成功人士自我管理的29个工具.pdf

成功自我管理的 29 个工具 制约企业发展的最大因素是缺乏高素质的管理者和员工，没有高素质的员工，企业的战略、 愿景、执行、细节等都是水中花、镜中月。 管理的职能不再停留于原先的计划、控制、组织、协调，管理最终会从关注工作到关注人的 整个人生，从人事管理走向自我管理。要提高管理者和员工的素质就一定要落实到自我管理， 企业要成功，必须推行自我管理。 工具一.用“四象限原理”规划时间 成功的人只会有少量非常重要且需立即处理的紧急事情，他们把焦点放在重要但不紧急的事 项上。 凡是成功的经理都能做到两点：一是限定自己的工作范围，不要把手伸得过长，把职责内的 工作尽量做好；二是合理安排时间，使时间的浪费减少到最低限度。 工作的重要性与紧迫性分类： ＊ 重要的——必须完成的，如果不完成，就会有严重影响。 ＊ 不重要的——如果不完成，不会有严重影响。 ＊ 紧迫性很高——今天工作的要点，不能拖延。 ＊ 没什么紧迫性——什么时候做都可以，不会有严重影响。 优先顺序＝重要性×紧迫性 据此工作分为四类： 第一类：紧急又重要的工作（位于第Ⅰ象限），当务之急，实现事业和目标的关键环节。如： 紧急状况，迫切问题，限期完成，准备事项。 第二类：重要但不紧急的工作（位于第Ⅱ象限），关系到长远发展。如： 准备工作，预防措施，计划，建立、维持人际关系，休闲充电，提高学习能力。 ※在大多数情况下，愈是重要的事愈不紧迫。成功人士做要事，而不是做急事。 第三类：紧急但不重要的工作（位于第Ⅲ象限）。如： 造成干扰的访问、电话，信件、报告、会议，许多紧急事件，许多凑热闹的活动。 这类紧急事项可分为三个层次：①今天“必须”做的事(即最为紧迫的事) ，②今天“应该” 做的事(即有点紧迫的事) ，③今天“可以”做的事(即不紧迫的事) 。 第四类：不紧急也不重要的工作（位于第Ⅳ象限），可做可不做。如： 忙碌而琐碎的事，处理一般文件等函件，打电话，看太多的电视，消磨时间。 普通人的时间安排： 第Ⅰ象限：25%～30%，第Ⅱ象限：15%，第Ⅲ象限：50%～60%，第Ⅳ象限：2%～3% 。 成功人士的时间安排： 第Ⅰ象限：20%～25% ，第Ⅱ象限：65%～80%，第Ⅲ象限：15%，第Ⅳ象限：＜1%。 不能高效地支配好自己的时间和精力，就会产生如下偏重的结果： 对于紧急又重要的工作（位于第Ⅰ象限）：压力，筋疲力尽，危机处理，忙于收拾残局； 对于重要但不紧急的工作（位于第Ⅱ象限）：缺乏远见、理想，不平衡，无纪律、自制力， 无危机感； 对于紧急但不重要的工作（位于第Ⅲ象限）：短视，急功近利，忙于处理危机，轻视目标与 计划，缺乏自制力，怪罪他人，人际关系破裂； 对于不紧急也不重要的工作（位于第Ⅳ象限）： 无责任感，工作不保，经常跳槽，依赖他人或社会机构为生。 工具二.用“80/20 法则”分配时间 卓有成效的管理者懂得，要使用好他的时间，他首先必须要知道自己的时间实际上是怎样花 掉的。 结果、产出或报酬的 80%取决于 20% 的原因、投入或努力。 在任何特定群体中，只要能控制具有重要性的少数因子，即能控制全局。 在我们所做的努力中，通常 80%的收获来自于 20% 的时间付出；另外 80%的时间付出，则 只带来 20% 的结果。 我们有限的生命就像一个瓶子，只能放进去有限的东西。如果我们不把生命和工作中最重要 的事情，比如价值观、目标、健康、学习、家庭等，先放进去，那么，我们的一生就可能浪 费在一些毫无意义的琐碎事情上，让这些琐碎的事情充满生命的空间，这是最可悲的事情。 因此，要避免将时间花费在琐碎的不能产生最大效能和价值的多数问题上。 一般情况下，人们习惯先做喜欢做的事情，然后再做不喜欢做的事情；或先做熟悉的事，然 后再做不熟悉的事。这些都不符合高效工作方法的要求。 如何应用这一法则呢？ 第一步，将每天的工作全部列出来。 第二步，将工作进行如下分类： ＊ 价值80%的工作： 事项一： 事项二： 事项三： ＊ 价值20% 的工作： 事项四： 事项五： …… 第三步，时间和精力分配： ＊ 价值 80%的工作： 事项一：需 2 小时集中精力 事项二：需 1 小时不受干扰 事项三：需 2 小时整块时间 ＊ 价值20% 的工作： 事项四：可往后推 事项五：可委托下属 …… “分清轻重缓急，设计优先顺序”，这是管理时间的精髓。 工具三.用“ABC 控制法”使用时间 根据事务在在工作中的重要性和紧迫性，按照最重要、重要