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外贸营销中如何巧妙地回复邮件 文章来源： 你好，做外贸，可能每天都会收到询盘，那每天你都可能犯这样基础性的错误。你回复客户询盘后客户 再回复你的几率(复盘率)低，更不用说成交率低，原因何在?我觉得，外贸客户邮件回复的对应性，可能 是根本或重要原因之一。 一、称呼 称呼属于礼仪，礼仪讲求的是“客尊”原则。 1、不管是客人首次给发邮件或询盘还是后续的，客户称呼你“Dear A” ，你的回复也当对应为“Dear B”。 若你回复客户“Hi A” ，就会让人感到发“顿”。以此类推，如客人邮件“Hi A” ，你的回复也当对应为“Hi B”。其他，同理。 2、客户邮件称呼你“Dear Mr. 名+姓” ，你回复客户也当是“Dear Mr. 名+姓”。若你回复客户“Dear Mr. 姓” 或“Dear 名” ，就不规范(规范性就是对应性);若你回复“Dear Mr. 名” ，那就是错的，因为无此表达(我知道 有不少朋友对此无意识)。 二、漏点 1、客户询盘中，明确要求你报盘，明确要求你提供产品参数、参考图片、价格、相关条款、等。你的 回复，应当是全部都提供;不能提供也没关系，但你当说一声，为什么不能提供及什么时候可提供。普遍 的是，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参考图片或相关条款了。要知道，对大多数行 业而言，一个特定的价格，是必须要对应特定形式的产品(参考图片) ，以及特定规格的产品(产品参数) ， 以及报价基于的交易条件、付款条件等(相关条款) ，而且可能还包括安规等认证了。你少了哪样，能说 的过去?让客户去猜?我告诉你，对大多数客户而言，客户不会猜，也不会再重复问你，你“漏点”了，只 会因你的“不专业”而不理你了。客户有更多、更好的选择，来源于比你“专业一些”的同行。现在不是“价 格为王”的时代，价格重要，质量重要，服务也重要。你丢三落四，客户有理由相信你不会在你们公司内 部时传达定单信息时也丢三落四?就不要说你的丢三落四是不尊重客户了。 2、客户邮件中，提了五点要你回答的问题。你回答了其中三点，结束。咳!客人楞了，且不管你这三点 回答的质量，为什么另外两点不回复，也不交代为什么不能回复，更不交代何时能回复。若你是客人， 请问：你又作何感想? 3、与上类似，客户邮件中，有三点需要你确认的事项，你确认了其中两点而不言其他。如果是紧急确 认，后果可能很严重。 4、客户热情地说了一大堆，他是如何喜欢你们的城市的风景(如杭州西湖)的，你回复时总该礼貌性说一 句“是啊!西湖好美啊!”吧。你如果只字不提，那客人不是被冷了吗?与这一点具有相似意味的是，客户邮 件一开始就是“How are you doing?”或“It was great meeting you at your booth on the 100th Canton Fair” ，你 回复的邮件中却找不到与此所对应的字句。 第一阶段：筛选询问信函，将询问信函分类，不要收信就回，我们可将信件依可能性分为几类？ a.有称呼的询问信-这是比较仔细，有礼貌的客人，会一一打上收信人的称呼。 b.有提起询问产品的信 -至少他很明白的告诉你他对你的什麽产品感兴趣。 c.简单介绍他们公司背景的 -表示他有心引起你的兴趣，愿意多让你知道他一点。 上述这类信函，发信的人比较用心，至少他会对你的回复又反应。可以列入回信的目标客户。 a.没有称谓也没有提到产品名称，只是告诉你对你公司有兴趣的。 标准格式，一定是乱撒询问信的，你只是他碰撞到的其中之一而已。 b.一开始就要你寄报价单和样品。 这种人八成没做过生意，那有一开始就要样品的。 c.任何不情的要求，如给邀请函，投资讯息，合作信息等等。 这有很多是第三世界的刚出道做生意的朋友，如果你只是一个职员，你无法为公司做任何决定，还是不 要浪费这个时间，这会添麻烦而已。 第一个阶段大约可以筛选出30%的潜在目标客户，其他的如果觉得弃之可惜，可以放在最后，当练习的 目标吧。 第二阶段：回复询问信函，筛选出来的客人，不要马上依他的要求发报价单或目录给他，可以立即回复 一封反询问信函，表示你已收到对方来信，但有些不明白的地方，有关产品，款式，才质，数量等需求 的了解都可以问，甚至问他的市场，及公司的性质，告诉客人，这有助于你向他推荐你们的产品。回信 时，如果知道客人的first name ，可以称呼对方的名字，或是MR.姓。这个动作是增加顾客得回复率，制 造多一点的机会与客人互动。 这个动作很重要，表示他们如果在第一阶段已经获得他们要的讯息，他就不会回你，如果他回了，那麽 你下一个报价的动作，成功率就会高一点。 第三阶段：报价，报价给有回复的客人，但在