文件与文件管理基础课件.pptVIP

《电子文件管理》主讲：刘劲宇华南师范大学政治与行政学院

第一讲文件与文件管理的基本问题n“文件”发展简史n文件：概念、作用与文件体系n传统文件管理中的常见问题

课程导入：n“文件”与“文件管理”与哪些学科相关联？相关性如何？n我们以往所学习课程的内容，如何运用于这门课程的学习？

一、“文件”的发展历程n产生的根源：管理的视角n发展简史：从石刻到电子化n现代意义上的文件

（一）文件的缘起?产生的根源：社会管理的需要n生产力发展：技术条件改善n管理的范围和对象的变化了：从氏族到国家n经济活动和社会生活的内容增多

（二）“文件”的发展历程n原始材料的直接利用阶段：直接在岩石、甲骨等上刻字n原始材料的粗加工阶段：器皿—竹简—绢帛n纸质文件阶段：较复杂的加工工艺，轻便又廉价n电子文件阶段：以磁介质和光介质作为存贮工具的一种存贮方式

泥版简牍甲骨缣帛石刻

近现代的“文件”及其载体

原始社会夏商时期西周时期阶段线索管理制度孕育期管理制度萌芽期管理制度产生期向成熟阶段发口头意见、决定、通知、报告、请示的使用少量的书面“王命”、报告出现和使用口头意见、重要文种线索决定、通知、报告、请示的使用展次要文种线索脑记、结绳、刻木记事等甲骨刻辞、铭词等会议、户籍、奴籍等记录性杂体性文件

示例1：卜辞中的“文件格式”n前辞n命辞n占辞n验辞特点：以记录事情为主，更类似“档案”

示例2：西周竹简中的“行文规则”n周王的“王命”：下行文n各诸侯国的“奏书”：上行文n诸侯之间的“盟书”：平行文n各种文件有“正副本”分别保管特点：文件的形式、内容、使用等方面逐渐完善，并与普通文字材料相分离

春秋战国至秦代汉代至宋元代明清时代向高级阶段发展管理制度确立期管理制度完善期管理制度成熟期从中央到一文一事、明《行移署地方，建拟制誊写、押体式》、立起文书用印签押、《行移来往工作组织编号封装、事例》机构收发登记、催办制度等

高级阶段：出现电子文件?电子计算机及其周遍设备，大幅提高文件处理效率n单机版：办公软件，进一步规范了文件格式，也减轻了排版工作强度n局域网：管理信息系统，为大量存储与检索利用提供了便利n广域网：网站系统，实现了文件的广泛而便捷的传播

小结：考察“文件发展”三个维度n作用：国家统治者（组织管理者）的工具n格式：规范性、权威性的体现n载体：特定的载体，加强其“权威性”及其效能

二、文件的概念、作用与“文件系统”n文件的概念，学科领域间的比较n文件的作用，一般作用与国家管理领域n“文件系统”，机理、意义及其一般过程

（一）文件的概念n一般认识领域中的“文件”n学科领域间的比较：公文、计算科学等

1.一般认识领域中的“文件”?《现代汉语词典》（2006年版）n公文、信件等n有关政治理论、时事政策、学术研究等方面的文章n计算机系统中信息存储的基本单元，是关于某个主题的信息的集合（计算科学）

2.“文件学”领域?周振华.《文件学》扬州:广陵书社2007:2n一般是指由法定组织依法制发的，用来处理各种公务，如传布政令、颁布法律法规、提出工作意见、对外交往以及报告请示、商洽事务、记载公务活动等，n具有特定格式并要求行为客体具体处理实施的书面文字材料。

3.档案管理——信息技术条件下的文件n国际档案理事会，《电子文件管理指南》1997n文件：由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生和接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、上下文和结构所构成，而不管记录的形式或载体。

4.国家标准?《办公自动化电子文件归档与电子档案管理方法（征求意见稿）》n文件：国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录及相关软件，运行环境说明等数据。

小结：n狭义的文件：主体范围较窄，有特定格式，受规制性较强，通常指公文n广义的文件：与组织或个人活动相关的文档，能够以多种方式读取，规范性不强

（二）文件的一般作用n表意：把人的思想、语言，把公务活动中的情况内容等转换为文字表达。n传导：通过文字表意，在通过一定载体有效表达，再传递出去。n凭证：处理工作的依据，执行中和归档后都可以提供备查。

国家管理中文件的作用n纲领性文件：用总纲的形式颁布政党和国家总的路线和方针n专题类文件：如反映政治、经济、文化、科技等领域内工作情况等n日常工作文件：从“执行”的角度来落实工作

示例3，n党的17大提出某观点n国务院XXX文件，对该点予以了进一步阐述nXX部，出台文件要求贯彻执行，提出具体的要点nX省X厅，转发该文件，或做一定补充nX单位，依据该文件，进行了X活动、建设X项目

（三）