行政管理与办公室礼仪.ppt

一、行政管理的核心—行政效率（一）行政实务的启示案例1 ××× 公司行政人员工作职责1 、负责办公室日常办公制度维护、管理。2 、负责办公室各部门办公后勤保障工作。3 、负责对全体办公人员（各部门）进行日常考勤。4 、在公司未建立人力资源部门之前，建立初步的人事管理制度，并履行人事管理职责。5 、处理公司对外接待工作。6 、组织公司内部各项定期和不定期集体活动。7 、协助总经理处理行政外部事务。8 、按照公司行政管理制度处理其他相关事务。启示：企业行政管理是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案。企业行政组织, 是指企业的行政组织机构。行政渠道则主要指企业行政组织机构内上下级的领导与被领导的隶属关系, 如厂长→车间主任→工段长→班组长; 或公司总裁→部门经理→项目负责人等的等级系列关系。行政管理的手段通常包括行政命令、指示、规定、奖惩条件等。行政管理的主要特点：权威性（行政管理的有效性是建立在企业内部组织机构的上级权力与权威基础上的）及时性( 由于企业行政管理是用命令、指示等来调整人、财、物、产、供、销等生产经营活动, 故其手段和方式直接具体, 而且具有较强的针对性, 同时又配以对违抗管理的惩罚措施, 因而能迅速发挥作用) 纵向性（行政管理主要是通过企业行政组织内部的隶属关系进行自上而下的纵向指挥和协调）案例2 ：只做最重要的事情伯利恒钢铁公司总裁查理斯· 舒瓦普曾会见效率专家艾维· 利。会见时，艾维· 利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普说他自己懂得如何管理，但事实上公司不尽如人意。可是他说自己需要的不是更多的知识，而是更多的行动。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围内价钱由你定。”艾维· 利说可以在10 分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能使他的公司的业绩提高至少50% 。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”过了一会儿又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5 分钟。艾维· 利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二件事、第三件事……直到你下班为止。如果你只做完第一件事情，那不要紧。你总是做着最重要的事情。”艾维· 利又说：“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个实验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维· 利寄去一张2500 万美元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，五年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，而其中，艾维· 利提出的方法功不可没。这个方法还为舒瓦普赚得一亿美元。启示：只做最重要的事情。这个方法人人都应该去尝试，每天写出你要完成的六项最重要的事情，并按照重要性排列，先专心做完第一件，然后做第二件。只消一个月，你就会发现，你的效率提高了不知多少倍，你居然完成了许多看起来要花两三个月才能做完的事情，而且时间也突然变得好像花不完一样。如果你想体验这种感觉，那么请立刻行动! 为什么会这样？因为这种方法能让你做出选择，把时间和精力花在最值得做的事情上，而不会被琐事干扰，而实际上对绝大部分人来说，他们一生的大部分时间精力都是花在无关紧要的琐事上的。你养成了只做重要事情的习惯，就等于获得了比别人多出一倍以上的时间和精力。行政管理的目的，就是通过科学的决策、严密而有序的执行，高效率地完成行政任务。可见行政效率既是行政管理工作的出发点，也是行政管理好坏的反映。结论：行政效率是行政管理的核心问题，行政管理的目的就是为了提高行政效率。任何一个行政单位，为了其自身的需要，都在追求一种把事情做好的能力。这种能力，也就是效率。（二）提高行政效率的途径由于各种原因，行政效率往往难尽人意，全社会要求提高效率的呼声越来越高。然而，行政效率是个综合的概念，受制于制度、体制和人员等诸多因素。1. 影响行政效率的主要因素：行政组织：行政组织机构设置不合理; 管理幅度不当; 职责分工不清; 层次职位不明; 岗位责任制不能行之有效; 推诿扯皮，人浮于事。*人事管理：工作人员基本素质较差，学历、能力、资历与职责有些不相符，录用、培训、考核、奖励、升降、淘汰和退休等人事制度不健全，嫉贤妒能的封建意识严重，能进不能出，能上不能下的现象十分普遍。决策和执行：在决策和执行两个环节中存在着一个决策，久议不决，老是在会议上讨论中转（决策中心拿不定主意是重要原因），执行系统不能使行政决策迅速转化为大