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物业公司档案管理规定

1.贯彻执行国家物业管理相关的档案法规和公司档案管理

规定，做好本部门档案的收集、整理、存放和利用工作。

2.定期上交本部门档案和目录等资料，并配合公司档案管

理人员进行整理、分类、保管、统计等工作。

3.配合公司档案管理人员进行档案的验收和归档工作，确

保档案的完整和准确性。

4.编制本部门档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询

服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。

5.严格执行必威体育官网网址制度，对密级档案内容不传密、不泄密、

不失密，确保档案的安全。

6.有权督促本部门及相关人员按照归档要求及时移交文件

材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合

查、借阅规定的人员查、借阅档案。

7.定期对本部门档案库房进行检查和整理，确保档案的安

全和完整性。

8.离岗时须办好档案的清点、移交手续，方可办理离岗手

续。

为了规范公司的档案管理工作，本规定制定了档案工作管

理机构和各级管理职责。公司行政人事部作为档案工作的主管

部门，负责制订档案管理规章制度和工作标准，并对各部门的

档案工作进行指导、监督和检查。各部门设置专（兼）职档

案管理人员，负责本部门的档案管理工作。同时，公司档案监

管人员和管理人员也分别承担着相的职责，包括制定公司档

案工作管理制度和工作标准、定期接收、整理、分类、保管、

统计等工作、执行必威体育官网网址制度等。

各部门高度重视档案工作，确保档案工作所必需的条件。

公司档案监管人员和管理人员也定期对各部门的档案工作进

行检查和整理，确保档案的安全和完整性。同时，各部门档案

管理人员也贯彻执行档案管理有关规定，做好本部门档案的

收集、整理、存放和利用工作，同时配合公司档案管理人员进

行档案的验收和归档工作，编制本部门档案的检索工具和参考

资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，严格执行必威体育官网网址制度

等。

最后，各部门档案管理人员在离岗时也办好档案的清点、

移交手续，确保档案工作的连续性和完整性。

物业管理需要收集完整、准确、及时的文件材料，包括附

件。物业档案的收集可以按照物业管理参与者分类进行。在物

业接管移交时，积极与开发商、设计单位和施工单位合作，

全面、准确地收集工程设计产权和技术资料的原始资料。业主

入伙时，收集业主和用户资料。在日常管理中，建立和收

集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回防记录等相关资料，

并将档案的收集形成制度化。此外，还可以通过政府主管部门

获取相关信息。

物业档案的收集可以按照物业资料来源按时间顺序分类进

行。在设计规划阶段，收集土地购买合同、土地使用证等权

属证书、规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批

准证书、建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件。在竣工

及验收阶段，收集竣工图、竣工工程项目一览表、设备技术

清单、设施技术手册、使用说明及质保证明、设备安装调试记

录、土建施工记录、建筑物监测记录、隐蔽工程的验收记录等

记录文件。在委托管理阶段，收集委托管理招标文件、物业

管理投标文件、物业委托管理合同等。在招商阶段，收集招

标物业的平面图纸、招租许可证及委托书、租金及管理费测算、

租赁合同、广告策划资料等。在用户入户阶段，收集用户入

住通知书、入户须知、管理公约、用户资料、业主委员会章程、

用户手册、用户进户验收表、用户进户交费单等。在日常管理

阶段，收集业主、租户变动和更换情况、各部门工作操作规

范、管理制度、各部门工作记录、维修记录、维修承包合同和

预决算、保安、清洁、绿化等项目的承包合同等、用户来往信

件、投诉和处理资料、年度工作计划及总结、人事档案、保险

资料、法律法规和政府有关文件、财务报表、工资报表、管理

表和租金收缴凭证等资料。最后，需要对文件材料进行归档处

理。

本规定中的归档是指保存有价值的文件材料经过系统整理

后，由档案人员放入专门的档案柜中保存的过程。

归档范围包括公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动

过程中形成的所有具有保存价值的文件材料。具体范围详见

《物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》。

不同类型的文件材料有不同的归档时间要求。管理类和业

务类文件材料在办理完毕后及时归档，会计文件材料由财务

部在会计年度终了后整理归档，合同类文件在合同审批签订

后及时归档。外购设备仪器或引进项目的文件材料在开