档案管理制度.docx

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公司名称： **投资（集团）有限公司

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〔2013〕第00号

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档案管理制度

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2013/00/00

档案管理制度

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一、档案的收集、归档

（一）收集、归档范围：

《企业文件材料归档范围》（附件一）中所规定的文件材料。

（二）收集、归档要求：

1、收集、归档的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。

2、已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易褪色的文件应予复制。禁止色带打印、墨水打印材料归档。

3、归档文件要按标准（A4幅面）折叠取齐，每份文件必须齐全完整。

4、归档部门必须填写移交清单一式两份，移交方和档案管理员共同查对清楚后，在清单上签字，双方各保存一份备查。

5、不同年度的文件一般不得放在一起立件，跨年度的请示与批复，可放在复文年立件；未作批复的，放在请示年立件；跨年度的计划，放在计划期的第一年立件；跨年度的总结，放在总结期的最后一年立件：跨年度的会议文件，放在会议结束年立件。

6、文件材料应按下述要求进行排列：批复在前，请示在后：正文在前，附件在后；正文在前，底稿在后。

7、归档文件应逐件编号，在文件首页左上角空白位置加盖归档章并填写相关内容；归档文件目录设置全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。为保证归档数据的安全，应及时做好数据备份工作。

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8、归档的每一份文件均应填写归档文件目录，目录要求电脑打印，一式两份，一份放文件所存的档案盒内，另一份合并装订成检索目录，作检索用。

9、文件材料使用不锈钢订书针装订，对破损的张页应进行托裱，宽大的张页应折叠整齐。

10、不符合归档要求的档案材料，档案室将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。

（三）收集、归档时间：

1、文书档案：重要文件、收文要在1个星期内移交档案室；普通文件，如公司下发的通知等，需要在次年的1月底前移交档案室。

2、基建档案：一般的项目完工3个月内移交全部档案资料，最迟不能超过

6个月；跨年度的大项目，可分阶段（前期准备、设计、施工、监理、竣工验收等）移交归档。

3、设备档案：即时归档。

4、会计档案：当年会计档案，由财务部自行整理，在财务部门保管一年后，移交档案室。

5、人事档案：转正之后或离职员工的人事材料每月末移交档案室。

（四）任何个人都不得以任何理由拒绝向档案室归档移交对公司有价值的档案材料。

二、档案的借阅、利用及必威体育官网网址

1、档案室除编制由案卷目录外，应根据利用的需要，编制全引目录，专题文件目录等检索工具，主动提供利用。

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2、档案利用者借阅、利用有密级的档案，应经领导批准【借阅、利用申请单、档案利用审批权限表（附件三）】；借阅、利用一般档案，由档案管理员受理，先办理借阅登记，方可借阅与本职工作有关的档案资料。查阅、利用档案后，应认真填写利用信息反馈并认真检查档案，无问题后销帐放回原处，发现问题及时提出并解决。

3、财务档案只限于有关领导和财务相关人员查阅。

4、无副本的档案只限在资料室查阅，不得借出，确因工作需要的，须经公司主管领导批准方可借出。

5、档案借阅时间不得超过一周（超过一周要提前告知档案管理员）。

6、档案借阅者应妥善保管、爱护档案，不得删改、涂污、勾画、加注、拆散、损坏，不得转借他人。

7、因公外出需携带档案时，须经公司主管领导批准，密级档案要严格执行有关必威体育官网网址规定。

8、经公司主管领导批准后，公司外部人员可持单位介绍信，在公司资料室查阅档案，不得借出或复制；特殊情况需借出档案的，须由公司主管领导批准后，由我公司相关部门工作人员办理借阅手续，负责档案安全，并及时催还。

9、凡借出档案发生遗失或损坏时，应立即报告档案室，采取弥补措施，对所产生的后果由借阅人员负责。

10、凡利用档案解决的重大问题或取得一定经济效益、社会效益的事例，应及时反馈给档案管理员，并在借阅登记上做好记录。

11、档案利用者不向无关人员谈及向社会上扩散档案机密内容，违者依法

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