Word高级应用培训课件(文档视图、审阅修订、删除个人信息、最终状态).pptx

文档视图、审阅修订、删除个人信息、最终状态等WORD高级应用 Office 高级应用 目 录 ?文档视图的使用 ?文档的审阅与修订 ?删除文档中的个人信息 ?标记文档的最终状态 ?与他人共享文档 ?利用邮件合并功能批量制作和处理文档 Office高级应用 Word2010提高—— 文档视图的使用 Office 高级应用 文档视图的使用 Word应用中，经常要使用Word不同的文档视图，来满足编辑、管理、阅读环境不同的需要，以便于提高我们效率。下面我们将讲解Word文档视图的使用。 视图的切换方法 1.在视图选项卡的文档视图组中点击相应按钮切换： 2.在状态栏中点击相应按钮来切换，（文档右下方） 3.有些视图还可通过快捷键切换： 如：页面视图切换快捷键：Ctrl+Alt+P 页面视图 ? 页面视图方式（默认方式）即直接按照用户设置的页面大小进行显示，在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。 ? 页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏、图形对象等。 ? 页面视图切换快捷键：Ctrl+Alt+P 阅读版式视图 阅读版式视图以图书的分栏样式显示Word文档，“文件”按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来，以便利用最大的空间来阅读或批注文档。 通过视图选项可完成指定操作。 视图选项 Web版式视图 Web板式视图，是比较接近网页视图的模式： 草稿 “草稿”视图取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式，以便快速地编辑文本。 注意哦，没有显示图片！ 大纲视图 ?“大纲”视图主要用于设置Word文档的显示标题的层级结构，并可以方便地折叠和展开各种层级的文档。 ?大纲视图能对长文档进行有效的编辑和管理，非常方便。 折叠或展开所选项目 显示层次 调整项目层次 Office高级应用 Word2010提高—— 文档的审阅与修订 文档的审阅与修订 和他人要发表的科技论文、书籍，一般是由两人或多人完成，然后还要有专家进行审阅，对有些内容还要有批注，最后还要快速对比、查看、合并、统一文档的多个修订版本。这时就要使用到Word修订文档，添加批注，审阅修订和批注的功能。 文档的审阅与修订 ?修订文档 ?为文档添加批注 ?审阅修订和批注 ?快速比较与合并文档 修订文档 在修订状态下修改文档时，Word将跟踪文档中所有内容的变化情况，同时会记录当前文档中修改、删除、插入的每一项内容，并都标记下来。 修订文档 ?开启修订状态 ?更改修订选项 ?设定修订的标记及状态 ?退出修订状态 开启修订状态 默认情况下，修订处于关闭状态，开启修订可点击“审阅”选项卡中“修订”选项组上的“修订”按钮，（或使用快捷键：Ctrl+Shift+E）当修订按钮处于黄色时，表示开启。 更改修订选项 当多人修订时，可通过不同颜色区分不同修订者的修订内容。操作如下： 点击修订按钮下方的三角形箭头，在打开的命令菜单中选择“修订选项”命令，在弹出的修订选项对话框中即可设定。 设定修订的标记及状态 更改修订者的名称： 设定修订的标记及状态 设置修订状态，单击修订按钮旁边的下三角箭头，选择一种修订查看方式： 设置显示标记，单击修订按钮旁 边的“显示标记”命令,选择所需要 的方式。如右图所示： 退出修订状态 点击“修订”按钮，使其弹起黄色消失即可： 文档添加批注 在多人审阅同一文档时，可能需要彼此之间对文档内容的变更情况作一个解释，或向文档作者询问问题，这时就可在文档中插入批注。批注是注释信息，并不对文档进行改动。 文档添加批注 ?添加批注 ?删除批注 ?显示审阅者 添加批注 在“审阅”选项卡中单击“新建批注”按钮，然后在批注框中输入信息即可（可以插入音频或视频）。 删除批注 1.选中批注后，点右键选中“删除批注”命令。 2.选中批注后，在“审阅”选项卡中的“批注”组点击“删除”。 显示审阅者 当文档被多人修订或审批后，可选择指定的审阅者。点击“审阅”选项卡中“修订”组中的“显示标记”，点击“审阅者”，然后选择所需要的审阅者即可： 审阅修订和批注 文档内容修订完后，作者需对文档的修订和批注情况进行最后审阅，并确定出最终的文档版本。 审阅修订和批注 ?逐条审阅（接受或不接受修订） ?全部接受或全部不接受 逐条审阅（接受或不接受修订） 1.定位到文档中的批注内容，可以通过“上