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资料档案排列存放方法技巧
资料档案排列存放方法技巧
(一)档案装具的排放要求
整齐一致,横竖成行。如果箱、架、柜,大小式样不同则应适当分类,尽可能做到整齐划一。
避光通风。有窗库房,档案装具排列应与窗户垂直,以避免阳光直射;无窗库房,档案装具纵横均可,但应注意不能有碍通风。
充分合理利用空间。架(柜)之间的主要过道宽度一般1米至
1.2米,一般过道宽度0.8米左右为宜。所有装具均不应紧靠墙壁。
为了便于对库房内档案的管理和迅速存取,所有装具应按某一排列走向和顺序依次编列号(排号)、栏架号、格层号(箱号),其号码一律采用阿拉伯数字。编号原则是:自档案库(室)门口起从左至右编箱、架、柜号,每个架(柜)的栏也从左向右编号,每栏的格自上而下编号(如果没有栏,则自上而下编格号)。
(二)档案存放方式
存放方式有竖放、平放、卷放和折叠四种。1.竖放保管
竖放是目前采用比较广泛的一种方式,其优点是检取和存放案卷比较方便。装订成卷(册)、盒装档案和照片档案,一般应采用竖放方式。
平放保管
平放虽然取放不太方便,但对保护档案有利,适用珍贵档案和不宜竖放的档案,如底图,它是用油蜡等物浸透过的,经过晒图机的高温影响,其机械强度和耐久性均有所下降,容易脆裂破碎,为延
长其寿命和使底图在复制蓝图时准确、清晰,应采取平放或卷放(适用于特大幅面的底图)的存放方法,底图严禁折叠,因为折叠会使底图出现折痕,影响其寿命。
卷放保管
卷放就是将档案以张(件)或套(卷)为单位,按照分类排列次序,卷成圆筒,放进特制的纸质、金属筒内或柜箱中,卷放适用于大幅面的题词、字画、底图等。
折叠保管
折叠保管就是将一些纸质较好、机械强度较高、幅面较宽的.图纸档案按A4图纸幅面大小为标准折叠(装订或不装订),放进卷盒、夹内或柜中。例如蓝图,蓝图一般采用优质纸张,机械强度较好,可以折叠保管。蓝图折叠一般要以A4图纸幅面大小为标准,左边留出装订线,向图纸正面叠成手风琴式。折叠后的图标标题栏要露放在右下角,以便查阅。由于图纸折叠的关系,每个卷的右边较厚,左边较薄,装订时要加进一些厚纸衬,以保持案卷的平整美观,规格一致。如果案卷不装订,折叠时不必留装订线,图纸折叠后便可直接放进卷盒或夹内。
(三)档案排列方法
档案一般是按全宗进行系统排架。全宗排列方法有两种:一是按全宗顺序号排列,这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便;二是全宗分类排列法,这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。
对于特殊载体的档案,可根据档案制成材料的不同,将纸质档案和其他特殊载体档案(如照片、录音、录像等)分库存放、排列或排架。在同一种载体内,通常按全宗排架,即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待,并在全宗末尾放置参见卡片,指明存放地点,以保持应有的联系。
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