业务文员岗位操作手册.doc

业务文员岗位操作手册 一、岗位概述 岗位名称：办公室/店长办业务文员 直属部门：商场办公室/店长办 直接上级：商场办公室/店长办主任 适用范围：各商场 二、岗位职责 1、负责商场各类重要周报、月报等报表的汇总、上报、建档工作。 2、负责商场会议纪要、总结计划等重要文书资料的撰写/协助撰写及汇总、上报、建档工作。 3、负责商场各类重要文书档案的建档及必威体育官网网址工作。 4、负责商场收发文件及收发传真工作。 5、负责监督商场各部门建立台帐及重要台帐的催交、汇总、建档工作。 6、负责图书管理工作，协助办公室/店长办主任组织开展读书成果分享活动。 7、完成上级领导交办的其它临时性工作。 三、主要工作 1、按集团、中心要求，填写《商场总经理经营状况周报表》等周报、月报，催交、汇总商场各类重要报表，上报集团董事长、分管副总裁、品牌运行管理中心等相关部门以及中心总经理。 2、参加商场业务分析会、办公例会等会议，做好现场记录，并撰写、上报相关会议纪要。 3、商场相关文书、文档、资料的起草、撰写、上报、建档工作。 4、协助办公室/店长办主任撰写、上报商场、办公室/店长办的周、月度、年度工作总结计划。 5、协助办公室/店长办主任做好读书成果分享会、内报内刊组稿宣传发行等企业文化建设工作。 6、协助办公室/店长办主任做好商场各部门制度执行、报表上报等的监督、考核工作。 四、辅助工作 1、协助办公室主任做好党工团建设等工作，组织、参与商场员工文化娱乐活动，关怀员工的健康成长。 2、协助商场其他部门工作，如企业部促销宣传活动、财务部返款、各部门文件资料收发传真工作等。 3、办公室其他员工的工作协作，如楼层评比考核，食堂、宿舍管理工作等。 4、熟知商场经营种类、进驻厂商品牌等情况。 5、顾客服务：解答顾客的咨询，满足或协助其他部门提供给顾客各类服务需求。 6、完成上级领导交办的其他临时性工作。 五、工作细则 1、每日工作： 时 间 基本工作内容 8：50前 完成考勤打卡，换工服、带领带、佩戴工号牌，检查个人仪表是否符合红星的仪容仪表规范、要求。 8：50-9：10 参加商场员工晨会、升旗、做操。部门员工手记考勤。 9：10-9：20 回到办公室，开窗通风，做卫生，达到5S管理标准。 9：20-9：30 查看前一日工作日志，计划当日工作，分配工作时间。 9:30-11:30 完成前一日未完成工作及紧急性工作。 11：30-13：00 午餐、午休。 13：00-17：40 日常工作安排。 17：40-18：00 总结当日工作，做好工作日志。 18：00 整理办公用品，打扫办公室卫生，关闭所有电源。 打卡，下班。 （说明：①以上时间以冬令时间为准，执行夏令时间时，按相应工作时间顺延；②集团各商场每日营业时间有所不同，各商场可据实调整。） 2、每周工作： ⑴参加商场每周业务分析会、办公例会，撰写、上报业务分析会、办公例会会议纪要。 ⑵参加办公室/店长办一周工作例会，并建立台帐。 ⑶《商场总经理经营状况周报表》、《商场客服中心周报表》、《撤场分析报告》、《场地调整周报表》、商场总经理/店长《工作周报》等各类周报表的填写、上报。 ⑷商场各部门各类重要报表的收集、建档。 ⑸集团、商场各类文件以及业务分析会、办公例会《会议纪要》的下发至商场各部门。 ⑹完成、上报《员工工作周报》。 3、每月工作： ⑴《商场月度工作总结及下月工作计划》、《品牌分类变动月报表》、《新引进品牌分类确认表》、《市场调研报告》、《商场经营户明细台帐》、商场总经理/店长《个人进步进展表》、商场《管理人员下基层实践情况汇报表》、《团购工作月报表》、《商场场地平面图》等报表的上报集团、中心各级领导。 ⑵参加商场员工大会，协助办公室/店长办主任会议发文、现场布置等相关工作，撰写、上报、建档员工大会会议纪要。 ⑶各部门月工作总结计划的催缴，后上报商场总经理/店长审阅、建档。 ⑷协助办公室/店长办主任组织、参加读书成果分享会，做好发文通知、协助组织、会场布置、现场记录、汇报分享、读书心得文章存档以及会议纪要的撰写、上报、建档等相关工作。 4、每年工作： ⑴参加商场年度绩效考核。 ⑵参加商场年度总结表彰大会。 ⑶参加商场责任总结、目标责任汇报大会。 业务文员岗位工作流程 一、会议工作 1、业务分析会：（会议时间以北京红星美凯龙东四环店为例） ①周五13:30：准时参会，做好会议记录。遇事向办公室/店长办主任请假，协助办公室/店长办主任妥善安排好办公室行政文员参会并做好会议记录。 ②周五上午10:00前：在办公室/店长办主任的安排下，通知各业务部门经理/主管及其他相关人员参会。 ③周五下午至周六上午11:00前：完成《业务分析会会议纪要》的撰写，并上报办公室/店长办主任校审。 ④周六中午12:00至