通用数据表单的用法.doc

11.0企业版 版 合同管理专软件 重点在工作流的在第二章第六节( 北京东山瑞企软件有限公司 北京市丰台区西三环南路57号美克大厦405室 ? 邮编100071 电话 01051668916 ? 传真 010目 录 第一章 工作流程 1 第一节 合同管理过程 1 第二节 系统初始化 1 第三节 动态执行过程的管理 5 第二章 业务说明 7 第一节 录入信息 7 第二节 合同签订过程管理 11 第三节 合同帐款管理 13 第四节 实物型合同管理 15 第五节 合同进度管理 15 第六节 以合同草案为例模拟发起一条流程（自由流为例） 17 第七节 开口合同管理 24 第八节 项目合同管理 25 第九节 项目费用控制 27 第十节 合同变更管理 28 第十一节 如何进行业务协同工作 29 第一章 工作流程 合同管理过程 合同管理系统使用流程如下图所示： 系统初始化 基础数据 系统在运行之前需要做好初始化工作，初始化包括基础数据的配制和权限的设定。基础数据用于管理系统其它表单中的一些分类标准基础数据配置流程如下图： 操作截图如下： 一 、 打开基础数据模块 找到相应模块的基础数据表（以合同草案下的合同类别为例） 增加您需要的合同类别 注：合同类别：该字段是用户所要新增的新合同累呗 代号：该类别的代号 审核标志：如果选中该复选框的话则不能对新增的数据进行修改（如新增的合同类别则不能进行修改） 说明：对该类别的简要说明（可填可不填） 四、添加完基础数据后就可以在系统中相应的功能模块的下拉选择中国进行引用 岗位设置 系统初始化工作除基础数据和权限设置外，还要为员工设置岗位，因为固定工作流审批是根据岗位进行流转的。如果员工没有岗位信息，那么将无法正常的进行审批。另外，系统的字段级权限控制也是根据岗位设定的。在为员工设定岗位信息之前，要分析实际工作中的业务需要，为每个员工分配合适的岗位。合适的岗位信息设置能够增强业务的规范程度，提高工作效率。 （注：固定工作流审批功能只对部分版本系统开放。） 权限设置 权限设置应权限设置流程如下图所示： 动态执行过程的管理 合同管理是公司前端管理的重要部分，如何有效的落实动态管理是目前所有企业面临的挑战，往往决策层的良好想法最终无法得以实现或差之甚远，究其原因还是在于无法切实掌控全面真实及时的信息，所以良好的企业执行力需要相应的执行平台来支持，《东山合同管理专家》的执行过程流程如下图所示，其中包括前期的签订管理及后期的执行管理流程： 合同收发货和合同执行金额都是用虚线框表示的，意思是这两个阶段在有些类型的合同中是不需要执行的，例如租赁合同就是不需要执行合同收发货这个阶段的。箭头朝上的虚线和实线表示的是反向影响的意思。 第二章 业务说明 录入信息 业务数据源于企业业务管理，同时又用之于业务管理。完整、统一、规范的业务数据为企业管理人员提供真实、可靠的业务依据。 本系统管理的业务数据可以分为静态数据和动态数据两部分，静态数据包括合同信息、客商信息、合同商品、合同文件、项目信息等，这些数据是在合同签订后就已经确定的信息，在合同执行过程中，除变更情况外，这些数据就不再发生变化，因此系统定义这种数据为静态数据。动态数据包括合同的进展、结款、收发货、变更及违约索赔等，这些数据在合同执行过程中是在不断变化的，因此系统定义为动态数据。不管是静态数据还是动态数据都源于业务管理，本系统将同一类数据集中管理，即能够使得数据管理有序，又便于日后数据的查找和统计复用，不仅降低了管理成本，同时又提高了工作效率。下面以合同信息为例为您演示数据录入的流程。 数据录入流程图： 数据录入流程图解： 前期静态数据的录入，例如客户或供应商信息、项目信息等。 合同信息录入。 动态数据的录入，例如合同结算安排、合同结算细节或合同结算发票等。 事例： 假如您有一份电脑销售项目下的合同，这个合同是跟A客户签订的，那么如何在软件中处理此合同呢？下面给您介绍操作的步骤和方法： 在系统中相应的模块录入与合同相关的项目信息、客户信息。 录入合同信息，引用项目信息和客户信息，并填写合同的其他基本要素，如合同名称、签订日期、合同类别、合同标的、合同金额等。 根据企业实际情况，有选择的录入动态的业务信息，如合同收发货信息，结算安排信息等。 注意： 系统强制约束客户或供应商必选其一。 对于一些关键的信息，如客户、供应商名称，系统会强制约束不允许重复。 界面关键字段说明： 编号：系统中的编号是系统自动生成的，是数据的唯一标识。一般来说，编号是不可以修改的，通过管理员工具中的设置可以修改系统编号的格式，并可以手工输入编号。但是，建议您慎用允许修改自动编号，手工录入编号可能会