目录备查； 档案保存管理 保存期限： 永久：具有长远利用价值的档案定为永久； 长期（10~50年）：具有较长利用价值的档案定为长期； 短期（10年以下）：在一定时期内有参考价值的档案； 分类档案保存期限：见“档案立卷明细”； 保管规定 做好档案检索目录，同时建立计算机检索功能，以便查找； 集团档案设专人负责保管，并严格做好必威体育官网网址工作； 档案室做好防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘，以确保档案的完整安全； 档案销毁 档案保存期满，需要销毁时，须由档案保管人员编制清册，并提交档案销毁报告，经办公室主任审核，报公司总经理及集团总经办批准同意后，方可销毁。 档案借阅 借阅文件需到办公室填写《档案借阅登记表》，对于文件资料可复印；借出文件使用完毕后，需在三个工作日内及时交还，且须保管完好不得损坏。如借出文件原件需交报相关政府主管部门，则办公室须留复印件存档。 档案立卷明细 分类 立卷项目 文件内容 保存限期 管理类 公司治理 子公司成立、变更文件 永久 子公司规章制度、管理体系、业务流程 永久 经营管理 子公司年度工作计划、总结 长期（短期） 子公司经营管理会议纪要 长期 子公司经营事项报告及批复 长期 子公司经营统计报表 短期 人事管理 子公司机构设置、调整、定编文件 永久 子公司管理范围内人员配置、人事任免、调动文件 短期 子公司管理范围内薪酬福利文件 短期 子公司管理范围内培训教育文件 长期 子公司管理范围内绩效考核文件 短期 子公司管理范围内劳动关系文件 短期 资产管理 子公司列管资产帐目 永久 子公司列管资产申购、调拨报告及批复 长期 子公司列管资产清查报告及批复 长期 子公司列管资产清理报告及批复 永久 法务管理 诉讼案件过程文件、判决结果及执行记录 永久 总务管理 车务资料 长期 办公设备、设施资料 长期 办公区域资料 工程类 合同 各类总包及分包合同 永久 工程准备阶段文件 略（建筑工程文件归档范围内容） 永久 监理文件 略（建筑工程文件归档范围内容） 永久 分类 立卷项目 文件内容 保存限期 工程类 施工文件 略（建筑工程文件归档范围内容） 永久 竣工图 略（建筑工程文件归档范围内容） 永久 竣工验收文件 略（建筑工程文件归档范围内容） 永久 工程备案文件 略（建筑工程文件归档范围内容） 永久 其他项目建设文件 永久 营销类 营销策划 营销推广方案、销售定价政策等文件及批复 永久 广告合同及审批文件 永久 项目销售全程的推广宣传资料 永久 项目销售 销售合同、协议、客户来往函件等文件 永