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秘书工作的时间管理艺术

在错综复杂的信息时代背景下，在物欲横流的知识经济发展中，在全方位、

宽领域、多层次的全球化进程中，时间是相对公平的资源，它以每天24小时的

资源分配相对公平地分给个人，就个人而言，时间是生命、时间是财富、时间是

实现个人价值的重要保证；时间也是相对匮乏的资源，如果个人时间存在大量的

虚度和浪费，在时间管理上存在侥幸与低效，那么在实现个人价值、推动事件进

程的过程中，会成为一种阻力。由此，高效、科学的时间管理也就显得尤为重要。

一、时间与时间管理

浅谈秘书的时间管理艺术，首先得明确什么是时间和时间管理？时间是物理

量中的七个基本物理量之一，是根据爱因斯坦相对论提出的除了空间三维度以外

的第四维度，是人类用以对事件持续期间及间隔的期间长短计量的一个标量。在

爱因斯坦的广义相对论中又提出并阐述了时间是相对的，并非独立存在而是与空

间相互依赖的，是可以被引力压缩弯曲的。时间管理也就是对时间的掌控和把握

所采用的技巧、方法和工具来促进任务的实现、目标和工作的完成，时间管理是

人们在提高时间的利用率和使用价值性的同时对时间进行计划、控制、安排、运

用的技巧与方法，时间管理是在一定程度上掌握时间节约的规律，从而节约时间

资源，推动个人或集体创造性的发展，高效有序地利用时间也是实现个人价值、

提升个人综合能力的重要保障和基本途径，科学合理地管理时间也是实现集体目

标、创造集体经济价值的合理渠道和重要保障。

二、秘书与秘书的职责

谈及秘书工作的时间管理艺术，还得明白秘书及秘书的职责是什么？秘书是

一种社会职业，秘书是在领导身边或领导辅助机构，处理办公室事务、联系各方、

办理文书、辅助领导办公的综合性事务与信息助手。秘书工作在各级党政机关领

导体系中、在企事业单位的各级机构中占有重要地位，在行政部门、企业机构发

挥了辅助功能的作用，扮演了一个综合性质的角色，主要负责单位或部门的会议

举办、信息工作、公文写作、信访接待、档案整理、日程安排等重要工作，时间

的科学、高效、有序管理就显得尤为重要，不仅要求秘书具有清晰的时间观念，

而且要有科学的管理方法、高效的时间管理能力，以提高时间利用率和价值性，

从而进行辅助决策、有序办公、科学协助管理。秘书部门是一个工作整体，为了

有效而全面的实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员遵循正确的、科学的工

作原则与要求，明确自己的职责、权限、目标和任务，每一个单位都会根据本单

位的性质、总目标、总任务来确定秘书部门的职责范围和权限大小，使得每一个

秘书的工作任务做到既分工明确，又配合密切。能分清事务的主次，有条不紊的

处理事务，根据任务的轻重，时限的长短或者是领导的指示，区分主次缓急，把

工作做得井然有序。

三、秘书工作的时间管理意义

秘书具备良好的时间管理能力对资源的充分利用和个人能力的不断提升有

重要意义。“怎样减压，怎样在按时完成工作的同时，让你的生活恢复秩序”值

得我们去思考，现代秘书人员加强时间管理就是一种资源的珍惜与节约，充分利

用时间资源，在时间管理中充分利用时间的特点；充分认知时间供给的无弹性，

时间是公平而均匀的资源；充分认知时间的无法蓄积性，时间是持续的无法蓄积

的；充分认知时间的无法取代性和无法失而复得的特点。在此认知基础上，强化

个人时间观念，可以增强自我的社会竞争意识，并且时时刻刻保持警醒，充分发

挥意识的作用，提升作为秘书的信息观念，进而培养秘书的信息素养。秘书强化

时间管理观念，是在秘书工作中自我管理的良好表现，在有限的时间里充分发挥

主观能动性，激发自己的创造和创新潜能，加强时间管理能力是实现自我时间观

念更新和工作能力提升的良好表现和构成条件。秘书具备良好的时间管理能力对

所在职能部门及机构具有推动作用。秘书人员的办公办会需要充分利用和节约时

间，秘书的信息搜集及传递工作必须保证信息的时效性，同时，秘书工作能力及

事项排序能力的提升，可以减少由于工作失误而造成的时间浪费，同理，秘书人

员加强时间管理有助于领导决策的及时下传和下属机构、部门建议的准时上传，

做好信息枢纽工作，从而提高企业、行政部门的办公办事效率。时间就是财富，

在知识经济时代，谁赢得了时间、谁抢占了先机、谁充分利用时间进行劳动创造

和技术革新，谁就赢得了发展经济和创新创业的机遇，正如淘宝、阿里巴巴，充

分利用时间、节约时间、珍惜时间，在互联网经济中以独到的眼光和科学高效的

时间管理赢得了诸多经济机遇，充分发挥了科技的革新、互联网的力量。秘书对

时间的管理得当，会对企业的秘书机构、部门注入活力，从而推动相关部门的高