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财务人员必备的Word软件应用技巧电脑资料

Word是财务工作人员常用的办公软件之一，下面的一些和财务工作

相关的Word技巧应该对大家有所帮助，

一、运用--选择性粘贴功能，方便复制文本资料

我们有时在有关软件界面中复制有关选区后，在Word中采用粘贴，

往往会将原有的格式复制过来。如在Excel中复制几列几行文字或

数据后，在Word中粘贴，那么会将表格格式复制过来，而不是纯

文本形式;在浏览网页时选好区域复制后，在Word中采用粘贴，

那么会将网页形式复制下来，使你无法进行文字。如果你采用--

选择性粘贴--无格式文本，那么一切问题可以解决了，复制过来

的是纯文本格式，你可对复制过来的文本自主了。

二、不切换输方式,快速输入数字中的小数点

审计人员在结束现场审计工作，编制审计时，需要输入大量的审计

数据，你如果是用安装Office时携带的五笔字型或拼音输入法，会

为输入数字中的小数点而在中文与英文输入法间不断调整而烦恼(使

用陈桥五笔不会出现这些问题，它会输入数据后接着数据时自动将

数据间的句号修改为小数点)。不过利用Word工具中的自动更正

可解决此问题，让你一劳永逸。方法：翻开工具--自动更正--

自动更正，在替换替换为中分别填上。。、.(小数点)，

点击确定，回到Word输入界面，在输入数据后输入两个。，再

输入数据，看看.是不是变成了小数点.。这一方法会让你在输

入小数点是多输入一个。，不过比每次输入数据中需输入小数点

时需要在输入方法间调整要方便多了。按此方法进行后，你在

Excel中用同样的输入方法，就可以快速输入数字中的小数点。此

法可用于文字材料中的序号更正、如将1、改⒈，年份中零的

更正、如将二00改为二○○;公文年份中括号的更正、如将

([改为〔。

三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目

我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等屡次修

改，Word中虽然为修订提供了一些功能，却不能保存每一次修改

后的记录，但为了保证电子文档修改前后的真实性，审计人员有时

需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的，

其实这是一个很麻烦的事情。在Word中版本功能，对上述问题迎

刃而解，用一个Word文件保存所有修改信息、保存所有修改文件的

原貌。建好了一个Word文件后，首先选择一下文件--版本--

现在保存，输入文档撰稿人、建档时间以及其他需要说明的事项，

当审稿人修改时翻开文档后先翻开文件--版本--现在保存，

再输入文档修改审稿人、修改时间以及其他需要说明的事项，然后

进行文件处理，最后保存文件，至此一个完整全面反映一个审计报

告或其他文档的修改、审定等全部电子文档集中在一个电子文档中，

你可翻开查看所有修改稿的前后情况。

四、解决WindowsXP/2000环境下Word中仿宋、楷体GB2312等三

号字体显示模糊的方法

目前审计人员在使用笔记本电脑或液晶显示屏时的操作系统多为

WindowsXP/2000，在此环境下，翻开Word使用国家标准文书字体

中仿宋、楷体GB2312三号字时，电脑显示屏可能会出现文字有毛

边模糊的现像，很令人心烦。有时审计人员会认为是计算机固有的

或者想调整也不知道从何入手，以致输入时间一长会头昏眼花。其

实解决方法很简单，不管是在WINDOWSXP还是在Windows2000中，

你翻开桌面，右击鼠标，出现菜单，选择属性--外观--效果-

-将平滑字体边源前的勾去掉，再点击应用--确定，问题就解

决了，再看看效果是不是不一样?

五、妙用Ctrl+Z，取消自动工程编号

在没有改变Word缺省设置的情况下，输入：一、根本情况后再换

行时，系统会自动将其行为变成工程自动编号形式，并在下一行添

加了二、字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的

工程编号，并不能消除第一行中的工程编号形式，也就是说第一行

中的一、已经变成工程编号了，不可选，在我们继续输入文字后，

Word的自动工程编号就会直接影响着文档的排版效果。如何去除?

用Ctrl+Z就可发挥作用了。我们在输入一、根本情况敲回车后，

顺手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点

也没变。其原因是Word系统中有自动更正的功能，可以按照一些

约定将键入的内容自动更正。比方我们输入1、计算机的实际应用

并敲回车后，系统自动做了两个动作，一是换到下一行，二是自动

将这两行变为自动编号的形式。Ctrl+Z