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XX集团名片印制管理制度
第一章 总则
第一条 为使名片统一规范,强化集团对外形象展示,树立一流企业形象,特制定本制度。
第二条 本制度的修改与废止,须经董事会提议,集团及各子公司总裁决定后方可实施
第二章 申请要求及制作规范
第三条 申请要求:
(1)集团及各子公司各部门主管、经理级及经理级以上以上管理人员。
(2)集团及各子公司因工作所需涉外业务人员。
(3)无业务往来的内勤人员不可印制名片,如遇特殊情况需要印制请集团及各子公司上级领导审批。
第四条 制作规范:
(1)由行政部负责统一规格、地址、电话、传真等,在制定供应商处印刷。
(2)确保名片上印制的相关内容的准确性,所属部门,职务,手机等,如发生变化,及时修改。
(3)名片制作印刷需有行政部负责实施,各部门不得擅自印制名片。
(4)印刷完毕后由行政部管理样张。
第三章 使用规范
第五条 名片的使用涉及公司的对外形象,使用人要注意名片的整洁和完整,交往中,掌握名片递送礼仪和交换规则,维护公司形象,不适用污损或过时的名片。
第六条 不得擅自使用他人名片进行对外交往。
第七条 不允许个人私自印刷名片,或擅自扩大使用范围,损害公司形象。
第四章 名片申请发放及废弃收回
第八条 行政部为名片印制、审核、及样张保管的责任人,负责名片的版样审核,印制及样张保管,确保名片印制符合集团统一要求。
第九条 印制流程:
(1)印制名片,增印名片需由申请人本人填写《OA名片印刷申请》,写清楚名片基本信息,由集团及各子公司上级领导批准后方可印制。
(2)由行政部收集《OA名片制作申请》,并制作电子版统一交给厂商制作。
(3)名片样板完成后,由行政部制作人核对申请时的个人信息是否正确,在每月25日安排印刷,加急名片请OA申请是写清加急事由,核对上级领导审批后方可加急制作。
(4)次月5日,由行政部负责统一发放,并填写《名片领用登记表》登记签字。
第十条 名片使用者离职后,部门负责人将员工未使用完的名片全部收回。
第十一条 由于名片内容信息发生变更需要重新印制名片时,行政部门将负责将所有未使用完的旧名片全部收回。
第十二条 回收的名片需由行政部彻底损毁后丢弃,不可挪作他用。
第五章 附则
第十三条 本制度的最终解释权归集团及各子公司行政部所有。
第十四条 经总裁审批,本规范自公布之日起实施,修改时亦同。
XX集团行政部
2017年2月3日
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