某集团大宗采购工作指南.docx

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时间：2021年x月x日

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟

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第

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物美集团大宗采购工作指南

说明：大宗采购是指超过各业态公司总销售额1％或全年采购金额超过2000万人民币的品项。

目的

建立和执行这个制度是为了建设物美集团高水平的采购环境，提高供应商的素质和供货质量，保证商品供货的稳定，防止发生质量意外事故，同时可以降低采购成本，防止采购中的徇私舞弊。但对象可口可乐、宝洁、联合利华、花王、达能、帕尔玛特这样物美没有议价能力的供应商，可能也不能采取这套工作指南。

这套工作指南的特点是在制度管理管控部设置第三方询价（至少需两人）和大宗采购监督员（至少需三人，其中一人负责监督相关计划制定、监督流程控制、监督要点设定；一人负责监督过程复核、资料审查；一人负责资料收集、检验、鉴别。）

工作流程图

后备供应商数据库:出入库操作规范，数据库管理管控操作规范

后备供应商数据库:出入库操作规范，数据库管理管控操作规范

销售模块订货

订单处理操作规范：

新品开发操作规范：

新品开发操作规范：

老品补货老品新合同合约新品

老品补货

老品新合同合约

新品

供应商资格认证操作规范：认证相关计划

供应商资格认证操作规范：认证相关计划、认证标准、认证程序、认证方法、认证结果处置、认证表格汇总

新店商品规划铺底订货操作规范：

第三方询价模块库存充足采购合同合约

第三方询价模块

库存充足

采购合同合约作业操作规范：预算、调查、准备、询价、谈判、审查、第三方询价控制、核准、签约、记帐

促销相关计划订货操作规范：

库存不足

库存不足

配送模块配送指令合同合约

配送模块

配送指令

合同合约执行操作规范：时间、数量、质量、价格、运输、保险、返佣、赞助、促销、生产流程控制、异常预警、汰换、合同合约修改、追索

预算模块

预算模块

结算支付申请操作规范：

结算支付申请操作规范：

执行模块

执行模块

集团信息系统：采购品项数量和价格、市场价格、供应商数据、

集团信息系统：采购品项数量和价格、市场价格、供应商数据、合同合约执行数据、预算数据、结算数据

监控模块

监控模块

采购流程图

相关各方职责

1．集团总裁

（1）。主持供应商资格认证和大宗采购合同合约评审，控制会议进程，协调各种矛盾和冲突。保证工作按既定程序和标准完成。

（2）。聘请供应商资格认证和大宗采购合同合约评审的咨询专家。

（3）。参考各种信息，形成决议，确定合格供应商，批准大宗采购合同合约的签约和执行。

2．认证委员和评审委员：

主要由四个业态公司总经理，四个业态公司采购总监、集团财务部总监、集团制度管理管控部总监、集团法律事务部总监以及其他聘请人员组成。

根据咨询专家调查报告，评价意见，供应商自报材料，第三方询价报告，其他调查报告和信息，具体工作人员的现场说明，投票决策。

3．大宗采购监督人员：

（1）。执行和监控的关键点：供应商认证；合同合约议价；合同合约执行监控。

（2）。执行和监控的合适的内容：

检查是否按程序完成工作

*.供应商认证程序：核实文件、实地调查、资质评估、会审、储备、签约、汰换等等。

*.合同合约议价程序：预算、调查、准备、询价、谈判、审查、第三方询价控制、核准、签约、记帐等等。

*.合同合约执行监控程序：时间、数量、质量、价格、运输、保险、返佣、赞助、促销、生产流程控制、异常预警、汰换、合同合约修改、追索等等。

检查工作标准是否达到

*.供应商认证工作标准：规模、管理管控、质量、装备、合作度、价格、能力、竞争力评价等等。

*.合同合约议价工作标准：双赢，长期合作，附加条件优惠，价格理想（市场平均价），其他代价低，风险可控等等

*.合同合约执行监控工作标准:完成率，可靠性，异常率等等。

检查预定工作方法是否执行，应用的工具是否完整和合格

检查工作是否按时完成

*.供应商认证工作时间表

*.合同合约议价工作时间表

*.合同合约执行工作监控时间表

检查所附图、表、单是否规范、完整

*.供应商认证所附图、表、单：

*.合同合约议价所附图、表、单：

*.合同合约执行监控所附图、表、单：

现场调查供应商

现场巡查配送、验收、质检、收货、运输、库存等等、

4．第三方询价人员：

（1）。定期对样本商品进行市场调查和网络查询；

（2）。协调各下属单位采购与销售在进货价格高低上的扯皮，以便分清责任，精确考核；

（3）。为监督控制采购合同合约议价提供依据；

（4）。实时掌握竞争对手的经营企图等等。）

5．大宗采购绩效考核人员

按物美集团绩效考核办法进行考核。

6．大宗采购咨询专家

主要由物美内部有经验的采购人员、财务人员和店铺销售人员组成，由集团总裁聘请，给一定报酬，定期轮换。