办公自动化（OA）系统使用及维护管理制度.doc

PAGE 2 办公自动化（OA）系统使用及维护管理制度 1 目的 为了加强对办公自动化（OA）系统的管理，保证系统的正常使用，保障系统中的信息安全。 2 适用范围 所有使用了OA系统的计算机。 3 职责 3.1信息化办公室 3.1.1信息化办公室负责全公司在OA系统实施及运行期间为相关部门提供技术支持和业务指导并定期对使用OA系统的单位进行检查； 3.2各二级单位 3.2.1 OA系统的使用单位，使用单位的行政主要领导为第一责任人； 3.2.2 各部门信息员负责本单位OA系统的日常维护及技术指导工作。 4 定义 4.1 OA系统软件：包括个人办公、网络办公、信息管理、辅助办公、其它应用及位于后台的系统设置五大模块。 4.2 OA系统硬件设备：包括网络中心机房设备，全公司室内、室外布线，各单位安放的机柜、交换机、以及光纤收发器等线路及设备。 5 工作程序 5.1 日常使用 5.1.1 各单位要确定一个OA管理员并报信息办备案。 5.1.2 用户在使用邮件时，应经常清理过期邮件，保证邮箱的容量。 5.1.3 用户在参与网上留言、在线交流、论坛等栏目时，应做到文明用语。 5.1.4 各模块对应的管理、维护人员要及时录入信息，尽量使本模块中的内容完善，文档丰富，模块的内容至少每周更新一次。 5.1.5 各模块名称，对应的部门，管理人员和相应权限及主要任务如“附表一”所示。 5.1.6 OA系统各模块的管理员要做好本模块的权限设置，如本模块下属的栏目管理员、类别管理员、论坛版块管理员等。 5.1.7 公司目前暂不具备办公自动化条件的部门，按传统的纸质文件方式进行办公；具备办公室自动化办公条件的部门，对于OA系统中已经建立的模块或流程，在试运行期间纸质文件与电子文件并行使用，电子公文与相同内容的纸质公文具有同等效力。系统正式运行之后，则不再使用传统的纸质方式进行传递。需要在系统中设置工作流程的单位需按“附表二”的格式报批后，由OA系统管理人员录入到系统中。 5.1.8 各OA用户每天至少在上班和下班时间各登陆一次OA系统，及时查看个人待办事宜及邮件，如发现某人连续2天（出差、节假日、病事假除外）没有处理已经被催办的事宜，则按相关规定处理。 5.1.9 OA注册用户的变更按目前“附表三”形式报批后由OA系统管理员录入。 5.2 安全保障 5.2.1 OA系统用户必须严格遵守公司《计算机信息系统及网络安全必威体育官网网址管理制度》，严格保守国家秘密。 5.2.2 凡接入OA系统的计算机，必须安装信息化办公室指定的杀毒软件，并定期更新防病毒定义文件和引擎（一般情况下，更新自动进行），防毒软件不得自行卸载，不得安装除该防毒软件以外的其他相同性质的软件；接入OA系统的计算机，原则上使用OA系统统一规划的互联网接入服务，各单位未经过信息化办公室批准，不得使用其他性质的互联网接入服务。 5.2.3 各单位使用人员自行设定、修改、保管各终端计算机开机密码，如因密码被盗、遗失等因素造成泄密事件，由密码持有人负责。 5.2.4 终端计算机上不得设无密码共享文件夹，信息化办公室将不定期进行检查。 5.2.5 各单位使用人员自行备份重要数据文件。 5.2.6 不得将涉及国家秘密的信息及其载体接入、存放在OA系统上。 5.2.7 5.2.8 非OA注册人员不得使用OA系统。外单位人员若因工作需要，需临时连接公司内部网络，必须经过信息化办公室批准。 5.2.9 公司任何部门，任何人不得利用OA系统从事非法的，不正当的 以及违反公司相关制度的活动。不得向外界发送、复制我公司OA系统的任何资料，一经发现，按泄露公司商业机密的有关规定严肃查处。 5.2.10 用户在收到系统管理员赋予的初始密码后，应及时修改，做好安全必威体育官网网址工作。各用户ID、密码由本人妥善保管，如因密码泄露发生冒发，冒签信息等情况，由各用户自己承担全部责任。 5.2.11 OA系统用户外出使用移动办公，要经过相关领导或部门审批，移动办公权限要有时间限制。 5.2.12 对外来的数据、文件、存储介质需进入OA系统的，默认状态下会由防毒软件自动扫描，但不排除因新型病毒尚未定义导致的染毒事件发生，因此各单位必须加强电子文档和载体的管理，并对每次使用情况进行登记。 5.2.13 各单位OA管理人员应维护好本单位OA系统部门主页，保证主页内容及时更新。 5.3 硬件管理 5.3.1 OA系统硬件设备属公司财产，各单位人员必须按相关规定进行使用、维护。 5.3.2 信息化办公室负责保持OA系统硬件设备正常运行及整个网络的畅通。 5.3.3 各单位安放的机柜钥匙由信息办统一保管。 5.3.4 安放在各单位的OA系统硬件设施由其负责监管，不得开箱拆卸、改变设备的连接状态。 5.3.5 各单位不得私自使用交换机、集线器等设