戴德梁行(DTZ)行政管理制度.doc

物业管理公司 行政管理制度 (参考稿) 戴德梁行物业管理有限公司 谨呈 行政管理制度 目录 页数 一. 总 则 2 二. 办公秩序管理 3-4 三. 办公环境管理 5-6 四. 文件处理 7-10 五. 证照、印鉴管理 11-12 六. 会议管理 13-15 七. 形象管理 16 一. 总则 为加强公司内部行政管理及形成良好的工作氛围、提高办事效率，形成“自觉、自律、团结、协作、积极、务实”的行为规范，特制定本行政管理制度。本制度对公司全体员工具有约束力，各员工务必遵照执行。 本制度执行部门为人事行政部，各部门负责人有义务协助人事行政部贯彻执行。 二. 办公秩序管理 全体员工必须严格遵守公司的其它各项管理制度和工作流程，工作过程需要服从工作安排，自觉维护公司形象，不得进行欺骗公司、向客户索取利益、收受贿赂、泄露公司机密等任何有损公司形象及利益之行为，否则，按员工守则及奖惩规定予以处理及直至作出解聘处理。 办公时间内，员工不得擅离职守，不得睡觉、赌博、嬉戏、串门、闲聊、上网、玩游戏和看工作无关书籍等一切与工作无关的事务； 因工作原因需要进入其它办公室，必须先轻敲门，征得同意后方可进入。 办公时间内，如有来访人员，前台人员必须先行接待，问明事由及征得被访人同意后，再做出正确处理。 办公时间内，员工不得带引与工作无关的人员进入行政办公区域，员工与公司业务无关人员的会面不得超过5分钟及不得占用公司会议室。需要延长时间的，在获得上级主管的许可后，按照事假处理。 办公时间内，员工应谨慎处理私人电话，未经许可，员工不得拨打长途电话，工作电话亦应简明扼要，尽量缩短通话时间，禁止闲聊或拨打与工作无关的声讯电话。 工作时间需要外出公干，须说明理由及前往地点、预计时间，并经部门主管或公司负责人同意，并在公司外出公干记录上作登记，否则，按照旷工处理并不予报销相关费用。 员工必须遵照通知出席参加有关工作会议，按公司及部门规定定时提交工作报告和工作计划，不得籍以任何理由延误。 各部门应在每月月初规定之时间内向公司提交上月工作总结和下月工作总计划，待公司决策层审批后落实执行。 员工或部门在进行工作协作中出现分歧或发生冲突时，须以公司及客户利益为首要考虑，由各部门负责人及时妥善处理，不得以任何理由作出推搪。 如非工作需要，只安排午休及下班后时间阅读公司订阅之报纸，阅后须自觉整理放回原处，以方便其它同事阅览及有关部门作资料整理。 办公室内及办公时间严禁进食，以保证有良好之办公环境。 公司任何对象未经批准不得擅自携带外出，更不得据为己有。 全体员工必须以良好的工作态度、恰当的工作方法及时完成各项工作。 对违反上述有关规例的相关人员将按照员工守则及公司奖惩条例作出处理，情节严重，态度恶劣而不知悔改者，上报公司从严从重处理或作出即时解雇。 三. 办公环境管理 办公环境的日常管理工作由人事行政部负责，人事行政部必须进行不定期检查，并纠正处理违反公司规定的行为，相关部门要及时整改直至解决。 办公室内的清洁卫生由各部门自行负责，全体员工必须自觉维护公司的办公环境，保持办公区域的整洁，不得随意丢弃垃圾杂物。 办公环境要保持安静，禁止高声喧哗、打闹、嬉戏、闲聊及做与工作无关之事。 办公环境卫生要求做到，办公对象摆放整齐，无随意堆放的物品，文件柜内文件归档整齐有条理，及时清倒垃圾，公共区地面保持清洁，地面干净无废弃物，墙壁无涂抹色涂划。 通知公告等应该张贴于公告栏内，所有通知等文档应适时有效，已实施或超过有效时间的文件应及时整理及归档，办公场所不允许出现随意张贴的情况。 公司的办公区域内严禁吸烟，以保持环境清新及保障员工身心健康，公司员工必须遵照公司规定不得在办公时间吸烟以维持公司形象。 员工应爱护公司任何财产，不得作出任何破坏、涂污、损毁和偷盗公司财产对象和设施设备的任何行为，遇到任何人违反规定，应自觉主动予以制止及向公司检举。 公司员工在使用茶水间或卫生间时，须维持有关场所之整洁，使用完毕应注意冲洗，及关闭水龙头，不得放任自流，浪费资源。茶渣垃圾不能倾倒在洗手盆内。 员工应注意节省公司资源，各部门要保证办公区域的设备设施的完好，下班后，最后离开办公室的员工必须及时关闭办公室的电灯、电脑、复印机、饮水机等非必要运行设备的电源。 办公场所内的电脑服务器、路由器、后备电源、电话交换机和电气设备等重要设施，未经培训的人员不得随意动用，避免发生意外或造成任何损坏。 办公室的所有电气设备修理和更换，必须由持证电工担任，其它人员严禁修理更换，禁止超负荷使用电源插座，电源电缆不应直接埋设在地毯下面。 办公时间内遇到临时性停水停电的情况，各部门人员必须及时切断电器设备的电源和关闭好水源，以防止恢复供电或供水时烧