质量记录控制程序.doc

　　　　　 程 序 文 件 编 号：QB-0402-02 版 次：D/0 生效日期：20 编制：办公室 批 准： - PAGE 4 - 质量记录控制程序 1. 目的 通过控制学校质量管理体系运行中所产生的质量记录，为体系有效运行提供真实、准确的客观证据。 2. 适用范围 适用于学校质量管理体系各过程运行中所产生的质量记录的控制。 3. 职责 3.1 办公室负责质量记录表格的收集、发放和标识审核，规定质量记录的保存部门、保存年限。 3.2 办公室负责编制体系运行记录表格，并对运行记录进行控制，确保其得到收集、标识和保存。 3.3 各部门负责与本部门职责范围内业务活动记录表格的编制，并对业务类质量记录进行控制，确保其得到收集、标识和保存。 3.4 全校教职工严格按照质量体系文件的要求及时填写质量记录。 4. 工作程序 4.1 质量记录的类别 4.1.1 质量体系运行记录： ISO9001:2008标准要求的记录，如文件控制记录、质量记录控制记录、内部质量审核记录、管理评审记录等。 4.1.2 业务活动记录：证实教学教育服务直接过程有效性的记录，如教研活动记录、教学日志、教学检查记录、培训记录、技术等级鉴定记录、值班记录、后勤服务检查记录等。 4.2 质量记录的标识 4.2.1 质量记录标识包括编号、版本号、修改次数、流水号。 4.2.2 质量记录的标识按《文件标识编制规则》编制，包括学校自行设计的记录表格和外来质量记录表格。 4.3 质量记录表格的设计 4.3.1 自行设计的质量记录表格 （1）办公室负责设计体系运行记录表格，编制其标识； （2）各部门负责设计与本部门相关的业务活动记录表格，编制其标识； 4.3.2 从上级主管部门下发的质量记录表格，由使用部门确认适用性，编制其标识。 4.4 质量记录表格的管理 4.4.1 各部门将质量记录样表统一交办公室，包括自行编制的表格，经确认适用的外来表格，办公室依据《文件标识编制规则》的要求审核标识。 4.4.3 办公室通过校园网学校质量管理平台提供记录表格，同时打印纸质表格存档。 4.4.4 信息与网络中心设计和维护学校质量管理平台软件，确保各部门能够通过网络复制或打印有关表格。 4.5 质量记录表格的修改 4.5.1 当质量记录表格的内容不能完全满足使用要求时，由编写部门负责修改。 4.5.2 修改人在修改表格的同时更改表格修改次数。质量记录表格换版与程序文件、作业指导书同步。 4.5.3 修改后的样表交办公室，办公室审核标识后更改网上电子表格和打印纸质表格存档，同时填写《文件更改记录表》。作为资料保存的旧版纸质表格，加盖“作废文件”印章以防误用。 4.6 质量记录的填写 4.6.1 教职工严格按照质量体系文件的要求，及时、真实地记录质量活动。记录的媒体形式按照《质量记录表格管理规定》选用纸质或电子文档形式。 4.6.2 质量记录要求文字清楚、书写规范、内容齐全，每份记录有记录人签名和记录日期。 4.6.3 质量记录的内容和数据不允许随意涂改，若属于书写有误时，纸质表格可用横线划改，更改前后的内容均应清晰可见，并由更改人签名确认。电子表格提交后的更改需经直接领导批准后方可实施。 4.7 质量记录的收集与保存 4.7.1 各部门指定兼职文件管理员，负责部门质量记录的收集和管理。 纸质文档：各部门规定收集时间并通告部门全体教职工，文件管理员按照规定时间收集质量记录,收集时检查其完整性。存放环境应封闭、干燥，防止质量记录发生霉变、虫蛀、污秽、丢失等现象。 电子文档：电子类质量记录应于编写当天提交部门电子记录库，部门电子记录库只有文件管理员可以查阅、整理。 4.7.2 部门文件管理员每周末按记录类别和时间顺序整理、保存质量记录，并填写《部门质量记录管理台帐》。内容包括：记录编号、名称、记录类别、载体形式、归档时间、保存地点（案卷或文件夹编号）、份数、保存期限、销毁日期、登记日期、登记人。 4.8 质量记录的查阅 教职工需要在档案室查阅存档的质量记录时，查阅人应填写《质量记录查阅申请单》，经部门负责人批准后在文件管理员处查阅纸质或电子记录。 4.9 质量记录的销毁 每学期末，各部门文件管理员按照《质量记录表格管理规定》记录保存时间和清理质量记录，超过保存期的记录由文件管理员填写《作废文件销毁清单》，经部门负责人审核、分管领导批准后销毁。 4.10 记录保存 本程序产生的质量记录由相关部门按上述条款的要求收集、保存。 5.相关文件 5.1《文件标识编制规则》