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To: Finance function team
Cc: Thomas Chui; James Hu; Sherry Xue; Lisa li; Albert Law
Date: Dec. 2010
Subject: COA and CFT authority application Ref. No.0077
背景:
国际部从2010年5月启用新的会计科目申请流程,新的申请流程需要经过多个环节审批,审批更加严格、严谨,因需要考虑其他国家的影响,故审批时间延长。为了满足大家对会计科目的需求,特制定以下指引。
一、COA申请程序
国内申请流程
各功能组根据本组业务需求,按标准模版(见附件1)填写申请表,并邮件提交给总账系统组;
总账系统组在3个工作日内(如遇月结、年结期间顺延)完成申请审核,决定是否同意申请;
如不同意申请总账系统组将邮件通知申请人并说明原因;如同意申请总账系统组将在线提交申请,并进入国际部审批流程;
如在国际部审批环节被驳回,总账系统组将通知申请组,并视驳回原因重新提交更新申请或结束申请;
国际部审批同意后总账系统组将在当月更新的COA中添加新科目并通知各功能组。
国际部审批流程
所有国家提交的COA申请,在国际部流程中需经过5层审批,分别为
国际部共享服务中心;
申请国财务总监;
国际会计部;
国际部税务组;
国际部报表组;
审批完成后,由国际部共享服务中心完成系统审核并在HOST中进行设置。
正常情况下完成整个国际部审批及设置流程需50个自然日左右。
月结及年结期间国际部不进行科目审批及系统设置。月结期间从每月末25号至次月12号(所有国家完成月结),如遇其它国家节假日将随之延长。年结期间从每年12月25日至次年2月底。
二、CFT科目权限审批流程
现金房通过Smart或ICP系统中录入的会计科目,需向国际部ISD CASH 团队提出CFT权限申请。只有已在HOST中完成设置的科目方能提交CFT权限申请。
由资金组按标准模版填写申请表格(见附件2),并邮件提交给总账系统组。根据国际部要求,CFT权限申请请尽量在每月第一周提交申请;
总账系统组在3个工作日内(如遇月结期间顺延)完成申请审核,决定是否同意申请;
如不同意申请总账系统组将邮件通知申请人并说明原因;如同意申请总账系统组将申请提交给国际部ISD CASH团队。
国际部ISD CASH 团队收到申请后,将审核该申请并提交国际部翻译团队进行翻译,正常情况下该环节需要3周时间;
审核通过并翻译完成后国际部ISD CASH 团队将通知中国在测试店进行测试;资金组负责测试安排及测试结果检查;
总账系统组收到测试无误的结果后将通知国际部ISD CASH 团队在全国系统中进行科目CFT权限授权设置;
正常情况下,如资金组测试过程控制在一周内完成,完成HOST内已存在科目的CFT权限申请周期需1个自然月;非HOST内已存在科目,包括前期COA申请时间,整个周期需2.5个自然月。
每年11月1日至次年1月15日,国际部即进入系统变更受限期间,任何系统设置变更需要ISD团队进行风险权衡并由部门总监审批同意后方能进行。
根据以上审批流程,请各个功能组提前考虑科目设置需求,以确保科目申请顺利完成并能满足会计核算需要。
附件1:COA申请模版
附件2:CFT权限申请模版
GENERAL ACCOUNTING INTERNAL DISCUSSION MEMO
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