档案和规章制度.doc

档案管理及法规法务管理规定 总部ZB-FW-080829-04号 根据集团总部要求，总部法务负责集团公司档案管理和法务法规工作，各地行政负责其所属公司的档案管理和法务法规工作，请参阅附件《展佳空调系统档案管理规定》和《展佳空调系统法规法务管理规定》。 请各地行政助理和总部职能部门通知各业务部门整理现存的档案资料，并在9月15日前报送给行政助理和总部职能人员。 附件1：《展佳空调系统档案管理规定》 附件2：《展佳空调系统法规法务管理规定》 展佳空调系统档案管理规定 一、档案资料流向 集团总部法 集团总部法务 分公司 营销助理 分公司 技术助理师 分公司 工程助理理 分公司 市场助理 分公司 维护助理 总部技术卢亚峰 分公司 行政助理 总部工程 黄侃 总部市场 关悦 总部维护 暂缺 总部营销 关悦 分公司 行政助理 总部人事 龙海 检 查 核 实 二、档案管理组织 所有公司资料，在集团法务处保存一套，同时在分公司行政助理处保存一套，建立两级档案保存体系，以保障公司业绩的积累和延续。 分公司行政助理、营销助理、技术助理、工程助理、市场助理、维护助理在职责范围内收集、鉴定、统计、整理、立卷、保管部门档案资料。 分公司职能部门将本部门资料提供给总部对应职能部门完整一套，同时提供一套给分公司行政助理。 总部职能部门将分公司提供的资料整理交总部法务统一归档。 原则上，集团法务保存较正式的一套资料（原件）；总部和分公司的职能部门可留存复印件和电子版本，若工作需要，可到法务或行政助理处借阅。 三、档案管理监督 总部职能部门作为垂直管理部门，负有对分公司对应职能部门督促其及时、规范、全面提交资料的责任。 总部法务对分公司行政助理的档案管理工作负有核查的责任，行政助理应定期向总部法务提供档案管理明细表以确保档案管理的一致性。 总部定期对法务的档案管理工作进行检查考评，法务也定期向总部报送档案管理明细。 法务、总部职能人员、分公司行政助理及分公司其它部门助理在各自职责范围内承担档案管理的责任，每个环节的档案资料交接，接收人员都必须对档案进行核实，并附交接明细表，由交接人签字。 四、档案管理范围 10. 行政部 ①人事合同档案 ②重要的会议材料 ③制定的内部法规性、政策性文件 ④组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料 ⑤发展规划、工作总结汇报 ⑥政府机关颁发的重要文件 ⑦其它资料 11. 营销部 ①项目信息登录表，报价单，招标文件、招标答疑文件、招标往来信函、合同、销售合同预售单、方案图、概算、招标图纸（没有中标的也要收集，对不中标需要上交图纸的要提前复印一套）②项目人员架构、合同内部交底、施工前备忘录、补充合同、施工图、预算、成本分析单、中标通知书、投标总结 ③其它资料 12. 技术部 ①方案预审单、招标文件、招标图纸、投标文件之技术标 ②方案图、方案图概算 ③施工前备忘录、施工图、施工图预算、技术交底 ④技术核定单、竣工图、结算书 ⑤其它资料 13. 工程部 ①工程合同（包括补充合同及附件）、施工图、修改图及附件、施工前备忘录、合同交底、施工交底、安全交底、劳务合同、劳务费支付申请表、工程进展表、项目人员架构表、劳务人员登记表 ②开工报告、材料总表、施工计划表、技术核定单、经济签证单（或洽商）、材料报验单、各施工阶段原始记录、各阶段检查和试验记录、分部分项的质量验收记录、各类分项检验质量记录、隐蔽工程验收单、竣工验收报告 ③其它资料 14. 维护部 ①维护制度和流程 ②客户档案 ③维修记录 ④维修回访 ⑤其它资料 15. 市场部 ①采购合同统计表 ②销售合同统计表 ③供应商资料名录 ④询价单 ⑤设备销售合同预审单 ⑥调货函 ⑦付款申请单 ⑧部门费用统计表 ⑨其它资料 五、档案管理责任 16. 对档案资料负有保管、收集、制作的人员，丢失、毁损、隐匿、以假充真档案资料的，公司将对其处以100—300元罚款和降级、降职等行政处分。 17. 对应提供的资料没有提供，档案管理人员应说明原因，并落实到责任人，特别是工程资料，工程助理应督促项目工程人员及时提交工程节点书面文件、并核实其合规性，对方盖章、签字是否合规。工