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物业客服前台工作内容和工作流程
一、 负责住户入住、装修手续的办理,住户房屋及设施、公共设施等工程维修接待、下单安排、跟踪和回访工作。?二、 负责住户投诉处理工作及日常住户联系、沟通协调工作。?三、 按市物价局公布收费标准和有关管理规定,及时向业主、使用人通知收取及催缴相关物业管理费用,根据计划财务部提供的相关数据公布收支情况。?四、 负责管理处内部行政事务、文档的管理。?五、 在公司职能部门的指导下,开展各项有偿服务。?(1)为业主办理入住服务规程?验明客户资料:?业主本人办理:业主身份证、入住通知单、房屋买卖契约;?业主委托他人代为办理:除上述资料外,还需提供委托人身份证及委托书;?单位购买:除上述资料处,还需提供单位证明及个人身份证明。?填写资料或签署协议:填写《住户登记表》;签订相关规定或协议。?发放物品并确认:房屋钥匙、《住户手册》、房屋水电图?收取费用:物业管理费。?房屋验收及整改:?维修部专业人员携带相关器具指导业主(住户)按“房屋质量验收登记表”逐项检查验收;?查抄水表、电表、煤气表底数并共同确认;?质量问题记录在“房屋质量验收登记表”上,客户服务中心据此填写“业主报修处理登记表(维修工作单)”,由维修部或管理处协助开发商进行工程质量问题的返修工作;?维修部复检合格后,客户服务中心及时与业主联系,确认再次验收时间,通知维修部在约定时间陪同业主再次验收;?验收合格请业主(住户)在“业主报修处理登记表(维修工作单)”上签字确认。?房屋托管:签订《托管协议》;查抄水表、电表读数,托管期间水表不超过5o,电表不超过20o;物业管理费按全额的70%收取。每周及大雨前后安排人员对托管房进行户外巡查,发现问题及时处理并通知业主。?资料归档:入住通知单、业主身份证复印件、受委托人身份证复印件、单位证明、住户登记表、协议。?2、日常报修及来电来访、交纳物业管理费接待?(1)来访接待:?认真听取客户来意,详细回答客户提出的问题;对于专业性较强的问题,应先详细记录,咨询相关专业人员后约定时间给予回复;对前来接洽公务人员,应请对口人员接待;对小区内住户、商家及单位搬家或物品搬出小区,应请客户办理物品放行申请,持放行条交门岗安护员核对无误后出小区。?(2)来电接待:?认真听取客户来电内容。详细回答客户提出的问题;对于专业性较强的问题,应先详细记录,咨询相关专业人员后约定时间给予回复;对接洽公务的电话,应请对方稍等,请对口人员接听。?(3)报修接待:?仔细询问客户姓名、住址、联系方式、报修内容、方便维修的时间等,并客户服务中心工作日志上记录。?根据报修内容及保修期限,将客户报修内容记录在《业主报修有偿服务登记表》或《业主报修登记表》(《维修工作单》)上,并录入电脑。?及时通知维修部人员携单在约定时间上门维修服务。?客户服务中心根据《业主报修有偿服务登记表》或《业主报修登记表》(《维修工作单》)及时回访,每月进行汇总、统计、分析。对维修服务回访处理率达100%。属安全设施维修2天内回访;房屋渗漏水项目维修试漏后3天内回访;其他维修项目2天内回访。回访中发现问题及时通知维修人员整改。?(4)交纳物业管理费及代收代办费用接待:?核对业主资料:业主姓名、住址、已交费情况、应交费月份及相应费用,请对方确认。?收费:收取费用,开具收费票据。?上门收取:对预约上门收取费用的住户,应先确认对方姓名、业主姓名、住址、上门服务时间及费用;携带开好的票据,按约定的时间上门收取物业管理费、代收代办费。?催缴费用:对到期未缴纳费用的业主,及时统计,找出原因,采取不同的措施。可电话、短信提醒对方应缴纳的费用、时间、期限等;电话通知后三个月内仍未缴纳的业主,通过特快专递的方式给对方发出正式催缴函;对不交费又长期居住在小区的业主,可上门拜访催缴;对长期无端拒缴、性质特别恶劣的业主,可通过法律渠道处理。?3、业主装修接待?(1)验明业主身份:查验身份证;如业主委托他人代办,需提供委托书及受托人身份证,并将受托人身份证复印后与委托书一并存入该户档案。?(2)备案:向业主及施工队重申装修时间及禁止事项,签订装修协议,审核装修方案;涉及拆改主体结构和明显加大荷载的,要求申请人向房屋所在地的房地产行政主管部门提出申请。?(3)发放证件:发放装修施工许可证、施工人员临时出入证,并做好记录。?(4)收费:装修垃圾清运费。?(5)资料归档:委托书、受托人身份证复印件、装修协议、拆改主体结构获房产主管部门的批准书。?(6)通知:通知维修部、安护部装修户情况,对装修过程进行监控管理。?4、投诉接待?(1)对住户的投诉
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