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文件编号 EPES-AD-GL-010 编制部门 行政人力中心
版 本 号 A/ 1 生效日期 20 16 年0 1 月0 1 日修订
文件密级 一般 文件状态 受控
公司会议管理制度
一、目的
为了加强会议管理,规范会议行为,提高会议质量和效率,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于浙江壹品壹尚家居有限公司会议管理。
三、职责
(一) 行政人力中心:负责会议室管理,公司级会议组织、记录、跟踪;
(二) 各部门:负责会议室申请,部门会议组织、纪录、跟踪;
四、会议类别及要求
(一) 总裁/总经理主持的会议
总裁/总经理主持的会议由行政人力中心组织,行政人力中心负责记录并跟进会议
决议执行情况;
(二) 跨部门的会议
主持人指定专人记录并跟进会议决议执行情况;会议记录由主持部门分发,原稿信
息部存档;
(三) 部门内部会议 (部门自由定期召开)
由部门负责人主持并指定专人记录并跟进会议决议执行情况;会议记录由主持部门
分发,原稿由信息部存档,会议每月至少一次;
(四) 周例会
时间:每周一早上楚门8:30/杭州9:00
地点:各地点会议室
参会人员:各部门主管级以上
会议主持:各中心轮流
会议内容:总结上周工作/汇报本月计划
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浙江壹品壹尚家居有限公司 《公司会议管理制度》
会议纪录:行政人力中心
(五) 月经营活动分析会
时间:每月10号
地点:楚门一楼会议室
参会人员:副总级以上及指定相关人员
会议组织:行政人力中心
会议内容:汇报、分析各中心月度经营活动成果。
会议纪录:行政人力中心
准备资料:各中心需准备月度经营分析PPT,提前3天发行政部。
(六) 年终总结会
时间:每年12月底
地点:楚门一楼会议室
参会人员:主管级以上人员
会议组织:行政人力中心
会议内容:各部门年终总结
会议纪录:行政人力中心
准备资料:各部门主管准备年度总结报告,提前2天发行政部。
(七) 年终员工大会
时间:每年放假前
地点:另定
参会人员:全体员工
会议组织:行政人力中心
会议内容:年终述职
准备资料:各中心老总准备述职报告。
(八) 专题会:不定时,由组织部门根据情况自行安排。
(九) 各部门会议必须服从公司统一安排,各部门小会不应该安排在公司例会同期召
开,(参与人员不发生时间上的冲突除外)坚持小会服从大会,局部服务整体的
原则。
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浙江壹品壹尚家居有限公司 《公司会议管理制度》
五、会议安排
(一) 确定会议议程;
(二) 发出会议通知:
1、各项会议的通知,由召集部门在会前2天QQ群内发出通知,公司级会议还需进行
短信通知,并于会议开始前30分钟发送提醒短信。出席会议的重要或主要人员,
应通过电话等方式确认是否能如期出席。
◆通知内容包括:时间、地点、主持、会议主题、议程、参会人员 (注明名字)、
需要准备的资料;
◆提醒短信:距 XX 会议还有30分钟就要开始了,请参会人员提前10分钟进入
会场。
2、固定例会除非有重大事项,否则,均按规定时间进行。
(三) 会务准备;
1、设备:投影仪、话筒、音响等设备调试;
2、会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好录音、拍照、摄像等工作。
3、台签 (重大会议时需要);
4、资料
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