会议管理制度.ppt

简单回顾 1，会议是一种基于工作目的的 人及以上的讨论或交流活动； 2，会议最核心的两类角色是会议组织方和 ； 3， 负责发布会议通知、整理会议纪要、跟踪会后执行； 4，会议的成本包括会议时间成本、会议直接成本和 ； 5，制定本会议制度的目的是 ，提高会议决策和执行效率； 会议管理制度 1 目的 2 释义及范围 3 管理权责 4 定义 5 内容 5.1会议流程 5.2会议内容管理 5.3职务代理人制度 6 如何提高会议效率 主要框架 目的 本制度目的：保障会议质量以及会议的决策执行效率 释义和范围 会议：三个人以上为解决工作中某个问题或出于不同目的，聚集在一起进行讨论与交流的活动。 会议功能：提供信息？ 汇集信息？解决问题？宣传政策？培育训练？ 会议分类 集团会议 职能线会议 公司会议 其他会议 指集团层面就集团整体工作开展或重大事项召开的会议。 集团各职能线（如经营、运营、财务、技术、综合管理等）或集团专项工作组，就职能线工作或专项工作召开的会议 指子公司就子公司整体工作开展或相关事项召开的会议 除上述三种会议之外，与工作业务范畴相关，通常表现为不定期举行的会议，包括专题会议、研讨会、座谈会、评审会等 管理权责 会议组织方 会议参会方 定义 一般指的是会议召集单位 会议通知当中所指的单位及个人 根据惯例需参会人员 列席人员 职责 会议计划报备 会议通知发布 会议材料组织 会议纪要撰写 会议执行监督 会前准备：资料/议题/心理； 会场纪律 记录/传达 决议执行 两类最重要的角色 内容 会议流程（1） 会议组织方上报会议计划 会议组织方发布会议通知 会议参与方提交相关材料至组织方 会议组织方预约会议室 会议组织方指定人员安排会场、整理材料 会议组织方发布会议议程 友情提醒： 若会议计划发生变化需第一时间告知相关方 会前准备 内容 会议流程（2） 会议实施 准时到场 安排会议签到 发放会议材料 通报会场纪律 做好会议记录 不得迟到 遵守会场纪律 做好个人会议记录 会议组织方 会议参与方 内容 会议流程（3） 指定人员撰写会议纪要 会议主持人审核会议纪要 会议组织方第一负责人签发会议纪要 对会议决议及议定事项进行跟踪 会后跟进 会议组织方 集团会议、集团工作职能会议需要填写会议执行情况反馈表，并发送给相关方面，抄送集团领导。 其他类型会议，根据会议要求编制反馈表。 内容 内容管理（1） 会议内容必威体育官网网址及文件发放 涉及商业秘密的会议，除会议组织方外，一律不得录音、摄像。 严格遵守公司规定，会议文件由会议组织方统一收发，并指定专人对会议文件进行管理。 机密文件，发放范围限定为集团领导、参会人员，以及会议召集人指定的人员。 会议文件涉及集团战略发展规划、重要决策、以及包含集团经营、财务、技术、管理、统计资料等均视为机密文件 内容 内容管理（2） 会议纪要等总结性文件一经签发，相关部门应及时贯彻落实。 会议确定事项由相关负责部门在会后三个工作日内完成文件起草、审阅、分发。 会议组织方做好会后各类总结性文件的归档工作。 内容 职务代理人制度（1） 培养代理人目的： 为使集团各项工作不受该岗位人员暂时无法处理日常事务影响 为培养接班人的领导及管理能力 代理人要求： 代理人应为该岗位的接班人、重点培养对象或对该岗位业务状况最为了解的人员 代理人职责： 协助被代理人处理相关日常事务及出席会议。 内容 职务代理人制度（2） 代理人出席会议，应做好会议记录，并主动向被代理人通告相关事项。 涉及文件、事项确认等事宜，需经由被代理人电话核准或短信核准，由代理人签认。 代理事项说明 如何开出高效的会议 凡是会议，必有人员 会议组织方应明确会议目的和职责范围，确定参会人员及会议工作人员 凡是会议，必有准备 会议组织方：提前准备，将会议通知及时送至参会人员。 参会方：会议材料提交至会议组织方，做好会前沟通工作。 会议主持人员：提前熟悉会议议程、做好充分准备。 会议效率管理 如何开出高效的会议 凡是会议，必有主题 会议组织方在会前将会议主题通知到各与会人员。 会议须开门见山，直奔主题。避免和会议无关的讨论。 凡是会议，必有纪律 准时到会。如不能参会需提前向会议主持人请假，同时安排自己的第一代理人参会。 将手机调成振动或无声状态，开会期间不接听或拨打电话。 禁止私下小声讨论、不按流程等行为。 会议效率管理 如何开出高效的会议 会议效率管理 凡是会议，必有纪律 无正当理由迟到、早退、缺席，每次乐捐爱心基金50元； 凡必须参加会议者，未经请假擅自不参加会议，或请假未获批准