第3章__Excel在会计账簿中的应用--Excel在财会管理

第3章 Excel在会计账簿中的应用 本章学习目标 本章主要讲解会计账簿的相关知识以及如何利用Excel设置和登记会计账簿。通过本章的学习，掌握以下内容： 会计账簿的概念、意义、种类和格式 明细账的格式设置和登记方法 总账的格式设置和登记方法 3.1 会计账簿概述 3.1.1 会计账簿的意义 3.1.2 会计账簿的种类 3.1.1 会计账簿的意义 会计账簿是全面记录和反映一个单位经济业务，把大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍，它是编制会计报表的重要依据。它是由具有一定格式、相互连结的账页所组成，账页一旦标上会计科目，它就成为用来记录和反映该科目所规定核算内容的账户。 3.1.1 会计账簿的意义 通过设置和登记会计账簿： （1）能够把大量的、分散的会计核算资料系统化，为加强经济核算提供资料。 （2）可以为正确计算成本、经营成果和收益分配等提供必要的会计核算资料。 （3）利用会计账簿所提供的核算资料，既可以为编制会计报表提供主要的依据，也可以为会计分析和会计检查提供必要的依据。 （4）既有利于会计核算资料的保存和利用，也有利于会计核算工作的分工。 3.1.2 会计账簿的种类 1．会计账簿按用途的分类 会计账簿按其用途，可以分为序时账簿、分类账簿和备查（辅助）账簿。 2．会计账簿按外表形式的分类 会计账簿按其外表形式，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。 3．会计账簿按格式的分类 会计账簿按其格式可分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿。 3.2 会计账簿的登记 3.2.1 明细账的格式和登记 3.2.2 总账的格式和登记 3.2.1 明细账的格式和登记 1．明细账的格式 明细账是按照明细分类账户开设的，连续、分类登记某一类经济业务，提供详细核算资料的账簿。它能够具体、详细地反映经济活动情况，对总分类账起辅助和补充作用，同时也为会计报表的编制提供必要的明细资料。 明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式等，但最基本的格式是有“借方”、“贷方”、“余额”三栏的三栏式。 3.2.1 明细账的格式和登记—数据库 2．数据库 数据库是一种有组织、动态地存储有密切联系的数据的集合。一个数据库就是一个数据清单，它将反映客观事物的大量信息进行记录、分类、整理等定量化、规范化的处理，并以记录为单位存储于数据库中。 在Excel中，数据清单中的列对应于数据库中的字段，数据清单中的列标题对应于数据库中的字段名称，数据清单中的行对应于数据库中的一个记录。 3.2.1 明细账的格式和登记—数据库 在设置数据清单和输入数据时必须遵循一定规则，这些规则包括： （1）数据清单的字段名占一行，且必须是第一行（不一定是工作表中的第一行）； （2）每个字段的名称必须惟一； （3）每一列必须有相同的数据类型和格式，且每一列必须相邻； （4）每条记录占一行，且必须连续，中间不能有空行； （5）每个单元格输入的数据前面不能有空格； （6）如果工作表内除数据清单外还有其他数据，则数据清单和其他数据之间必须有至少一行或一列的空白单元格； （7）避免在一个工作表上建立多个数据清单。 3.2.1 明细账的格式和登记—数据库的生成 3．数据库的生成 利用数据库生成明细账的基本思路是：首先设置数据库的结构，其次将所录入的记账凭证内容通过一定的方法输入到数据库中，最后对数据库中的数据进行筛选，生成明细账。 设置数据库结构的方法是将记账凭证中的所有项目填写到工作表中，且数据库中的字段名与记账凭证中的项目名一致。 将记账凭证的内容输入到“记账凭证数据库”的最常用的方法是在录入记账凭证的同时打开“记账凭证数据库”，在该数据库中将记账凭证的所有数据填写到工作表里。 要生成一个明细账，应先设置一个明细账的格式。 生成“应付账款明细账”的步骤 （1）设置条件区域。 （2）设置筛选结果输出的字段。 （3）选择数据区域。 （4）执行“高级筛选”命令。 （5）复制筛选结果。 （6）粘贴筛选结果。 （7）设置余额计算公式。 （8）设置余额方向。 （9）计算本期发生额和期末余额。 3.2.2 总账的格式和登记 1．记账凭证数据库生成法 （1）打开事先已经设置好基本格式的“银行存款总账”，输入期初余额及方向。 （2）设置筛选结果输出的字段。 （3）单击数据清单中的任何一个单元格。 （4）执行高级筛选命令。 （6）复制和粘贴筛选结果。 （7）设置余额计算公式和方向。 （8）设置本期发生额和期末余额。 3.2.2 总账的格式和登记 2．明细账汇总法 （1）设置“应付账款总账”的基本格式。 （2）打开“应付账款明细账”工作簿。 （3）汇总各明细账的月结，形成总分类账的本月发生额。 * *