档案管理制度012.doc

档案管理制度 编号：HRJTQG/RS-012 修订单位：行政中心 修订时间：2008-10-27 一、主要内容及适用范围 规范集团各部司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、必威体育官网网址、统计、销毁等管理内容。 二、档案的管理机构 1、文书结案后，原件由集团行政中心档案管理员归档。 2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 3、 行政中心档案管理员主要职责： (1) 制定或参与制定档案工作的规章制度； (2) 对集团其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； (3) 做好集团档案的收集、整理、保管和利用工作； (4)做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； (5) 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 三、 档案的种类 1、 集团行政中心文件： （1）行政资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等,包括集团总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。包括集团年度和月度工作总结、各属部司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。包括集团各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 （2）劳资人力资源文件：包括集团下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。 （3）来文批示：各部门及子公司的申请批示。 （4）上级来文：各主管部门文件及阅批意见、办理结果。 （5）下发文件: 由集团行政中心下发的的各种标准、规章制度等. （6）固定资产：集团车辆、房屋、办公物资等资料。 （7）物资发放明细：集团物资发放明细。 （8）声像制品资料。包括集团及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 （9）题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 2、鸿景置业文件： （1）行政资料：置业公司的营业执照、文件等。 （2）幸福时光资料：该项目的全部相关资料。 （3）文化创业园资料：该项目的全部相关资料。 （4）和谐家园资料：该项目的全部相关资料。 3、鸿久投资文件：投资公司的全部资料。 4、鸿儒传媒文件：传媒公司的全部资料。 5、鸿儒文化文件：文化公司的全部资料。 四、档案管理的基本程序 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。 五、档案的收集。 就是把分散的、以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划、按种类分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把集团活动中产生的有保存价值的各种材料，由各部门（包括各隶属子公司）和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。 1、立卷归档的范围：凡属本标准第三条所函盖的文件资料，均应立卷归档。 2、立卷归档的时间 （1） 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政中心档案管理员立卷归档。 （2）对于某些专门文件，或文化公司驻外办事处的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。 3、立卷归档的要求 （1）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起 （2）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。 (3) 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 (4) 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。 (5) 立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。 (6) 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 (7) 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。 (8) 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 (9) 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 六、档案的借阅 1、 档案主要供本集团利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经集团领导批准，可查阅指定档案。 2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重