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电子发票电子化报销、入账、归档案例
(中铁联合国际集装箱有限公司)
一、企业简介
我司是经商务部、国家工商总局批准成立的中国铁路首家对外招
商引资的中外合资公司,注册资本42 亿元,主要负责铁路集装箱中
心站的建设及运营,面向市场和客户承接国际货代、多式联运业务,
承揽集装箱公路运输、配送及物流业务,承包集装箱班列业务。自
2007 年3 月成立至目前已投资建设运营13 个铁路集装箱中心站,遍
布国内主要经济中心和主要铁路干线,成为中欧班列重要的始发到达
枢纽,是中国铁路集装箱场站走向市场的标杆和样板,是各地现代物
流发展的重要基础设施与多式联运的集散中心。
二、试点前电子发票管理痛点
1、传统手工报销操作痛点。对于日常报销中越来越多的增值税
电子普通发票,给财务管理带来新挑战,日常流程是:经手人打印出
电子发票,在税务网站上查询发票真伪并承诺没有重复报销,手工填
写纸制单据,财务人员建立辅助台账在审核时检查避免重复报销,重
新复核发票真伪,整个过程耗费大量时间与精力,没有达到电子发票
安全性及简化会计工作的效果,也失去电子发票节能环保的意义。
2、增值税发票管理痛点。公司下属的各中心站作为专业铁路集
装箱场站,面向社会承揽全程物流业务或集装箱发运、装卸、堆存等
业务,客户种类繁杂、规模不一、数量众多,有的中心站每月需要向
客户开具的增值税专票和普票,多达2000-3000 张。公司现行的收入
与开票模式已经成为业务发展的瓶颈,成为企业增值税发票管理水平
提升的瓶颈,目前的流程是:制单人员通过公司自主研发的中心站场
站作业信息系统填制收费清单,打印纸质清单后,手工整理、归类、
核算;开票人员根据归档的收费清单,区分客户、税率,按日或定期
完成在税控系统中增值税专票或普票的开具工作。发票抵扣联与发票
联交予客户,记账联流转至会计进行记账、核算、归档。整个过程手
工作业多且繁琐,工作量大,易出错,人工参与过多导致开票风险高,
半成品的开票信息需要手工维护,效率低下,没有精细化的发票管理,
难以达到简化客户办理业务的流程与手续,缩短业务受理时间,提升
客户满意度的目标。
三、试点目标、整体解决方案及试点组织
(一)试点目标
此次试点主要目标是依托开发金蝶业务系统,通过全面的业务梳
理和系统优化改造,实现电子发票报销、入账、归档全流程电子化管
理,从而提高财务人员的工作效率,降低企业的运营成本和人力成本,
进一步深化实施会计信息化工作。在此过程中,发票和附件智能多样
化采集、发票自动合法合规性校验、发票可抵扣税额自动计算、报销
单据智能生成、图像匹配辅助审核,发票在全流程、全业务可视化,
达到原始单据数字化存储、可视化查询,最终实现电子发票电子化报
销、入档、归档全过程。在电子归档系统里存储、检索、查询电子发
票,并且归档存储格式符合要求,元素齐全,管理过程规范且电子发
票真实性、完整性、可用性、安全性有保障,并形成可推广、可复制
的经验和做法。
(二)试点项目整体解决方案
公司对试点项目进行充分调研、讨论、分析,基于优化业务流程、
全面提升工作效率、降低发票管理风险的考虑,综合现有审批流程、
系统使用情况和改造成本效益,确定试点方案。对硬件方面进行升级,
升级后硬件设备专用于试点项目;软件方面通过结合公司业务实际,
对财务软件升级并开发相关系统模块。
电子发票报销、入账、归档的总体方案如下:
(三)试点组织
公司成立专项工作组,由总经理吴永奇任组长,信息部和财务部
共同参加专项工作组。公司选择财务软件供应商金蝶公司合作,双方
签署项目服务协议。本试点项目由金蝶深圳总部和金蝶北京公司负责
开发实施。
四、系统建设及投入
电子发票报销、入账、归档平台建设采用先进和高度商品化的软
硬件平台、网络设备和开发工具。因其重要性,对于系统的外部安全
性、内部安全性、运行安全性都提出了非常高的要求。平台结合SOA、
云计算、档案加密等技术,促进IT 构架与业务的相互融合、协同工
作。
(一)系统架构
硬件系统建成了高可靠性、高可用性和高安全性的应用、数据库
双机热备系统平台。系统进行了无单点故障设计,服务器主机系统都
实现系统冗余,当一台服务器出现故障时,可以由另一台服务器承担
服务任务,从而在不需要人工干预的情况下,自动保证系统能持续提
供服务。
软件系统具有良好的应用扩展性,支持公司的多组织架构体系
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