麦肯锡-金佰利亚太精益运营项目_进阶课程-5-Managing Meetings-2013.pptx

NorthAsiaWave#4LeanTransformation

LCASoft-skillWorkshopManagingMeetings会议管理CONFIDENTIALANDPROPRIETARYAnyuseofthismaterialwithoutspecificpermissionofMcKinseyCompanyisstrictlyprohibited

1今天的目的介紹有效的會議運營之必要性與原則以組(Group)的力學關係為基礎所準備以及進行會議時,對於執行個人有效角色之了解.為了有效的主導與運營組討論/會議之工具與方法論的學習尋找到目前執行工作時所面臨或之後可面臨的狀況之問題解決方法.

2對於會議方式不管是誰都抒發不滿.DeathbyMeeting“每一次開會時,開了好幾個小時,但是沒有得到什麼”“開會時,若有高階主管參加,整個會議上,沒有一個人開口!”“不想工作的時候,那就去參加會議吧!”“如果會議少一點‘就可以做更多所謂’…真正的工作”“每當開會時,總是拖拖拉拉的…”“每次開會時,會反覆同樣的議題,沒有一個人會採取措施……”資料:DeathbyMeeting

3目次準備會議架構深度的會議步驟對應障礙狀況角色扮演(Roleplay)

4為了使參加會議者積極的參與和得到會議結果所需的步驟是什麼?為了達到會議的目的,由誰來做什麼事?Goals(目標)藉由會議,想達到的是什麼?準備會議之架構規劃會議與準備時,要考慮的整體目標(Overarchinggoal)是什麼?Processes(步驟)Roles(角色)Leadershipmindset領導力的心態附與動機,使組織成員能夠採取行動從高階主管的角度去接近問題預先想一下,開會時可能討論的問題?積極的主導步驟為了準備與進行會議積極的利用公司內外的知識

5有關目標的考慮事項Goals(目標)Roles(角色)Processes(步驟)Leadershipmind要素可能問的問題會議的結果技術轉移(Skilltransfer)與主要利害關係者的建立與維持關係需要一定開會嗎?考慮到給予的時間與主題時,所期待的結果是什麼?進行會議時,應用Bestpractice,技術轉移的方案是什麼?會議參席者中,本人,組,組織內其他成員的重要利害關係者是誰?藉由會議,如何改善各關係?資料:Mckinsey

6有關角色的考慮事項Goals(目標)Roles(角色)Processes(步驟)Leadershipmind要素主持人/領導者決策者參席者/貢獻內容者達成共識者書記時間管理者會議參席者名單適當嗎?各參席者在會議上,可做如何的貢獻?分配各參席者什麼樣的角色?事先要設立的角色是什麼?需要明確分擔角色的部分是什麼?角色是如何重復?各參席者依照角色,要準備什麼事項?(例,準備資料,指導-coaching)我以會議主導者.如何幫忙參席者的準備?資料:Mckinsey可能問的問題

7會議內角色概要資料:Mckinsey主持人引導,監控與進行整個會議的步驟監控會議的氣氛參席者提出意見找出與糾明idea相互督勵記錄者記錄發言和主持人一起確認整合決策者推行判斷與決策整合意見達成共識者提出意見支援主持人/領導者鼓勵參與

8有關步驟的考慮事項Goals(目標)Roles(角色)Processes(步驟)Leadershipmind要素可能問的問題確保目的間之均衡樹立試金石(成果,基本規則,議題)基於課題與維持技能間的均衡,最好事前準備為了得出教訓的聽取為了達到目的會議前可以準備的事項是什麼?會議的步驟是鼓勵參與嗎?使所有人能貢獻於會議,步驟是有彈性嗎?我要何時提出意見?我要主張我的意見嗎?鼓勵問題解決與達成共識的是什麼?如果有人妨礙執行會議,要怎麼辦?不參與的話?會議中角色變更時,要怎麼辦?資料:Mckinsey

9Checkin/checkout內容目的組(team)內利用方案執行方法Tip與要領資料:Mckinsey在適當的時候,組內各參席者把自己的感情用一個詞彙或一句話表現使參席者能夠把自己內心的想法,擔心,憂慮的事項能表現出來.參席者可以了解其他參席者的想法或立場時,在組(team)內的相互作用是可以順利的.在所有組(team)會議上可以使用.–在會議的開始,結束,討論沒能正確的進行時,可以使用可以以很多型態變形,最簡單的方法是使所有的參席者每一名照順序把自己的感情／氣氛用一個詞彙或一句簡單的表現出來身為主持人做好首先做的準備並營造很多次的會議氣氛依照Group的不同，反應可以是完全相反．（非常喜歡，或不喜歡），但，