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商务会议接待方案

方案一：商务会议接待方案

接待前准备：

1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落

实接站车辆车次，接站人员。

2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，

旅游景点，旅游途中就餐点。

一、会议概况：

（一）会议时间：20xx-1-10至20xx-1-12

（二）会议地点：柳州饭店

地址：柳州饭店

电话：xxxxxxxxxx

联系人：贾xx

（三）参加会议人员:总公司代表分公司各部门负责人，

二、活动日程（见日程安排表）

三、工作分工

成立会议筹备领导小组

组长：贾xx

副组长：胡xx

领导小组下设办公室，负责人xxx，具体负责整个会议期间的各项工作。

成员单位：分公司人事部公关部

办公室下设材料组、会务组。

（一）材料组

负责人：韦xx

成员：秘书处有关人员

职责：

1.领导讲话、主持稿、论文集

2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录

3.会议须知、日程表

4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表

5.制做文件袋、配记事本、笔、相册

6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签

7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆

（二）会务组

负责人：欧xx

成员：总务处有关人员

职责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、

食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。

1.车辆

负责人：胡xx

（1）会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于

会务。

（2）各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

（3）车辆市内用油由各出车单位自行解决。

（4）联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。

2.接站

负责人：毛xx

1月10日，各代表团报到当天，对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接；对乘火

车来的代表，派车到车站迎接（由责任单位自制接站牌）。

具体分工：负责人自行安排

3.纪念品

负责人：贾xx

（1）准备给白纪念品10份，以表感谢。

4.住宿

负责人：贾xx

（1）住宿。会议代表统一住柳州饭店。总代表安排单独住一标准间，其它代表2个人

住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。

（2）宴请。10日各代表团报到后，在饭店举行欢迎晚宴，拟请×座陪（摆牌）。

（3）要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅；会议室挂会标，摆放

鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。

5.参观、娱乐活动

（1）游览。

责任人：麦xx

负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。

要求：游览长负责培训3男3女既6名随车导游（拟从秘书部内挑选）。

（2）8月11日晚，举办联欢晚会。

责任人：韦xx

负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代

表团参与的演出计划。

6.宣传报道

责任人：麦xx

（1）负责会议摄、录像工作。

（2）派摄影、录像记者各1人，全程跟踪服务（迎接、会议、游览）。

（3）将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。

7.医疗保障

责任人：欧xx

门诊部派1名医生全程保障。备有关药品和紧急医疗器械。

会活动日程安排

表格略

方案二：商务谈判会议接待方案

为了安排好美国达贝尔公司的代表来上海与本公司洽谈合资设厂事项的工作和各事项，

顺利进行谈判工作，特制定以下接待方案：

一、接待时间：20xx年10月27—29日

二、接待地点

接机地点：上海虹桥机场

接待酒店：上海洋洋显达度假酒店

地址：上海新客站地区上海市交通路2779号(富平路99号)

参观地点：中国上海迅通电梯有限公司生产基地

上海世博园

上海外滩夜景

三、接待对象：美国达贝尔公司谈判代表以及陪同人员

四、接待负责人员

总负责：xxx（负责整个行程的指挥和协调工作）

接待组：xxx（翻译人员，礼仪小姐，解说员，接待员）

秘书组：xxx（负责接待和谈判会议的相关文件起草文件资料）

后勤组：xxx（负责行程和会议谈判的酒店安排，会场布置和保安等相关工作）谈判

组：xxx（主谈，决策