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会计师事务所
业务档案管理制度
(参考文本)
第一章 总 则
第一条 为规范本单位业务档案管理,有效保护和利用档案,明
确业务档案归档内容、归档形式(方法)、保管期限、管理责任以及
其他档案管理工作中的重要事项,根据《中华人民共和国档案法》、
《中国注册会计师审计准则》和《安徽省档案管理条例》,结合本单
位实际制定本制度。
第二条 本制度适用于本单位办理审计、验资业务形成的业务档
案。事务所办理其他鉴证业务形成的业务档案,可参照本制度执行。
第三条 业务档案是指注册会计师及其执业人员在执行业务过
程中,对制定的审计或验资计划、实施的审计或验资程序获取的相关
审计或验资证据以及得出的审计或验资结论做出的记录。本单位的业
务档案是审计或验资证据的载体,是出具审计或验资报告的主要依
据。本单位的业务档案是考查业务工作的依据,是本单位全面质量管
理工作的重要组成部分。
第四条 业务档案的所有权属于本单位。
第二章 组织管理
第五条 本单位由 主任会计师(副主任会计师)分管业务
档案管理工作,由 部门负责业务档案的登记及日常管理工作,
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设一至两名档案管理人员,全面负责本单位业务档案的收集、整理、
立卷、调阅、销毁等档案管理工作;各业务部门应当指定专人专职 (或
兼职)负责本部门的业务档案管理工作,配合专职档案管理人员完成
业务档案的移交、归档等工作;项目负责人(或主审)应当负责对所
承办业务项目的业务档案归档过程和归档质量全面负责。
第六条 档案管理人员要严格遵守本机构的规定及相关规章制
度;要恪尽职守、认真负责,不得将档案外传,不得丢失;档案管理人
员因工作需要发生变动时,应办理档案交接手续,由分管档案业务的
领导监交。交接手续办理完毕后,移交人、接收人、监交人都要在移
交表上签字或签章。移交人必须办完移交手续后方可调动工作。
第三章 业务档案的归档工作
第七条 凡本事务所在业务工作中出具的审计、验资等业务报告
及其为报告所做的工作底稿和附件均作为业务档案。业务档案归档工
作由五个步骤组成:整理、登记、装订、装盒及入库码放。
第八条 业务档案整理
业务档案的整理应按照以下程序进行。
(一) 业务部门整理
(1)项目负责人应在审计或验资报告日后60 日内将工作底稿、
报告等相关资料整理归档,任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为
己有。
(2)工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或财务报
表的草稿、对不全面或初步思考的记录、存在印刷错误或其他错误而
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作废的文本,以及重复的文件记录等。因各种原因造成的审计、验资
等业务工作未完成就终止而形成的底稿,自行决定保存或销毁。
(3)针对客户的同一财务信息执行不同的委托业务,出具两个
或多个不同的报告,应将其视为不同的业务分别整理底稿,形成相应
业务类型的档案。
(4)整理的资料要做到完整有序,索引号要与目录保持一致,
反映工作底稿间的勾稽关系。
(5)审计档案的归档内容参考格式见附件一,验资档案的归档
内容参考格式见附件二。
(6)整理好的底稿要经过项目负责人和部门负责人签字后,交
付给本单位档案管理部门。
2. 档案专职管理人员整理。档案专职管理人员的整理相当于业
务档案的最终把关,要严格按照业务档案的内容和底稿中的目录顺序
做进一步整理。在整理过程中要注意以下事项:
(1)要拆除底稿中所有的金属物,以防装订时发生意外。
(2)纸张超出规格的,在不影响资料完整的前提下可剪裁,不
能剪裁的可加以折叠,折叠的纸张要确保装订后不影响阅览全部内
容;破损、卷角、折皱、装订线过窄和纸张小于规格的,要用白纸予
以裱衬;传真资料要复印后才能装订。
(3)如发现底稿中有问题,如:审计人员、项目负责人没有签
字,主要归档资料不全、页码混乱等,要及时将档案退回给相关人员,
补齐后重新整理、验收。
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