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总承包工程建设项目档案管理规定（试行）

1总则

1.1为做好总承包工程建设项目（以下简称总包项目）过程

文件和竣工资料的收集、整理、编制及归档工作，确保总包

项目档案资料的完整、准确、安全、有效，结合我公司具体

情况，特制定本规定。

1.2本办法适用于总包项目档案管理工作。

1.3总包项目档案是本单位在项目总包过程中即投标、招

标、勘察、设计、施工、调试、设备采购、监理及竣工验收

等过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算、声像等以及

其他形式与载体的文件材料。

2总包项目档案的管理

2.1总包项目档案实行集中统一管理，档案部门负责监督、

检查和指导总包项目的档案收集整理工作。各总包项目档案

应在项目竣工验收后两个月，向我公司档案部门移交。

2.2如遇特殊情况不能及时进行竣工验收的总包项目，应在

设计、施工完成后两个月，向我公司档案部门先行移交设计、

施工过程中形成的文件资料，竣工验收合格后交齐全部竣工

资料。

2.3总包项目的档案工作要与项目建设进程同步，纳入项目

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建设管理程序。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的

收集、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的

验收和归档工作。

3项目档案收集人员职责

3.1总包工程立项，在确定项目经理后，必须明确一位项目

负责人分管档案工作，并建立与总包档案工作任务相适应的

管理机构，指定一名专业技术人员作为项目秘书负责总包项

目全过程的文件收集、整理工作。

3.2总包项目档案负责人负责监督、指导、检查本项目全过

程文件的收集、整理、归档工作；并负责收集、汇总各分包

单位形成的工程档案。

3.3项目秘书负责（根据项目规模大小，参考总包项目文件

归档围）编制项目文件归档清单，一式两份，双方签字，交

档案科备案，作为项目竣工后归档文件的验收凭证，同时做

好总包项目过程文件的收集、整理、归档工作。

3.4建立项目经理档案收集责任制,签订责任书。

4文件的收集要求

4.1与总包项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的

各种载体的文件，应收集齐全。详见《附表4.1总承包项

目文件归档围》。

4.2收集的文件必须合理有效，字迹清楚，图样清晰，图表

整洁，签字手续完备。

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4.3需永久、长期保存的文件不应用易退色的书写材料（红

色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

4.4复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像应清晰和着

色牢固。

4.5声像文件材料应保证载体的有效性。并应全面反映项目

开工、竣工、隐蔽工程验收以及上级领导到现场视察、指导

工作等容。

4.6长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

5文件的整理与归档

5.1应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的有机联

系，应根据文件的性质、容分别按年度、项目和单项或单位

工程进行整理，便于档案的保管和利用。

5.2总包工程由多个单位分包组成时，工程文件应按单位工

程组件。

5.3每件（册）文件不宜过厚，一般不超过40mm。

5.4不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

5.5声像材料整理时应附文字说明，照片档案必须对每进行

著录，即注明项目、事由、时间、地点、人物（照片上如果

有领导人，则要注明领导人的姓名和职务）、作者等容。每

一总包项目照片档案至少归档20。

5.6件文件的排列：一件有数份文件组成的，应编制件目录，

包括序号、名称、起始页，最后一份填写起始和终止页号。

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件目录：

目录

1、XXXXXX………………1

2．XXXXXX………………X

…

…

…

n．XXXXXX……………………