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顾客有关要求评审程序
1.目的
以顾客为关注焦点,了解客户需求,明确产品和服务要求,确保供需双方对产 品和服务的
要求规定适当,以保证本公司有足够能力履行合同,实现顾客满意。
2 .范围
适用于所有可接受的或更改的合同或订单的评审。
3 .定义
特殊合同:指符合以下一条或多条的合同:
a、新产品开发 b 、超生产能力 c、超技术要求 d 、有收汇风险 e、利润低于常规
常规合同:除特殊合同以外的合同,老产品订单均属常规合同,包括电话 / 传真订单
4 .职责
销售部负责全面了解顾客的需求、 合同评审的组织, 根据评审意见总结评审结果并与顾客沟
通、签订正式合同,把执行合同的情况及时告知顾客,了解顾客还有什么其他的需求,发货
时及时通知顾客。
生产部根据交货期对所有顾客需求产品生产能力的评审。
采购部负责对生产材料供应能力的评审。
技术部负责对技术要求和技术标准的评审。
质量部负责对产品质量执行监督能力的评审。
财务部负责开票结算及货款回收的评审。
总经理或其授权人批准销售合同的签订。
5 .内容
在签订合同前,销售人员必须确定与产品有关的要求包括:
a)顾客规定的要求
b)顾客虽未明示,但规定的用途或已知的预期用途所必需的要求;
c)与产品有关的法律要求;
d)公司确定的其它要求。
客户如来电,传真或口头陈述,必须由销售人员在电话或口述合同记录簿上作好记录,并复
述和签名确认。
合同或订单的形式:
a)书面合同:包括正式合同、电报、信函、传真、协议。
b) 口头合同:包括电话和来人口头订货的合同。
.合同或订单的评审:销售部在合同签订之前组织相关部门对合同或订单进行评审。评审内
容:
a、要求是否完整明确;
b 、各项要求之间有无矛盾冲突的地方;
c、与以前或常规不一样的地方是否均经过确认;
d 、我公司各部门或供方有无能力满足此产品质量、进度、成本和文件记录资料的要求。
评审方式
a、会议评审:由销售部根据合同的特殊性,组织生产、技术、质量、财务等相关涉及部门
以会议形式进行评审,经讨论达成共识,并填写《合同评审表》。
b 、传递评审:销售部将合同传递到相关部门,对相关条款进行评审,在合同上签署评审意
见。
c、授权评审:由总经理授权相关人员对合同所有内容进行独立评审,在合同上签署评审意
见。
评审后的处置
评审后的处置方式有以下几种:
a、正常可行
b 、通过采取额外管理措施可行:如通过加班、外协外购、添置设备、加强控制等,销售员
要具体记录,职能部门负责人要落实相关的措施、责任人和完成时间。评审中出现内部意见
分歧时,由总经理协调解决。
c、修订要求可行: 如改变交货时间、 方式、质量要求、 付款方式等,由销售员与客户协 商,
取得一致意见。
d 、不可行:由业务员向客户婉拒,说明原因。
要求传递
新产品开发合同签订后,由总经理下达《设计任务书》,传递给相关部门,由技术部安排
新产品开发过程, 经评审如需采取相关措施才能确保合同完成的, 销售部需同时将相关措施
(在《合同评审表》上显示),传递到此措施的涉及单位(包括供方)。
接收老产品订单后,由销售部门将要货计划传递给生产部门,由生产部安排生产或仓库安
排出货,如有特殊要求的在要货计划上注明。
顾客要求执行和监控
销售部负责对合同或订单执行情况进行追踪检查,填写《订单进度追踪一览表》。
顾客要求变更及评审
当客户提出更改合同要求时, 根据更改性质和原合同评审方式确定更改评审方式。 评审意见
直接填写在《合同更改记录单》上。
因本企业内部因素引起合同修改时,由销售部人员与客户协商达成共识。
变更传递合同更改一经达成共识后,由销售部视更改情况将《合同更改记录单》传递到受此
更改影响的所有单位。
5. 8 记录
所有合同文本和合同评审记录,销售部必须按《文件记录控制程序》要求妥善保管。
公司必须有能力按顾客规定的语言和方式(如计算机辅助设计数据、电子数据交换)沟通必
要的信息。
6.工作流程
合同/ 订单评审流程图
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