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技工学校程序文件

赣州高级技工学校

程序文件汇编目录

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文件编号:GJ/PD423.01现行版本:I修订状态:0

文件控制程序

编制:审核:审批:

生效日期:2003年4月30日

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赣州高级技工学校

通过对质量管理体系有关文件(包括适当范围的外来文件，如国家、省市、

行业管理的法律、法规、标准等)的控制管理，确保其有严格地分类编号、制定、审核、批准、发放管理、有效性控制、保管和更改的规定，使本校的各项工作依据正确的文件进行。

2适用范围

本程序适用于本校所有质量管理体系文件的管理与控制。

3引用文件

3.1《质量手册》第4.2.3章“文件控制”

3.2GB/T19001:2000标准

5职责

5.1管理者代表是文件控制的主管人，负责检查和监督要素的执行。

5.2ISO办负责文件和资料的收集、分类编号、整理、存档、保管、发放及与管

理和控制有关的其他工作。

5.3ISO办是质量体系文件的主管部门，负责组织本校质量手册、程序文件及工

作文件的编写、出版和更改。

5.4文件持有部门或持有人负责本部门使用文件和资料的管理。

6工作程序(对应《质量手册》第4.2.3章)

6.1文件的制定、审核、批准。

6.2.1本校所有的已审批的质量管理体系文件正本均应交与ISO办管理。

6.2.2ISO办负责将收到的质量管理体系文件按如下方式分类、编号。

(1)质量手册

版本号

表示质量手册

本校拼音缩写

(2)程序文件/PD.

该过程程序文件序号

过程序号(要素号)

表示程序文件

本校拼音缩写

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(3)工作文件

该程序中工作文件序号

过程序号

表示工作文件

本校拼音缩写

注:工作文件类别按下列规定责任部门的拼音缩写:

JW—总务处;ZW—教务处;BG—办公室;CW—财务部;

ZSJY—招生就业处;PXJD—培训鉴定中心。

(4)质量记录表格/RD.-

该程序中质量记录序号(流水号)

该过程中程序序号(分文件号)

过程序号

质量记录

本校拼音缩写

(5)外来文件外来文件序号

表示外来文件

本校拼音缩写

6.3文件的发放

6.3.1质量管理体系文件分为受控版本、非受控版本，受控版本在本校

内部使用，

非受控版本一般是为某种需要提供给本校以外的人员使用。

6.3.2凡上级主管部门的正式文件及以本校名义下发的正式文件，统一由办公

室负责发放，其它资料及部门文件由文件编写部门负责发放。

6.3.3文件发放范围、名单由文件编写部门提出，并经文件批准人审定，以保

证对质量体系有效运行起作用的各个场所都能得到相应文件的有效版本。

6.3.4文件分发采用以下办法:

1)文件发放部门将文件按发放范围分发到相关的部门、由文件发放部门的文件管理员和领取人填写《收(发)文件登记表》》。

2)各有关部门领取文件后，应填写《收(发)文件登记表》。

6.3.5受控文件应注有不同的分发登记号，以便于追溯。文件领取人必须在注

有分发登记号的发放记录上签名。

6.3.6当需要使用文件的人员未领到文件时，应到所需文件发放部门办理借阅

手续，严禁借用他人的文件擅自复印。

6.3.7受控文件的复印件必须经文件发放部门同意并加盖公章才有效，否则无

效并收回销毁，并填写《文件销毁登记表》。

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6.3.8各生产班组使用文件由办公室负责发放。

6.3.9当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，可到该文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，并填写《文件补发申请单》。新文件的分发号仍用回原文件的分发号，文件发放部门的文件管理人员应将破损文件销毁。

6.3.10当文件使用人将文件丢失后，可到该文件发放部门办理申请补领手续，补

发文件采用新的分发号，并注明丢失的文件的分发号作废，防止误用，并填写《文件补发登记表》。

6.4质量管理体系文件的保管

6.4.l文件编写并审核批准后，将原版文件交由ISO办统一归档，办公室文件资

料员填写“文件归档记录”。

6.4.2ISO办必须建立“质量体系文件清单”，以便于控制和查阅。

6.4.3需借阅文件的人员，应填写《文件查、借阅记录表》，经办负责人批准方

可借阅。借阅者应在指定日期归还。原版文件一律不外借，防止丢失或损坏。如需复印，按本程序的6.3.7条款执行。

6.4.4文件管理人员在每次内部质量审核时，应全面核查各使用者手中的文件是

否是有效版本，发现问题及时处理，并填写《文件更改通知单》。

6.5质量管理体系文件的有效性控制

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