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***有限公司
第三层次文件
Class:
类别:三层管理标准
Version:
版本:第01版
Subject
文件主题:
订单审核作业标准(民用)
Number:
编号:
Source:
编制部门:
生产中心-生产物流部
Page:
页码:第 PAGE 9页,共 10页
版 本 记 录
版本
更改内容简述
编制
批准
管理单号
发布时间
01
系统首次发布
目的
为使营销网点更规范合理的订购产品,以达到更为明确的审单流程,同时使各工厂的计划处于平衡状态,提升订单的准时交货率以及促进客户的信誉度。
2 适用范围
本流程适用于所有营销网点下达的合同(含电子订单、手工订单)。
定义
订单审核:是指合同(订单)签订后由生产物流部SA根据相关要求核对、确认订单过程至发货的相关工作;
4 供货周期
5 操作程序
5.1订单审核操作程序如下表:
流程项
操作内容
流转资料
接单
SA接收民用国际营销科提供的销售执行表(经部门经
理审核通过的含下单定金到位状况)、销售订单(经组长审核确认
的)、正规CAD图纸(针对定制产品),于ERP系统中提交下单请求;
2、SA接收民用内贸营销网点提供的《订货单》或《定货单》或合同(经营销网点确认的),ERP销售订单(经营销网点确认)、CAD图纸(针对定制产品),于ERP系统中提交下单请求;
《标版合同》、《合同清单》、CAD图纸、汇款凭证、《订货单》、《定货单》、销售订单
审单
1、SA对营销网点提交的订单资料进行初审,包括产品的图纸、合同及合同清单规范性和准确性;
2、 SA根据营销网点于ERP系统中下达的订单与合同清单进行一一核对,订单基本信息录入的准确性,生产周期的有效性,产品金额的准确性等,并结合实际情况进行沟通,如有异议且无法达成一致即上报至解决;
3、SA针对初审通过的订单,以汇款凭证单与财务管理部专职人员进行订单定金的确认到帐工作,如定金已全,则订单审核通过;
《标版合同》、《合同清单》、CAD图纸、汇款凭证、《订货单》
交接
登记
1、SA针对审核通过的订单,登记于《订单管理登记表》中,并将产品图纸复印至生产物流部主计划排单专员处,做好交接工作;
《订单管理登记表》
2、外贸类订单,营销网点于生产物流部主计划下达的五个工作日内将《分柜体积表》确认后提供至SA处,SA将《分柜体积表》同时转至生产车间计划专员处。
《分柜体积表》
出货
审核
订单的货款(余款)需全部付清方可安排发货。付款的相关凭证提供至SA处,且ERP系统中可查询回款作业记录。
SA于约定交货日期的前一个工作日向营销网点发出《出货确认单》,与营销网点确认发货事宜。
自营店需提早二个工作日将订单发货需求以发货联系单形式提交至SA处。特殊加急定单双方友好沟通。
发货需遵守《关于合同一次性交付的沟通函》规定
《出货确认单》、发货联系单、付款凭证
结算
SA将订单的定金、货款(余款)登记于《民用订单款项明细表》中,由科长按月汇总后与财务管理部进行确认。
《民用订单款项明细表》
6 审单标准
6.1合同与ERP(自营店)
大类
审核项目
审核标准
流转资料
合同
合同版本
各家具卖场的标准版本《定货单》,人为增加苛扣条件需由权责部门主管签字。
客户信息
客户姓名:填写完整且字迹清楚。
联系电话:需留手机联系方式,填写完整且字迹清楚
送货地址:需填写完整且字迹清楚,具体至:**市**区**路**号**小区**幢**单元**室。
交货日期
交货日期:填写明确的交期,严禁“等通知”字样。
一个合同一个交期,审单周期按照公司标准执行。
合同有效性
定货单上需有客户确认(签字或盖章均可)。
合同金额、定金、余款:必须填写正确(合同总价=预付款+余款),无错字,无涂改;大写与小写金额保持一致,不可涂改。
定金收取标准:非安库产品需收取不少于30%定金,定制产品需收取不少于50%定金。
10、定金确认:现金-由店长在《定货单》上签字确认实收情况;刷卡-需提供客户签字确认的银行签单复印件;电汇-需提供电汇凭证。
ERP系统销售订单
信息一致性
11、帐款客户编号:指订单中客户名称;
部门编号:指自营店的部门编码;
新中大订单号:与《定货单》编码一致;
送货资料一:地址与《定货单》地址一致;
订单总含税金额:即《定货单》中合同总价;
产品明细:逐项与《定货单》核对,品名、规格 、颜色 、数量各栏目完全一致。
约定交货日:一个订单一个交货日期,与《定货单》的时间需保持一致。
订单折扣
12、总折扣率:折扣需符合《民用中心订单折扣一览表》要求。
销售订单确认
13、销售订单需打印后经店长审核签字确认。
6.2合同与ERP(加盟)
大类
审核项目
审核标准
流转资料
合同
网点有效性
已签署加盟协议,且在协议的有
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