机械学院学生会制度.doc

PAGE PAGE 7 学生会各项工作制度 为保证学院学生会工作的顺利开展，加强院学生会干部的思想建设和组织纪律建设，进一步调动院学生会干部的工作积极性和责任感，使学生会干部从高、从严要求自己，促使学生会工作朝着制度化、规范化、系统化的方向发展，特制订本制度细节，希望学院学生会广大成员自觉、主动遵守： 一、机械与动力工程学院学生会文件管理制度 1、学生会一切文件材料由办公室进行整理，作严格记录后妥善保管。 2、各职能部门的材料应及时以电子档形式交于办公室进行整理、存档，各部门自己做好原始材料的保存。 3、每学期开始一周内各部需将“年度工作计划”（样板见附件1）及本学年所要开展活动的“可行性分析报告”电子档交于办公室文件负责人处，由办公室整理后上交主席团进行审核、批准。“年度工作计划”正文应至少包括：指导思想、目标任务、主要工作，以及总结等四项内容。 4、学生会各部门每两周应以表格形式向办公室文件负责人提交近期活动目录列表，其中至少应包括：活动名称、举办时间、活动主办（承办）方名称、活动大致流程和预计效果等，以方便办公室对本年度活动情况开展统计。活动举办部门应于举办活动前一周向办公室文件负责人提交电子档的“活动方案”（样板见附件2）、纸质的经费审批表、纸质的通报表扬申请表，文件负责人会于两日内将更改好的纸质的“活动方案”交给活动负责人。该活动方案须经过本部门至少一名副部长或副部长以上成员审核内容，由办公室复审和修订格式。活动方案正文至少应包括：前言、活动主题、活动目的、活动对象、活动时间、活动地点、活动流程、活动经费、组织机构、负责人等。如未按时提交“活动方案”的相关部门，每次扣除部门综合考评分5分。 5、活动举办部门应于举办活动后一周内向办公室文件负责人提交“工作总结”（样板见附件3）的电子档，“活动总结”正文要结构合理，层次分明，总结出活动中的优势与不足如，且附参赛人员名单、组织者名单、活动通报表扬（含：先进工作者，通报表扬名单，获奖名单）、图片等。该活动总结须经过本部门至少一名副部长或副部长以上成员审核内容，由办公室复审和修订格式。未按时提交上述文件的相关部门，每次扣除部门综合考评分5分。 二、机械与动力工程学院学生会学生会物品管理制度： 1、机械学院303学生会办公室、松2#211、松2#411所有物品归机械学院所有，院学生会拥有维护、管理、使用的权利，任何人不得以任何方式私自转借或据为己有。 2、学生会所有物品归办公室物品管理负责人统一管理，学生会内部借用机械学院303学生会办公室、松2#211、松2#411存放物品的，需先填写物品申请表（附件4），报办公室处备案，物品管理负责人负责记录学生会内部的物品借出和归还情况。如未提交物品申请表而私自借出物品的学生会内部成员，每人次扣个人考评分3分，部门综合考评分5分，并承担物品损失的相关责任。 3、若有非机械学院学生会使用的外借情况，借用者需填写物品借用申请表，经主席团批准并由团委老师签字之后与办公室物品管理负责人联系，由办公室根据具体情况安排使用。未经院团委老师签字，主席团批准的外部借用，一律不予受理。 4、办公室将不定期对各活动室财产和出入登记情况进行核对。 三、机械与动力工程学院学生会学生会报账制度 1、活动举办部门应于收到纸质“活动方案”后，在三日内填写完毕“经费预算表”（附件5）交于主席团审批，同意后方可购买相关用品。 2、活动举办部门应于举办活动后一周内向办公室账务负责人提交举办活动所用的正规发票及加盖对应发票章的空白物品清单。另附所购买物品的详细列表，标明物品名称，单价，数量，经手人等相关信息。 3、由办公室负责填写物品清单，并提交至上级部门进行报销。上级部门审批通过，由办公室将报销的经费转交至相关部门。 4、凡未按上述流程进行报账，导致报账失误、延迟的。由相关部门自行承担失误后果。 四、机械与动力工程学院学生会请假制度 1、学生会办公室备有学生会专用请假条，请假条分为第一第二两联。其中，第一联用于办公室留底保存，第二联用于学生会成员请假审批。此请假条复印无效。 2、凡每次学生会例会、例行值班及其他各项学生会活动中，学生会相关成员如因特殊情况需请假的，请提前向办公室请假负责人领取学生会专用请假条的第二联。请假负责人负责在请假条第一联填写请假原因等相关内容并留地保存。 3、请假人填写完第二联的相关内容后，副部长或干事持请假条第二联提交给办公室主任进行审批，部长持请假条第二联提交给学生会主席进行审批。 4、审批同意后，请假人将请假条第二联交还给办公室请假负责人进行登记并完成请假。 5、如因特殊情况，本人不能亲自完成请假的，应先与学生会主席联系征求请假意见。获得学生会主席批准后，联系办公