年内部控制手册第1部分-业务流程(b)——1,4一般物资采购业务流程.doc

天马行空官方博客： HYPERLINK /tmxk_docin /tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：1755696321.4一般物资采购供应业务流程①一、 业务目标1 经营目标1.1 建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制。1.2 按质按量按时和经济高效地满足生产建设物资需求。1.3 在全球范围内搜寻资源，追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低。1.4 实行框架协议采购，提高物资供应工作效率。1.5 强化物资供应过程控制，增强物资供应工作主动权。2 财务目标2.1 资金支付安全。2.2 会计核算真实、准确、完整、及时。2.3 减少资金占用。3 合规目标3.1 物资采购过程公开、规范有序、合法合规。3.2 物资采购合同或协议符合国家法律、法规、外贸政策和股份公司内部规章制度。①除原油、成品油、燃料油、股份公司内供润滑油等以外的物资统称一般物资。 除原油、成品油以外的物资统称一般物资。 SHAPE \* MERGEFORMAT ①除原油、成品油、燃料油、股份公司内供润滑油等以外的物资统称一般物资。 除原油、成品油以外的物资统称一般物资。二、 业务风险1 经营风险1.1 分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造成采购资金浪费和流失。1.2 国内外采购割裂，不能在全球范围内搜寻资源，对全球供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析和研究，价格监管不力，导致采购性能价格比不合理。1.3 物资需求计划不准确、不及时，变更频繁，不能有效满足生产建设物资需求，造成物资积压。1.4 物资供应过程控制能力弱，物资采购供应不及时、采购物资质量不能满足生产技术要求，影响正常生产建设。1.5 供应商选择不当，指定或变相指定供应商，造成经济损失，滋生腐败。1.6 重复储备、库存结构不合理，储备资金占用大。1.7 物资采购合同或协议对买卖双方的权利、义务和违约责任等表述不清，或未经审核变更合同、协议条款，导致经济纠纷和经济损失。1.8 物资采购一单一询价、一单一招标、一单一签约，供需关系动荡，供应费用增加。2 财务风险2.1 资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失。2.2 结算不及时，多记、错记、漏记物资入库、库存或应付账款，导致财务数据不准确、不完整。3 合规风险3.1 制度不健全或有漏洞，执行制度不到位和监督考核不力,导致违纪违规问题发生。3.2 物资采购合同或协议不符合国家法律、法规、外贸政策和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 物资供应职责界定1.1 物资装备部负责制定股份公司物资供应管理规章制度，对各分（子）公司物资采购供应实施监管。1.2 物资装备部（国际事业公司）按照总部集中采购物资目录，负责在全球范围内搜寻资源，实施总部集中采购。总部直接集中采购物资由物资装备部（国际事业公司）实施采购。总部组织集中采购由物资装备部（国际事业公司）牵头组织优选确定供应商短名单、采购价格及浮动幅度，与供应商签订框架协议；分（子）公司采取合同方式执行框架协议，国产物资由分（子）公司实施采购操作，进口物资由国际事业公司实施采购操作。1.3 总部直接集中采购物资,物资装备部（国际事业公司）与分（子）公司签订年度供应协议。物资装备部（国际事业公司）供应各分公司上述物资，以总部集中采购物资调拨单来履行年度供应协议。1.4 分（子）公司授权一个物资供应部门对物资计划、供应商、价格、质量、储备等实行归口管理，对未列入总部集中采购物资目录的生产建设物资实施集中采购，实行供应与管理结合。分（子）公司自行采购物资原产地在国外、且需动用外汇或价值50万美元以上的，由国际事业公司实施采购操作。【ERP】各分（子）公司相关部门依据总部集中采购物资目录，正确配置工业标准描述字段。1.5 物资供应部门内部实行计划、采购、质检、合同审核、申请付款等环节相互监督的分段管理模式。【ERP】各分（子）公司物资供应部门在ERP系统中设计计划、采购等岗位的权限时，应遵从内部牵制及不相容原则。2 物资计划编制与审核2.1 【ERP】主数据维护员按规定程序将审批后的物料主数据维护到ERP系统，做到一物一码。2.2 分（子）公司须明确各类物资需求计划的审核部门。物资需用单位根据生产建设需要准确、及时编制物资需求计划，由本单位负责人审核，经相关部门按规定权限审批后，报物资供应部门。项目需求计划以设计图纸和材料表为依据。【ERP】审批后的需求计划（项目需求计划依据设计图纸和材料表）要及时、准确、完整地录入（或批量导入）ERP系统。有PM、PS等模块的，相关需求计划通过系统集成，自动生成。超过需求日期3个月以上的未完成计划要及时核销，手工