某公司档案管理办法.doc

.

.

精品

精品

.

精品

某公司档案管理办法

第一章总则

第一条为规范公司档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，并结合公司实际情况，制定本办法。

第二条公司档案是指公司各部门在经营管理中形成的，具有查考利用价值和原始凭证作用、并经过系统整理的各种不同形式的历史记录。

第三条档案工作坚持集中统一管理的原则。公司授权综合管理部指定专人负责公司历年档案的保管与利用；各部门指定专人负责本部门当年文件材料的收集、整理、立卷、归档、保管和利用。部门总经理对本部门档案管理工作负有直接领导责任，综合管理部对公司档案管理工作负有监督和指导责任。

第二章归档范围及分类

第四条公司各种具有保存价值的文件材料（包括电子文档）、技术软件、音像制品等均属归档范围。

其中，文件包括：公司战略规划、工作计划、技术资料、人事资料、内部管理制度、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第五条档案按其内容及关联部门可分为四类：管理类、会计类、业务类、研究类。

档案分类

档案细分

管理类

文书档案

（公司发文、请示报告、总部批复、各类通知、商务函件、传真、会议纪要、工作总结等）

人力资源管理档案

（与人事管理相关的制度与办法、人事档案、薪资档案、劳动合同、考核结果等）

.

.

精品

精品

.

精品

会计类

会计凭证、账簿、财务报告、业务合同正本及其他

业务类

企业情况介绍、财务报表、项目可行性报告、立项文件、审批文件、融资建议书及分析报告、融资工作计划书、分立改制重组方案、财务顾问合同、会谈纪要、备忘录、往来传真、项目情况总结、部门刊物及其他等

业务类

评级或评估企业的情况、财务报表及经营情况、企业营业执照复印件、评级、评估报告、协议、会计师事务所审核情况、信用评定记录、信用等级证书复印件及签发单、会议纪要、部门刊物等

研究类

专题研究、分析报告、研究月刊、网络信息管理等

第三章文件的收集、整理与归档

第六条归档文件的收集

各部门人员要积极配合档案管理员的工作。所有的文件材料采取“谁产生谁负责收集”的原则，所有员工有责任将本职工作中办理完毕的、符合归档要求的文件材料收集整理齐全，列明清单后交部门档案管理员；由档案管理员按归档文件的整理原则进行整理归档，并将所有符合归档要求的电子档案上传到公司办公网→公共文件柜→各部门文件柜，并备份纸制清单存查。

第七条归档文件的整理

整理原则：遵循归档文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。

整理要求：认真审核归档文件材料的真实性和完整性；对已破损的文件应予修整；字迹模糊或褪变的文件材料应予复印，且复印件附于原件后一并归档。

第八条管理类档案的归档

管理类档案：按文件的种类分别立卷。对同一年度、同一类别的文件立卷，一般按照文件材料形成时间的先后顺序，正本在前、定稿在后进行排序，如有与该文件有密切联系的相关材料应依次排列在后。

会计类档案：按国家有关会计档案管理办法执行。由财务人员按归档要求整理归档。

.

.

精品

精品

.

精品

第九条业务类档案的归档

办理债务融资、项目融资、企业改制、重组、兼并收购、不良资产处置等财务顾问业务过程中形成的文件材料，按单个项目组卷，一项一卷或数卷，卷内文件按结论性报告在前，其它文件按时间顺序依次排列在后。

第十条研究类档案的归档

一般按专题组卷，一专题一卷或数卷。专题内文件按结论性文件在前，其它文件按时间顺序依次排列在后。

第十一条编目

编写页码：卷内文件排序后，用阿拉伯数字在文件右下角按顺序编写页码。双面印刷的作为两页编写页号，翻面的页号编写在左下角。

填写卷内目录：序号——卷内文件的顺序号；文件名称——文件的标题；文号——归档文件的发文号（没文号的文件不填）；发文时间——文件的形成时间；页数——归档文件所在的页码；备注——注释文件需说明的情况。

装盒：将整理好的归档文件按一盒一卷或一盒数卷装入档案盒，并填写档案盒封面、盒背及备考表等项目。档案盒封面填写案卷标题；盒背填写档号、档案年度、档案保存期限及卷内文件件数，其中档号是指档案排列顺序号，它由二部分组成即“档案形成部门名称前两个字的拼音缩写”＋“档案顺序号”，例如，综合管理部1号档案可用ZH1表示，若同一项目的文件材料需装多个档案盒的可编小号，如ZHX-1ZHX-2ZHX-3……。备考表一般置于盒内文件之后，包括：盒内文件说明——文件需说明的情况，如文件的缺损、修改等需要说明的问题；整理人——负责整理卷内归档文件人员姓名；日期——归档文件整理完毕日期。

编写案卷目录：档号——每卷档案的顺序号；名称——案卷的标题；时间——卷内文件的起止时间；页数——卷内文件的起止页码；柜号——档案存放具体柜子的编