档案委托书模板及填写说明.docx

档案委托书模板及填写说明

合同编号：__________

甲方（委托方）：__________

地址：__________

联系电话：__________

乙方（受托方）：__________

地址：__________

联系电话：__________

鉴于甲方需要对某些档案进行管理和保管，特此委托乙方代为处理相关事宜。为确保双方的权利和义务，经甲乙双方友好协商，特订立本委托书。

第一条委托事项

1.1甲方委托乙方对其档案进行整理、归档、保管和提供查询等服务。

1.2乙方应按照甲方的要求，确保档案的安全、完整和准确。

1.3乙方应在甲方要求的时间内，完成档案的整理、归档和查询等工作。

第二条双方的权利和义务

2.1甲方应向乙方提供真实、完整、准确的档案资料。

2.2甲方不得要求乙方违反国家法律法规、社会公德和职业道德进行档案管理。

2.3乙方应妥善保管甲方档案，确保档案的安全、完整和准确。

2.4乙方应按照甲方的要求，提供档案查询服务，确保查询结果的准确性。

2.5乙方不得泄露甲方档案中的商业秘密和个人隐私。

2.6乙方应在合同终止后，将所有档案资料退还甲方。

第三条合同期限

3.1本合同自双方签字之日起生效，有效期为____年。

3.2合同期满后，如双方同意续约，应签订书面续约协议。

第四条费用及支付方式

4.1乙方应向甲方收取档案管理费用，具体金额和支付方式如下：

（1）档案整理费用：____元；

（2）档案归档费用：____元；

（3）档案查询费用：____元；

（4）其他费用：____元。

4.2甲方应按照乙方提供的收费标准，按时足额支付合同费用。

4.3乙方应在收到甲方支付的费用后，向甲方提供正式发票。

第五条违约责任

5.1任何一方违反本合同的约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任。

5.2乙方违反本合同第二条第2.5款的约定，泄露甲方档案中的商业秘密和个人隐私的，应承担相应的法律责任。

第六条争议解决

6.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院起诉。

第七条其他约定

7.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。

7.2本合同未尽事宜，可由双方另行签订补充协议。

甲方（盖章）：__________

乙方（盖章）：__________

签订日期：__________

一、附件列表：

1.档案资料清单

2.乙方档案管理规范

3.档案查询申请表

4.档案移交清单

5.档案保管场所安全评估报告

6.商业秘密和个人隐私保护措施

7.费用明细表

8.发票

二、违约行为及认定：

1.甲方未按约定提供真实、完整、准确的档案资料，导致乙方无法正常履行合同。

2.甲方要求乙方违反国家法律法规、社会公德和职业道德进行档案管理。

3.乙方未按约定时间完成档案的整理、归档和查询等工作。

4.乙方未妥善保管甲方档案，导致档案丢失、损坏或泄露。

5.乙方泄露甲方档案中的商业秘密和个人隐私。

6.乙方未按照甲方要求提供档案查询服务，导致查询结果不准确。

7.乙方在合同终止后未将所有档案资料退还甲方。

三、法律名词及解释：

1.档案：指甲方需要进行管理和保管的各类文件、资料和记录。

2.整理：指对档案进行分类、排序、编号等处理，使其有序化。

4.查询：指根据甲方的要求，乙方提供档案的检索、阅读等服务。

5.商业秘密：指不为公众所知悉，能为甲方带来经济利益、竞争优势的信息。

6.个人隐私：指与个人有关的、不宜公开的私密信息。

四、执行中遇到的问题及解决办法：

1.档案资料不齐全或不符合要求：乙方应与甲方沟通，要求甲方补充或重新提供符合要求的档案资料。

2.档案管理过程中出现争议：双方应通过友好协商解决，协商不成的，可以向有管辖权的人民法院起诉。

3.乙方未按时完成档案工作：乙方应提前与甲方沟通，说明原因，并尽快完成相关工作。

4.档案资料丢失、损坏或泄露：乙方应立即采取补救措施，并向甲方报告情况，按照甲方的要求承担相应的责任。

5.乙方未按照甲方要求提供查询服务：乙方应重新提供查询服务，确保查询结果的准确性。

6.合同终止后档案资料未退还：乙方应将所有档案资料退还甲方，如有损坏或丢失，按照甲方的要求承担相应的责任。

五、所有应用场景：

1.企业对内部档案进行管理和保管。

2.政府部门对行政档案进行管理和保管。

3.金融机构对客户档案进行管理和保管。

4.医疗机构对患者档案进行管理和保管。

5.教育机构对学生档案进行管理和保管。

6.任何需要对档案进行管理和保管的其他场景。