体系文件受控流程.ppt

Nov 2011 Nov 2011 Nov 2011 * * 体系文件受控流程 目录 2 文件/表格新增 3 文件升级 4 临时文件的发放及回收 6 文控各类表格的应用 1 文控新的文件格式 5 文件查询路径 * 所有受控文件（程序、操作指引等）用新格式编写文件； a.相应格式编写 b.评审会签 C.制修订履历 d.引用表单 文控新的文件格式 文字位置及内容 字号和字体 标题 宋体小四 章、节、附录的编号、标题及图题、表题 宋体小四 条文的示例、注、脚注及文中图表的文字和数字、表注、图注 宋体五号 其余内容 宋体小四 文件修订内容 倾斜、加粗 文件字号及字体 1.0 相应格式编写 * a 文件格式模版统一按照文控必威体育精装版模版进行制定； 评审会签 * b 制修订履历 * c 1）一、二、三阶文件修订，记录制修订履历，每次修订依顺序记录，编制人员名字直接打印，不需手写。 2）制订/修订/废止内容及说明，需注明修订的具体第几点及内容概括，若为大幅修改，可直接写版本升级，版本由A4直接升级为B0版. d.引用表单 * d 引用表单定义：引用其他关联文件的受控表单，不是由此文件生成的表单。 记录表单定义：由此份文件直接生成的表单。 文件/表格新增需先填写文件《文件制订/修订/废止申请单》给文控编号，文件用新文件格式编写 文件/表格新增 * 2.0 * 文件新增流程 文件新增 填写《文件制订/修订/废止申请单》 如文件有新增表格也写一起 文件电子档 发文控检查 NO OK 编写部门将文件打印 出来及申请单一并给 相关人员签名 给文控编号 用新文件格式写新增文件 给文控受控发放 1.一、 二阶文件标准格式 2.三阶文件（横向）标准格式 3.三阶文件（纵向）标准格式 文控各类表格、文件格式路径：Z:\晶博体系\BaiduBusinessSync\他人共享\晶博体系（来自肖洋）\体系文件\体系文件\5.四阶文件\1.文控表单 2.1 * 文件升级 3.0 文件升级流程 文件升级 文件电子档 发文控检查 NO OK 编写部门将文件打印出来 连同申请单给相关人员签名 从系统盘中复制需升级的文件 及新文件格式修改文件升级 给文控受控发放 用新文件格式修改文件升级 1.一、 二阶文件标准格式 2.三阶文件（横向）标准格式 3.三阶文件（纵向）标准格式 * a 文控各类表格、文件格式路径： Z:\晶博体系\BaiduBusinessSync\ 他人共享\晶博体系（来自肖洋）\ 体系文件\体系文件 填写《文件制订/修订/废止申请单》 如表单需要升级也写一起 * 临时文件的发放及回收 4.0 临时文件发放回收流程 临时文件发放 文件电子档 发文控检查 NO OK 编写部门将文件打印出来 给相关人员签名 给工程部文控受控发放，盖截止有效日期, 登记《临时性有效文件发行/回收登记表》 编写部门用新文件格式编写 临时文件 1.一、 二阶文件标准格式 2.三阶文件（横向）标准格式 3.三阶文件（纵向）标准格式 * a 编写部门将临时文件电子档发给 工程部文控编号 到期当天各部门文员回收交工程文控 系统盘查询路径 受控文件发放后，文控在当天将文件及表单电子档上传到系统盘，查询路径为： Z:\晶博体系\BaiduBusinessSync\他人共享\晶博体系（来自肖洋）\体系文件\体系文件\ * 5.0 Nov 2011 Nov 2011 Nov 2011 *