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期货经纪公司行政部管理制度
为了加强公司行政管理,增强纪律性,维护本公司的声誉和形象,经研究,特制定以下规章制度。
(一)劳动制度
1、全体员工必须遵守及服从中华人民共和国的法律,法规与政策。
2、职员在办公时间,必须坚守岗位,因业务需要有事外出须告之部门经理,部门经理外出,须告之办公室。
3、自觉维护整洁、良好的办公环境,上班时间禁止在非吸烟区吸烟。
4、工作时间内禁止聚集聊天、办私事、吃零食、大声喧哗、打闹嬉戏。
5、工作时间不允许私人奉客,如需接待私人来访者,应经部门经理允许。
6、工作时高度集中注意力,行走坐立要讲究风度仪表,始终保持良好的精神状态。
7、办公区内职员衣着应正规、合体、协调大方,禁止穿破、烂、脏的服装,男职员不穿无领衬衫和短裤,上班应系领带,鞋子保持干净、光亮。
8、男职员不得蓄长发,发长不盖耳,胡须要经常刮理干净,女职员提倡淡妆。
9、接待来访者要主动、大方、热情,使用“您好,再见”等礼貌语言,遇有询问应耐心诚恳解释,如自己不清楚,切忌信口开河,应主动将其引导给了解情况的人员,但应十分注意严守公司机密。
10、在接待访客或工作洽谈中,避免使用消极语汇,炫耀意味的形容词,更不得使用粗俗、污秽语言,在任何情况下都不得同外来人员吵架斗殴。
11、洽谈业务或回答有关询问时,应根据公司的工作原则和规定予以答复,不得擅自提出答复意见或代客作主,当谈话涉及其它企业、单位、个人时,避免厚此薄彼。
12、接电话时,语言简明扼要。
使用礼貌语言,主动报予公司名称,使用开头语:“您好,DH公司”;
对自己不熟悉的业务事项,应尽快找熟悉情况的人接听;
要找的人不在时,作好记录并及时转告;
尽量放低声音,以免影响他人工作。
13、私人电话尽可能简短,更不应在电话中闲聊,因私事挂长途,应事先填写申请单并报上级负责人批准,电话费自理,一经查出核实有违反此例者,按电话费的3倍予以罚款,而且写出书面检查,情节严重者,如态度不好,或经教育不改者,则令其调离公司。
14、接待来访者须在接待台办理手续并在洽谈室谈话,未经相关部门负责人允许,不得将外来人员随便引入交易厅、办公区、操作间。
15、个人物品不得随意放置,必须存入合适的箱柜内,严禁随地吐痰,乱丢纸屑或其它杂物,下班前清理文件,锁入文件柜,保持桌面整洁,关闭照明灯及门窗。
16、爱护公司财物,不得随意损坏、丢失、浪费各种办公用品。
17、公司潜在客户由市场开发部统一接待安排,有关后勤保障、人事应聘、办公用品来访者由办公室统一接待安排,交易部职员上班时间应潜心研究市场,不得串岗,当有客户询问市场情况时,应认真、耐心地回答询问,任何人不得在前台逗留,影响公司形象。
18、遇事为自己着想,也为他人和公司着想,待人真诚坦率、光明磊落、有意见当面提出,不在背后议论事非长短,维护自己及他人的个人隐私权。
(二)文件管理
1、设有专用电话及传真,及时收集(发送)有关单位的业务传真(文件、公告、通知等)。
2、凡各部门代表公司与外界处理业务的相关文件、合同等,都需在市场部备案、存档,做到文件集中统一管理。
3、对公司的文件进行分类、编号、整理、归档。
4、为了表明文件的郑重、正式性及文件的权威性,公司内部各部门不得擅自签发文件,必须通过正常的手续上报公司领导批准到行政部登记文件号后,方可作为公司的文件正式签发。
5、文件签收与发送:
收到文件、通知、公告等及时做好登记工作;
其它部门收到的文件、通知等有责任立即与市场部联系,以免出现文件丢失及时间性带来的风险;
根据文件的内容、级别分别送入相关的部门,具体收件人必须有签收记录。
6、文件的追踪:凡收到文件必须予以答复的,应有义务询问落实的情况。
7、文件的必威体育官网网址:文件即有时效性,同时许多文件具有必威体育官网网址性,与之相关的工作人员应做好必威体育官网网址工作,若有泄密,当事人应负有全部的责任。
(三)办公用品采购领用及管理
1、各部门需购置大件办公设备及用品要预早做好计划,并在每月25日前将本部门下月所需要的办公用品计划报送办公室,由办公室统一申报公司主管领导审批后可采购,使用部门要指定专人负责办理签领手续。
2、对日常需用的办公文具(如:便笺、信封、新纸、笔、本、胶水、钉书钉、大头针等等)请于每周末下午办理签领。
3、对价值稍高的办公用品,经主管领导批准领用登记入册,调动前应办理退回或移交手续。
4、各业务部门凡需要印报表、表格、资料等印刷品,必须提前三天通知办公室,方可确保使用日期。(如需要特殊印刷或大批量印刷的,要提前一周通知)。
5、各部门若需打印资料、文件等,应交办公室,按轻重缓急,先后次序安排打印。
(四)车辆使用
1、各部门公务用车,必须事先填写派车单,注明用车事由、地点、时间,并经主管领导签字同意后安排派车。
2、车辆驾驶
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