TS16949文件控制程序.doc

TS16949文件控制程序 TS16949文件控制程序 PAGE / NUMPAGES TS16949文件控制程序 文件控制程序 目的 为保证质量体系运行的各个场所能使用有效版本的文件 , 并使文件处于受控状态 , 本程序规定了文件的审批、分发、更改和保管等内容。 适用范围 本程序适用于公司对质量体系有关文件的管理 , 包括适当范围的外来文件 , 如标准和顾客的图样的控制。 职责 3.1 行政部是公司文件的归口管理部门 , 负责文件和资料的标识、编码、印 制、发放、更改、归档及销毁。 3.2 技术质量部负责产品、工装图纸和工艺文件的更改 , 确保顾客的工程规 范得到及时有效实施。 3.3 各部门负责本部门有关文件的编制和日常管理。 工作程序 4.1 文件范围、类别和编号原则 4.1.1 受控文件和资料的范围是 ：工程图样、工程标准 / 规范 / 法规 / 企业标准、 FMEA 数据库、控制计划、检验指导书、试验规程 / 校对规程、各类作业指导书、工序卡、质量手册、程序文件、各类操作规程、材料标准、业务计划、各种质量 计划等。 4.1.2 本公司的受控文件和资料分为以下几类 : ◇ 一级文件 质量手册； ◇ 二级文件 质量体系程序文件； ◇ 三级文件 内部技术性文件和有关资料、 内部管理性文件、 外部文件和资料； ◇ 四级文件 质量记录 ( 空白表格等 ) 。 文件编号原则 : 1） 质量手册编号原则 DXC-QM-B 版本号 质量手册代码 企业简称 2） 程序文件编号原则 DXC/QP X Y , XX 本章节程序文件顺序号 ISO/TS16949：2009 标准章节号 企业名称 / 程序文件代码 3） 三级文件编号原则 ( 管理类 ) DXC/WI X.X ZZ 顺序号 程序文件顺序号 企业名称 / 三级文件代码 4） 技术类文件的编号见《产品型号和技术文件编号规定》 5） 四级文件编号原则（质量记录） DXC/QR X.X XX 顺序号 程序文件顺序号 企业名称 / 质量记录代码 4.2 文件的审核与批准 质量手册由技术质量部组织编写 , 经管理者代表审核 , 总经理批准 , 质量手册章节编号与 ISO/TS16949:2009 中的章节号基本上保持一致。 4.2.2 程序文件由各部门编制、部门主管领导审核 , 或由管理者代表指定授权人审核 , 管理者代表批准。 业务计划、三级管理性文件、 技术性文件由各部门负责编制、 审核 , 经 部门主管领导批准。 4.3 文件的发放管理 4.3.1 质量手册与程序文件的发放 , 由行政部按经管理者代表批准后的 “ 文件审批单” 进行发放 , 发放应填写 “ 文件发放回收记录” 。 4.3.2 文件和资料领用人必须在 “ 文件发放回收记录” 上登记 ( 签名或盖章 ), 方可领取文件和资料。 4.3.3 部门因工作需要 , 而需申请领用、 借阅、外发文件和资料时 , 应填写 “ 文件审批单” , 经部门主管领导批准后 , 到行政部办理领取手续， 并填写 “文件发放回收记录” 文件和资料因破损而影响使用时 , 应将破损的文件和资料交给行政部更换， 换后的文件和资料仍沿用原文件和资料的受控号 , 破损的文件和资料由行政部进行 销毁。 文件和资料丢失后 , 文件和资料的使用人应按本程序 条款办 理申请领用 手续 , 补发的文件和资料应由行政部给予新的受控号 , 原丢失文件和资料的受控号作废。 4.3.6 质量计划、三级管理性文件、 技术性文件等执行文件由各部门填写 “文件管理单” , 部门负责人签字 , 经部门主管领导批准后 , 到行政部按本程序 4.3.2 条款登记发放。 4.4 文件的控制标识 所有受控文件和资料均应有 “受控” 字样的红色标识或发放编号。 所有受控文件和资料均不得随意复印 , 确需复印时 , 应得到管理 者代表批准，在复印文件上加盖红色受控标识。 受控文件和资料应由指定的持有者保管 , 不得外借。 各部门应编写本部门受控文件清单 , 行政部每年对受控文件清单进行 核查。 4.4.5 管理受控文件的有效性以分发号显示 , 技术受控文件的有效性以分发的日期 ( 年、月、日 ) 显示。 4.5 文件的更改与换版 文件需要更改时 , 应由文件更改提出人或文件更改提出单位的负责 人填写“ 申请单”, 说明更改原因并填写更改内容 , 经审批后由行政部执行。 4.5.2 文件和资料更改的审核、 批准 , 应由原文件和资料的审核、 批准部门负责 , 或由指定的部门审核、 批准 , 但指定的部门必须获得原审批单位的相关背景资料。 质量手册的换版 质量手册的换版应依据以下原因 : a. 企业内、外部环境发生重大变化时 ; 手册章