广东海洋大学第二届团代会会务组工作方案.doc

广东海洋大学第二届团代会 会务组工作方案 一、工作目标以及工作任务 为切实做好我校第二届团代会各项筹备工作，保证团代会能顺利完成，会务组秉着做好、做细、做实、做新的态度，将全力做好团代会会务组工作，现会务组工作安排如下： 1．投票箱、团徽和发放； 2．分团会议讨论地点挑选和布置； 3．分会团会务员、记录员的挑选； 4．学生记者、拍摄、照相安排； 5．协助秘书组和宣传组做好会议材料收集以及整理； 6．大会笔记本、文件袋设计及发放； 7．会场音响、多媒体设备调试，准备所需音乐； 8．团代会代表委员工作证、列席证制作； 9．大会材料袋分装，内含材料集、纸、笔、等； 10．人员召集，代表团点名，门口签到处人员、物品安排，会场座位安排及引导； 11．大会礼仪安排； 12．负责大会会场布置、氛围营造和会后清场工作（团旗、多媒体、演讲台、桌椅、盆栽、桌布、彩旗、大会路线指示牌）； 13．大会视频制作、播放 14．组织大会报到、发放材料； 15．编印会议须知； 16．负责给与会代表发短信（欢迎、欢送、会议提示）； 二、人员组成 组长：王梓珊 副组长：霍雅文、江婉媚 组员： 办公室：曾智升、霍锦怡、陈丽珊、邓 璞、 袁 敏、陈丽珊、黄嘉明、袁美欣 宣传部：李 珊、李建宗 文体部：罗木好、黎敏强、范晓丹 三、具体时间安排及人员分工 时间 主要工作 负责人 已完成 广东海洋大学校团委2000—2009年活动图片、2000—2009年校团委省级或省级以上奖项图片、资料的收集以及整理 温倩仪、江婉媚 3月11日前 制作文件“团代会主要程序” 曾智升 3月20日前 会场座位安排（资格审查组名单） 组织部负责，罗木好跟进 3月20日前 团代会代表委员的代表证、列席代表证、工作人员证、嘉宾证、路标指引牌、监票人、计票人胸标、台牌、设计和制作跟进 霍雅文、袁美欣、 黄嘉明 3月20日前 团代会工作人员名单、通讯录、代表团签到表准备 霍锦怡、黄嘉明 3月27日前 分团会议讨论地点挑选和布置； 霍锦怡、黎敏强 3月27日前 校道指引牌设点、旗帜指引及插放安排 黄嘉明、李建宗 3月27日前 大会笔记本、文件袋设计及印制跟进 江婉媚、范晓丹 3月27日前 分团会务员、记录员、讨论地点的挑选 霍雅文、江婉媚 4月3日前 大会视频制作、跟进 霍雅文、袁美欣 4月3日前 学生记者、拍摄、照相安排； 媒体（海青、海浪、校报、扬帆、影协等）的邀请 李珊 4月3日前 布置道具准备（包括团旗、团徽、花、讲台等） 李建宗、邓璞 4月3日前 大会礼仪生挑选、培训（6人） 罗木好、李珊 4月3日前 投票箱准备、团徽购买和发放 袁敏、黄嘉明 4月3日前 考勤表的制作 黄嘉明、邓璞 4月3日前 团代会资料整理及装订，大会材料分装 （内含材料集、笔记本、笔、年鉴） 全体会务组成员 4月3日前 大会音响布置、国歌、团歌歌曲准备（CD、MP3） 罗木好 4月3日前 编印会议须知 罗木好、霍雅文 4月3日前 会场横幅内容准备、会场布置设计 李建宗、袁敏 4月9日前 第一天合照、台阶的借用 李建宗、黎敏强 大会前一天 会场布置工作 全体会务组成员 大会当天 注意事项、工作安排等信息转达各代表（短信平台） 霍雅文、陈丽珊 大会当天 订餐联系 黎敏强、黄嘉明 大会当天 嘉宾引领、佩戴胸花 江婉媚、罗木好 四、4月16日（团代会前一天）工作安排： 1.当日团代会会场布置（具体布置何物，需要多少人手、横幅、团徽、红旗、盆栽、花、讲台、红地毯等） （李建宗、邓璞负责） 2.大会当天讲台布置（具体哪一位置放何物，如何放等以及红布、台牌的准备、座次、台牌的摆放、饮用水（霍雅文、李珊负责） 人员召集，代表团点名，门口签到处人员、物品安排，（江婉媚、黄嘉明负责） 3.跟进礼仪生工作，检查确认大会当天嘉宾名单、胸花的数量与质量（罗木好、袁敏负责） 4.团徽、大会材料袋、代表委员列席证、工作证、环保袋的分发（江婉媚、霍锦怡、黄嘉明负责） 5.团代会会场音响、多媒体的调试（黎敏强负责） 6.会后清场工作（全体工作人员） 7.会后总结工作（全体工作人员） 五、工作要求 1．统一认识、高度重视。要充分认识作好会务工作对团代会活动开展及学校发展的重要意义与深远影响，要重视大会中的每个细节，用软件优势弥补现有硬件的不足。 2．精心谋划，周密安排。力争广东海洋大学第二届团代会的圆满举行。 3．团结协作，积极主动。小组全体成员要各司其职、各负其责，协调配合，团结一致，积极主动。 4．提高效率，勤俭办会。团代会工作时间紧，任务重，各成员要按照时间安排有序推进，讲求效率。