大型会议流程表(完整版).docx

公务员论坛 公务员论坛 大型会议流程表（完整版） 序号 办理流程 责任人 主要工作内容及要求 相关附件 备注 ◎ 争取做到每 会前协调  办公室分管副主任、办公室主任 秘书督办处 根据区领导指示，协调有关部门： ◎ 召开全区性大会条件是否成熟； ◎ 尽可能会议合并召开； ◎ 明确会务总指挥及会务工作分工。 ◎ 会议时间、地点、内容、议程、 年 12 月通知各单位上报下一年度建议召开的全区性大会的计划，以便于安排会议时间和合并会议。 ◎ 注意与主办 起草会议通知（稿） （科）办会岗 主持人、参会人员等安排妥当。 单位沟通会议议程。 呈办公室分管副主 任 审核 呈办公室主任审核呈分管办公室的区 5 领导审阅 呈开发区党委、管委会，萝岗区委、 6 区政府相关领导签 发  秘书督办处 （科）办会岗 秘书督办处 （科）办会岗  ◎ 审核会议安排是否妥当； ◎ 审核通知行文是否准确。 ◎ 同上 ◎ 同上 ◎ 签发会议通知稿。  ◎ 由区领导秘书送领导审阅。 ◎ 根据会议内 容，呈相关领导签发。由区领导秘书送区相关领导签发。 ◎正确使用红头纸、格式规范； ◎ 正确使用红头纸、格式规范； 制作正式 秘书督办处 ◎ 附件齐全； 会议通知 （科）文印岗 ◎ ◎ 份数合理； 盖章正确。 7 对正式会议通知作抽 检。 发出正式 8 会议通知 会务筹办 秘书督办处 （科）收发通信岗  ◎ 及时发出会议通知； ◎ 发放范围准确。  ◎ 《公文发放登记表》 序号 责任人 主要工作内容及要求 相关附件 备注流 程 应提前 2-3 天对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括： ◎ 会议材料准备进展； ◎ 场景（天幕、会标、鲜花、横幅、 彩旗等）； 9 会前准备 会务 总指挥 ◎ 领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）； ◎ 出席领导落实； ◎ 颁奖席、记者席安排（如需要）； ◎ 灯光、音响、录音、多媒体； ◎ 饮料； 会务筹办 序号 流 程 ◎ 空调； ◎ 电子屏蔽设备； ◎ 签到布置； ◎ 安全保卫、医疗卫生保障； ◎ 车辆安排及交通指示； ◎ 天气情况掌握及相关用品准备； ◎ 就餐及食品卫生检查安排； ◎ 礼仪策划及彩排安排； ◎ 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定； ◎ 会场工作职责分工。 责任人 主要工作内容及要求 相关附件 备注根据会议规模提早布置，会前最后一天例 行检查。 ◎ 场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）； ◎ 领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）； ◎ 出席领导落实； ◎ 会议材料准备是否齐全； ◎ 颁奖席、记者席安排（如需要）； ◎ 灯光、音响、录音、多媒体； ◎ 饮料； 会场布置 10 检 查 会务总指挥、 相关单位领导及会务人员 ◎ 空调； ◎ 电子屏蔽设备； ◎ 签到布置； ◎ 安全保卫、医疗卫生保障； ◎ 车辆安排及交通指示； ◎ 天气情况掌握及相关用品准备； ◎ 就餐及食品卫生检查； ◎ 礼仪策划及彩排； ◎ 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实； ◎ 明确会场工作职责。 临会前最后 11 协 调  会务总指挥、相关单位领导及会务人员 ◎ 确认各个环节、各个方面准备工作完成情况，特别注意各环节之间的衔接； ◎ 进一步明确各会务人员现场工作 职责； ◎ 查漏补缺。  ◎ 一般在大会前一天晚上进行。 序号 序号 会务筹办 责任人 主要工作内容及要求 相关附件 备注 流 程 ◎ 会务人员按规定时间就位，分头 做好准备工作； ◎ 现场总指挥对各岗位作最后检 查，及时处理相关问题； 12 会前现场 组织工作 会务总指挥、 相关单位领导及会务 人员 ◎ ◎ 作等； ◎ 及时掌握参会领导的行踪； 参会人员签到、发放会议材料工 ◎ 参会领导专 组织参会人员有序进入会场，控 人接待，全程陪同。 制好会场秩序； ◎ 引导领奖人员、记者到指定位置 就座（如需要）； ◎ 座。 引导出席会议领导到指定位置就 ◎ 发生临时事 13 会中现场 工 作 ◎ 会务总指挥及 ◎ 会务人员 ◎ ◎ 临时事件处理； 颁奖组织（如需要）； 会议材料回收； 领导交办其他事宜。 件，相关岗位人员先 临时处理，需要动用其他人员，统一由会 务总指挥调度。 14 讲话稿整理 发 文稿起草单位 和秘书督办处 （科）、综合 信息处（科） ◎ 文稿起草单位负责全面、准确整 理讲话稿； 下 ◎ 秘书督办处（科）或综合信息处 （科）制文、送审、下发。 15 会议主办单位 对会议布置事项进 或秘书督办处 行督办 （科）督办岗 16 会议材料 归 档 秘书督办处 管，年终归档； （科）办会岗 ◎ 归档材料要齐全，无遗漏。 料送档案