分散自行采购管理暂行办法.docx

分散自行采购管理暂行办法 分散自行采购管理暂行办法 第一章 总则 第一条 为规范公司部门自行采购行为，加强管理，提高采购效率，特制定本暂行办法。 第二条 本暂行办法适用于公司各部门自行采购中所涉及的物资、设备、工程及服务等活动。 第三条 分散采购是指各部门根据自身业务需要，并按照规定程序，自行采购一定额度（详见下文第六条）内的物资设备、工程及服务等活动的行为。 第四条 分散采购应遵循经济、合理、节约性的原则，注重质量、服务和技术创新，加强对供应商的管理，增强供应商信誉，确保供应商的安全性、合法性和合规性。 第五条 各部门应严格按照本暂行办法规定程序，自行采购物资设备、工程及服务等活动，不得超过自行采购事项的范围，严禁以任何方式侵占国家、公司资财，严禁拉关系、打擦边球采购。 第六条 所谓分散自行采购的限额，是指公司设定的采购金额限制，具体分别如下：单个采购事项5万元以下，年度采购总额30万元以下。 第七条 分散自行采购应该实行“五统一”原则：采购单一性、计划性、合同性、收款性、发票性。 第八条 部门应当建立自己相应的分散采购审核和管理制度，并对采购活动进行监督和检查。 第二章 采购管理 第九条 采购前公告 在进行分散采购之前，各部门应当在公司内部及时公告，主要内容包括采购项目的名称、数量、要求、采购日期、交货地点、交货时间、联系人、等信息。 公告的形式可以采用公司信息网站、电子邮件、传真、通讯、布告栏等形式，公告的时间至少不少于7个工作日。 第十条 招标采购 拟采用招标方式采购物资设备、工程及服务等活动的，应当按照《招标投标法》以公开透明的方式进行招标，并设立招标评标小组进行评标工作，筛选合适的供应商。 第十一条 单一来源采购 单一来源采购的定义是指同一类型或大类相似物品，由某一供应商独家供应的采购行为，不同物品独家供应分别视为不同的单一来源采购。 各部门采用单一来源采购时应当充分论证，正式提出申请，并按照相关规定进行程序审批。供应商应该符合相关法律法规，其产品应该符合国家强制性标准或相关行业标准。 第十二条 合同拟定 凡进行采购的，各部门应当依据《中华人民共和国合同法》及公司相关规定，制定相关合同。 合同应当明确采购物品（包括数量、质量、价格、交货期及结算方式）、供货商的姓名、地址、开户行及账号、双方签章和日期、其他有关条件等。 第十三条 采购过程监督 1.采购部门应当对采购过程进行跟踪和监督，及时处理可能出现的问题，保证采购过程合法、透明、公正。 2.审核部门应当对采购活动进行审查，审核采购合同、发票等文件，确保采购过程合规，杜绝违规行为。 3.财务部门应当对采购相应的发票进行审核，核对金额是否正确，手续是否全面，确保发票真实可靠。 第十四条 采购结果公告 采购结束后应当及时公示采购结果及相关信息，公告应当包括最低报价、最高报价、平均价和采购成交方案等信息。 第三章 采购支付 第十五条 采购支付程序 各分采部门应当及时办理采购支付手续，并将付款单据提交由分管领导批准，经财务部门审核后方可付款。采购单位应当将采购物资交付至确认后再付款。 采购支付的形式主要包括支票、电汇、 AT 账户转账等方式。 第十六条 采购发票管理 公司应要求供应商在交付物资的同时提交相应的发票，财务部门应当核对相应的发票和采购订单是否一致，确保发票的真实性和一致性。 对于发票的存放和管理应当建立有效的管理机制，加强管理，防止出现发票丢失、发票解体等情况。 第四章 监督检查 第十七条 日常检查 公司办公室应当对各部门进行定期检查，出示国家物资采购法律法规、公司规定和采购管理有关文书记录等及时纠正采购工作中存在的问题。 第十八条 支持检查 公司及签署本暂行办法各部门应当接受财务管理部门对采购活动的检查和监督，配合财务部门对采购工作实施全面、及时、有效的检查。 第十九条 检查结果 对于发现的采购违规事项，以及审核不合格、论证不充分等问题，应当及时整改，并要在一定的时间内向财务部门提交整改报告和验收材料。 第五章 附则 第二十条 本制度由公司办公室负责解释，自发布之日起实施。 第二十一条 本制度未涉及的事项，参照公司相关管理制度执行。 第二十二条 本制度适用于全体公司员工，违反本制度者，应承担相应责任。 第二十三条 本制度解释权归公司办公室所有。 所涉及附件如下： 无 所涉及的法律名词及注释如下： 无 在实际执行过程中可能遇到的困难及解决办法如下： 1. 采购人员流动较大，管理难以跟上，应及时修订和完善管理制度，确保采购人员的合规采购行为。 2. 分散自行采购的管理量大，如何建立完善的采购管理流程和规范采购操作，是需要不断加强和完善的管理工作。 3. 采购信息公开度不够、公示标准不一，可能会影响采购结果的公正性和透明性，需要制定相应的管理规定，保障采购管理的公正