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城建档案监管工作思索

本文作者：孙艺文单位：云南省昆明市石林彝族自治县城建档案室

要做好城建档案管理工作，首先要建立健全管理机构和管理制度

有效的管理机构，是管理工作的前提和保障。作为一个县级的城建档案室，本人经历了从兼职管理到专职管理再到专管机构管理的历程，从不被人理解到有所认识到理解到重视最后到得到尊重的曲折历程，其中可以说是充满了辛酸和感概。其中最大的感概就是，管理机构的建立和管理体制主客观的健全，是城建档案管理工作的前置和保障，当初刚开始开展这项工作时，大多数人不理解，认为是多此一举。后来在上级领导的支持和关心下，成立了城建档案室，并制定了档案的收集整理、阅卷归档、管理利用制度，这项工作才算是逐步走向正轨，到后来，随着城市建设的迅猛发展，城建档案在城市建设中得到广泛利用，人们对城建档案也从被动服从到理解配合，现在很多建设单位是主动咨询，要求提交管理。可以想见，如果没有相应的管理机构，就难以有健全的管理制度，也就无法形成档案的有效收集和利用了。

与时俱进，做好城建档案的信息化管理工作

与时俱进是每一个国家工作人员在日常工作中应具备的基本素质，包括工作理念、工作制度、工作方法，在城建档案管理中同样如此。随着城市建设规模的日益扩大，城建档案无论从数量上还是类别上均有了巨大变化，传统的管理模式已不能适应新的形势和要求，档案管理工作也面临着改革完善的要求。电子信息化管理电子信息化管理就是城建档案管理工作现代化的标志之一，它具有多种功能，从目前的科技水平来看，电子信息化应用于城建档案管理方面，主要有以下功能：存贮、补充、修改和调整城建档案检索目录及内容。输出城建档案内容，提供、查阅并按照要求进行出具和打印材料等。编制各种类别和城建档案材料的登记、统计表册。对所贮城建档案信息进行分析比较、综合判断、排列统计，按需要提供有关城建档案方面的情况，作为所需部门决策参考。对特殊需要的部门和领导，应采用与电子计算机系统相连接的终端，阅读城建档案内容，提供远程的服务，免除借用的来往之劳。实现档案利用网络化。在档案室配有电子屏幕和触摸查询设施。在瞬息万变的经济时代，根据不同查档者的要求，做好档案咨询和信息服务。

建立计算机系统，建立城建档案新途径，提高城建档案的查全率、查准率和检索速度，提高服务质量等等。电子计算机在城建档案管理中的功能是很广泛的，可以预见，随着城建档案提供利用工作的深入发展和电子计算机自动化系统的完善，其功能将会得到更充分的发挥。城建档案管理工作信息化必须具备以下条件：培养熟练掌握电子计算机技术的人才，普及电子计算机知识，使专业技术人员和管理人员相结合。打好管理科学化的基础，建立健全各种规章制度，实现城建档案管理工作标准化。加强对数据的管理，确保数据准确、及时、系统。建立适应信息化管理的城建档案管理体系。从目前城建档案馆计算机的应用情况看，最需要解决的是著录与标引。一个完整的档案计算机管理系统其工作流程可归纳为：档案数据的收集————档案前处理工作————档案数据的录入————档案数据的存贮————档案数据的加工————档案数据整理————档案信息的输出利用。可以看出档案前处理工作即著录、标引是整个计算机管理系统的基础，档案前处理工作是由档案部门将收集到的档案进行分析、加工、组织，最终将原始的档案信息转换成适合于输入到计算机的形式的过程。即形成计算机语言的过程，这项工作不仅难度大，质量要求高，而且工作量大，耗时长，是一项比较复杂的技术很强的工作。

因此，从事这项工作的人员必须具备较高的专业知识和计算机应用知识，要掌握一定的标引技术和方法。我们还应积极探索档案信息数字化新途径。网络、通信技术与档案信息数字化相结合是城建档案管理的必然趋势，档案数字化是城建档案管理的发展方向，开辟档案原文计算机管理的新领域、创建网上档案馆为城市建设的可持续发展和数字化档案管理提供证据、信息和记忆的管理，保证真实、可靠、完整、可用的城市建设文件与档案信息在电子、数字和网络环境下达到积累、共享与交流。其他载体信息的管理对不同载体和形式的档案要采用不同的管理方法，最好做到专人负责，专业人员管理一门或一种档案。管理人员要经过严格的培训，取得相关的资格等。不同载体的档案整理要遵循不同的原则，但总的要遵循基本建设程序，按照呈报、设计、施工、竣工、验收四个基本形成阶段，进行分门别类的系统整理，使其保持内部有机联系又有始有终、成龙配套，达到完整、准确地揭示城市建设活动的真实历史面貌的目的，同时又便于保管和提供利用。

做好城建档案的必威体育官网网址工作

城建档案的利用是城建档案工作的最终目的。城建档案作为一种重要的科技信息资