GJB9001C记录控制程序.docVIP

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记录控制程序

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目的

对记录进行控制和管理，为保证产品质量符合规定要求，体系有效运行以及产品、相关

活动或服务的可追溯性及采取纠正、预防和改进措施提供依据。

适用范围

适用于质量管理体系运行记录及质量活动记录的控制和管理。

3职责

3.1品质部负责编写“质量记录清单”，备案各类记录和样本。

3.2各部门对所负责的记录进行标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置等工作。

3.3品质部档案室负责保管超过二年的记录。

4程序

4.1记录的范围

4.1.1与管理有关的质量记录，如：管理评审记录、文件控制记录等。

4.1.2与资源有关的质量记录，如：培训记录、设备保养记录、实验室温湿度检查记录等。

4.1.3与产品实现有关的质量记录，如：合同评审记录、采购记录、设计开发任务书、原辅材料明细表、技术鉴定报告、首件目录、首件鉴定报告等。

4.1.4与分析、测量、改进有关的质量记录，如：检验记录、纠正措施、预防措施等。（包括本公司要求供方产生并提交的记录。如：供应商的出厂检验报告等。）

4.2记录的形式及要求

4.2.1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告等，可以是纸质或电子文档。

4.2.2记录的样式及内容要求一般在相应的体系文件中规定。包括本公司要求供方产生并提交的记录。

4.2.3填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签名齐全，提供的数据要准确，不得后补和伪造，不得随意涂改，如发现数据填写错误，要采用“划改”的方式进行更正，并签名或盖章、注上日期。记录应按设置的项目逐项填写，不得有缺少项。某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。

4.2.4产品实现过程记录应尽可能是定量的或可进行等级差别评价的，能清楚地证明产品满足规定要求的程度。

4.3记录的收集、归档、标识和检索

4.3.1各部门应及时收集、汇总各类记录，按“质量记录清单”的要求保存。应保持顺序号或日期、页码的连续性以便于查阅。

4.3.2各部门将二年以上的记录进行装订，做好标识，送交品质部档案室保管。

4.4记录的保存和销毁

4.4.1品质部编写“质量记录清单”，包括记录名称、编号（包括版本）、保管部门、保存期限等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的样本。

4.4.2各部门按照“质量记录清单”的期限要求保存记录。

4.4.3记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意防火、防虫鼠、防潮等。

4.4.4对于过期的记录经总经理同意后由品质部负责处置。

4.4.5质量记录编号和版本号按“文件控制程序”的规定实施。

4.4.6质量记录保存期限的确定：

质量管理体系运行记录在认证有效期内保存。保存期限4年。

产品记录军品在产品寿命周期内保持，民品在质保承诺期内保持。

部分反映公司经营历史、能力和业绩或对今后工作有参考价值的记录文件，如：一些有特殊技术要求的产品生产方案等，这类记录在公司不改变现有经营范围的情况下可以永久保存。

对于清单、台帐、一览表类记录，需要根据实际情况动态更新，保存有效版。

法律法规或顾客对记录的保存期限有特殊要求的，按要求执行。

4.5记录的查阅、借阅

4.5.1经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录。

4.5.2如合同中有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅。

4.6记录样式的批准、更改及发放

各类记录样式由各使用部门负责设计，记录样式及相应的“文件更改单”由各部门负责人批准，记录样式的批准采取背面签名的方式。经批准的更改后的记录样式及批准后的“文件更改单”均交到品质部，品质部对“质量记录清单”及时进行相应修改。

4.7外来记录的控制：外来记录（如供应商提供的原材料出厂检验报告，计量检定报告等）由相关部门保存。

4.8对于需要由采购供方提供的材质证明书以及外包供方提供的出厂检验报告单、特殊过程监控记录等，由采购部在外包过程或采购产品协议中作出要求，供方按供货批次随产品提交相关的材质证明书或出厂检验报告单、特殊过程监控记录等记录，由研发部在进货检验时进行核对验证，并按批次进行收集、归档和保管。

5相关文件

文件控制程序

6记录

质量记录清单

文件更改单

文件修订履历

日期

章、页

内容

发布

编号

批准