档案制度完整版.doc

浙江春晖环保能源有限公司 PAGE 1 档案管理制度 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性、科学性、有效性和必威体育官网网址性，特制定本制度。 一、归档的范围 凡记述和反映公司基础建设、生产、科研、改建、经营、管理、党群工作、外事活动、生活后勤等各项活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，包括簿册、图纸、图书、计算材料等都应作为公司的档案保存并归档。归档内容主要可分为以下六大类： 1、行政综合类： 公司所发的各类通知、红头文件、上报文件、会议纪要、年报、发展规划、工作计划与总结汇报、政府机关颁发的各类重要文件。 2、人事培训类：人事劳资管理工作和教育培训中形成的文件材料：包括员工花名册、劳动保险、劳动合同、员工身份证、技能比赛、教育培训备案等。 3、生产技术类：生产运行方面的各类技术资料：包括检修、运行、调度、监督、节能、燃料等管理性文件及上级主管部门检查等形成的文件材料。 4、基础建设类：基础建设工程的可行性研究报告、项目评估、环境预测调查报告、选址报告、设计任务书、招标和投标文件、土建资料、事故处理报告、设备调试材料、竣工验收报告等。 5、新建项目类：污泥焚烧项目及新建锅炉项目等。 6、物资供应类：交易往来签订的技术协议、商务合同。 二、档案的收集与整理 1、本制度范围内的档案由人事档案科实行集中统一管理。任何人不得以任何借口占为己有，公司第一手重要资料必须全部上交。 2、档案管理员向各主管部门催收应该归档的原始资料、历史遗留档案时，各部门应积极配合与支持。凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 3、各部门在工作中形成的文件材料必须按时积累，整理；专用的收、发文件资料，按其重要性确定是否归档。 4、部门职能范围内的其他档案由各部门自行保管，如：会计档案由财务部自行保管。 5、公司新进大型设备，必须在档案管理员在场情况下，开箱验收；所有随带资料必须先归档，再办理借阅手续借阅。 三、 档案的借阅 1、查阅档案原则上在档案室查阅，并严格执行档案借阅制度。各部门原则上只能查阅本部门形成的档案，查阅其它部门的档案须经归档案部门领导同意，档案借阅及复印必须填写相应的档案借阅登记表、复印登记表予以备案。 2、企业员工借阅资料需经档案室同意方可登记借阅与本人工作有关的档案，并办理借阅手续。与本职工作无关的卷宗一律不借。 3、外单位人员来公司查阅档案，应持公司领导填写好的《外单位人员借阅联系单》方可借阅。 4、查阅有密级的档案，须经主管公司领导批准，未经批准不得随意抄录、复印、拍照、翻版。 5、档案借阅者必须做到： ① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 ② 注意安全必威体育官网网址，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 6、档案遗失后，借阅者应立即报告档案室。档案室应积极采取补救措施，并根据遗失档案的性质进行处理。可以补救的档案，由遗失者补、复、晒，所需成本计入所在部门。 四、档案的必威体育官网网址 1、档案是国家、企业的宝贵财富，档案部门是机密文件、资料的汇集地，保证档案机密是档案人员的职责。档案人员要认真学习，严格遵守党和国家有关必威体育官网网址制度，加强管理、防止丢失、泄密。 2、档案室保管的具有密级的档案都必须盖有“密级印戳”存放在有保障的地方，并经常检查情况。钥匙应放在指定地点，不准随意乱放或携带外出。 五、档案的销毁 1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。 3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 4、对失去保存价值的档案，登记造册，经人事档案科长审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。 六、档案库房管理 1、档案库房必须坚固、门窗密封性能好，库房必须和办公室，阅览室分开。 2、档案库房应有防火，防盗，防潮，防光，防鼠，防虫，防尘，防污染的设备和安全措施。 3、档案库房应保持适宜的温湿度，定期开窗通风。 4、每天下班前应关闭门窗，切断电源，做好保卫和安全工作。 5、档案的设置要做到排列有序，便于查找。定期对档案进行清点核对。 6、经常检查档案材料的保管状况，发现毁、损或异常情况应查明原因，及时采取补救措施。 7、保管胶片，照片，磁带，磁盘等特殊载体的档案应有特制的装具，远离化学、物理污染地段，应符合有关保管要求。 8、档案库房应保持清洁、卫生，定期进行清扫，非档案人员不得进入库房。 本制度即日起开始实施，望各位员工切实履行、积极配合。 浙江春晖环保能源有限公司