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文檔管理SHZBG人力資源處劉青玉NOTES:HZLH-HRM-Liu.QY

目錄一.起源與發展二.相關概念三.文檔管理的作用/原則/任務/要求四.文檔形式及文件分類五.文件的生傳遞及管理六.文檔管理與5S七.文檔管理安全與注意事項

起源與發展w起源與發展1.根據現有史料，“檔案”一詞，最早見於清代。現存清代檔案康熙十九年（1680年）的《起居注》中出現了“檔案”一詞。有關它的文字表達最早見於楊賓所著的《柳邊記略》。2.從古老的石刻、泥板、紙草、甲骨等檔案，到紙質檔案的産生，再到近現代照片、影片、錄音、錄影、機讀多媒體等檔案形式的出現，構成了豐富多彩的檔案財富。

起源與發展3.當今美國數位檔案館的核心技術EADDTD技術EAD是基於《通用檔案著錄國際標準》（ISAD（G））之上的一部檔案著錄交流標準。它是以標準通用標記語言（SGML）和擴展標記語言（XML）文獻類型定義（DTD）的形式存在的。4.發展到今天技術性強，它研究現代技術在檔案管理中的應用，解決檔案保護技術現代化、檔案管理自動化、檔案複製縮微化、檔案資訊傳遞網路化等問題。

相關概念1.文件法定機關或組織按一定的形式經過一定處理程序而形成的書面文字資料。2.檔案組織在運作過程中形成的具有考利用價的歸檔集中保存起來的文件資料。3.資料與文檔管理是指用自然語言或形式化語言所編寫制作的文字資料或圖表音頻或視頻文檔管理即對文件檔案的管理。

文檔管理的作用1.法令的依據有利於隨時相關法令或的規制度、會議決定,為公司工作事務辦理找到可靠的依據。2.工作的參考使工作人員在工作中準確、全面、客觀地了解企業情況,提高工作效率與准確性。3.必威体育官网网址的要求保証企業有關技朮經營管理的機密不外瀉而又使用方便。

文檔管理的原則1.全程管理管理必須貫穿與文檔生傳遞保管直到銷毀的全過程。2.統分結合必須有文件管理的中央控制(即專人控管)為工作效率計文件管理的部分工作是每一個工作人員都要做的(即全員管理)。3.分類編號及時分類、整理、編輯與傳遞,科學歸檔保管,提高管理質量與效率。

文檔管理的任務1.建檔收集整理保管和統計本部門生的各種文件資料及時建立檔案。2.維護維護檔案的完整性安全性應與便于使用相結合。3.使用管理檔案的流通做好檔案利用和研究。

文檔管理的要求1.遵守制度與流程嚴格遵守公司及部門公文管理及必威体育官网网址相關制度。2.維護文檔的嚴肅性嚴謹性負責對本部門發出文件的規范性嚴肅性嚴謹性進行跟蹤維護。3.監督檢注意本部門發文容與其他部門發文不發生沖突矛盾發現問題及時報告主管。

文檔形式及文件分類1.集團文檔的形式聯絡單規划報告簡報會議記錄SOP/SIP/BOM設計圖明書各類報表/來文傳真圖片多媒體檔案

文檔形式及文件分類2.文件的分類(推荐ISO9000的分類法)質量手冊程序文件作業指導書(分類)質量記錄

文檔形式及文件分類3.文件分類明a.對工作中接觸到的所有文件進行分類。b.對三階四階的文件應進一步細分以方便管控。c.每一類別文件應該開列清單明標識或管制項目。至少應明確……d.執行或建立完善的文件編號系統。

文件的生傳遞與管理文件生管理1.首先文件生的管理即是文件的生符合流程或管理規定要求文件的種類編號格式容正確文件的有效性(容與簽核)。2.其次通過對文件編號及開列清單的工作可了解各類文件生的頻率及作用范圍。

文件的生傳遞與管理文檔建立1.方法收集本單位不斷生的文件資料整理組合成案卷。2.歸檔注意點a.歸檔范圍(哪些要歸檔哪些不歸檔)b.歸檔時間(既便于工作又防止丟失)c.歸檔要求(系統性完整性聯系性)。

文件的生傳遞與管理立卷1.目的區分價分類整理立卷歸檔。2.立卷方法a.按主題立卷b.按作者(發文部門)立卷c.按時間立卷d.按地區立卷

文件的生傳遞與管理3.立卷注意點a.要符合文件形成的特點和規律b.保持文件之間的歷史聯系c.要考慮文件的不同價d.組成的案卷要便於管理和找利用

文件的生傳遞與管理案卷標題撰寫准確扼要標准系統整理與技朮加工1.卷文件材料的系統排列2.卷文件頁號的編制3.卷文件目錄的編寫4.備考表的編制5.案卷的裝訂

文件的生傳遞與管理備考表示例起止日期保管期限案卷標題卷文件張數序號備注

文件的生傳遞與管理文件傳遞管理要求1.根據文件類別與容確定傳遞范圍要求文件嚴格在管控范圍流通。2.傳遞中采取文件形式與容相應的方式。3.應對所制作的文件做好磁盤管理建立文件目錄便于修改和詢。4.應在保証文件的實效性和必威体育官网网址性前提下跟蹤完成文件的會簽或印刷并在簽發當日將文件發送至指定單位或人員。

文件的生傳遞與管理5.發文前應保存文件底稿附件至計算機。6.傳真發出前應檢容是否有出后應向對方確認接受狀況。7.文件因使用需要