《电子文件管理》ppt课件.ppt

2 按作用类型分： ——草稿类电子文件:电子文件形成过程中的起草稿件，对于特别重要需要保存起草过程的文件的历次草稿若需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。(现在大多不存) ——辅助类电子文件:为提高办文效率，先发电子文件，后发纸质文件，这类电子文件具有参考价值 。（现在是当收到纸质文件后对电子文件随意修改、删除 ） ——正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明 。 3 按文件的生成方式分： 可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转化文件。 （五）电子文件的特点 （1）电子文件的数字化信息形态。 计算机技术的理论基础是二进制的编码，在此基础上产生其他多种编码方案。文本、图象、图形、声音等各种形式的电子文件，都是由二进制编码组成序列。 （2）电子文件对软硬件设备的依赖性。 主要表现在它的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的： 依赖计算机设备和各种操作系统、管理系统来生成和管理; 依赖网络设备和特定载体来存储; 依赖网络环境来运行和远程传输; 依赖各种专用软件来阅读、识别和处理。 （3） 电子文件内容、结构与存储载体的可分离性 自古以来所有的记录形式，无论是图书还是文件，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的一个”实体” 。“原始性”烙印。 电子文件中的信息不再对原录入载体”从一而终”，不再具有物理的固定实体状态，也不再有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在，可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间。它可以改变硬盘上的存址，可以从硬盘拷入磁带或光盘。也可以登上网络流向其他地方。 （4）电子文件的易逝和易变性，也称“ 不稳定性” A、电子文件的易逝性, 主要体现为电子文件的被损坏和丢失。 a 是由于工作人员操作失误( 存盘不当或错误删除文件等) 而导致的文件丢失; b 是由于计算机操作系统、电子文件生成系统或管理系统等的性能不稳定, 而导致文件的损坏或丢失; c 是计算机网络硬件设备和电子文件存储载体( 如网络服务器、计算机CPU、计算机硬盘、磁盘、光盘、移动硬盘、U 盘等) 的性能不稳定或损坏, 造成文件不能读; d 是联网的计算机或服务器中的电子文件被黑客删除或被病毒破坏等。 B、电子文件的易变性, 主要体现为电子文件容易被人为的更改。 电子文件在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是增、删、改非常方便，改后不留任何痕迹。电子文件在被储存在载体后，任何部位的信息都可直接定位读写。电子文件的信息与载体的可分离性，也使电子文件在被改动而不被查觉的可能性。 人们在没有安全防范措施的计算机等数字设备( 含数码相机、数码录音录像机) 中或在网络环境中有访问修改权限的“ 管理系统”中, 对电子文件可以随时更改它的内容和结构, 而且难以识别被更改的痕迹。 这给电子文件原始性的确认带来了问题。 （5）电子文件对背景信息和元数据的依赖性 “ 背景信息”, 国家标准定义为: “ 描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。” 电子文件的“ 背景信息”可以理解为电子文件真实性、完整性和有效性的证据信息。 背景信息：这份文件是谁起草，哪些人 参加办理过程，做过什么样 的修改？在什么时间？… “ 元数据”, 国家标准定义为: “ 描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。”创建元数据的过程就是对文件特征进行描述的过程。 元数据不仅包括对文件本身的描述，还包括对文件的管理信息的描述。 电子文件元数据可分为 形成与办理元数据：题名、责任者（机构、形成部门、起草人、流转部门、修